财务报销制度与流程管理办法

财务报销制度与流程管理办法一、总则（一）目的与依据为规范公司财务管理，明确报销流程，加强费用控制，提高资金使用效益，确保财务支出的合法性、合规性与合理性，依据国家相关财经法律法规及公司实际经营情况，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司全体员工在日常经营管理活动中所发生的各项费用报销事宜。控股子公司可参照执行，或根据自身情况另行制定细则并报备公司财务部。（三）基本原则1.合法性原则：报销的费用必须符合国家法律法规及公司内部规章制度的规定，报销凭证必须合法有效。2.真实性原则：报销事项必须真实发生，严禁虚报、冒领、挪用。3.合规性原则：费用支出必须符合公司规定的报销范围和标准，遵循既定的审批流程。4.及时性原则：费用发生后，经办人应在规定时限内及时办理报销手续，避免跨年度报销。5.经济性原则：各项费用支出应遵循勤俭节约、降本增效的原则，力求以最合理的成本获取最大效益。二、报销范围与标准（一）日常办公费用包括办公用品、笔墨纸张、打印复印、邮寄通讯、饮用水、办公设备维修等日常行政办公支出。此类费用应按需申领，优先选择性价比高的供应商，单笔或批量采购应符合公司采购管理相关规定。（二）差旅费1.交通费：员工因公出差乘坐飞机、火车、汽车、轮船等交通工具，应根据出差任务的紧急程度和距离远近，选择经济合理的交通方式。机票、火车票等原则上应通过公司指定渠道预订。2.住宿费：出差人员应选择安全、经济、便捷的住宿场所，住宿费标准参照公司制定的不同级别人员住宿标准执行，超出标准部分原则上不予报销（特殊情况需总经理特批）。3.伙食补助费：按出差自然天数计算，补助标准参照公司规定执行，不再另行报销餐费（除特殊招待外）。4.市内交通费：出差期间市内交通可选择公共交通或打车，按实际发生额或公司规定的包干标准报销。（三）业务招待费因业务需要招待客户、合作伙伴等所发生的餐费、礼品费、娱乐活动费等。业务招待费应坚持必要、合理、节约的原则，事先需按规定程序申请，报销时需注明招待对象、事由、参与人员等。礼品赠送应符合公司形象及相关规定。（四）通讯费员工因工作需要发生的移动通讯费用，可根据岗位性质和级别享受一定标准的补贴或实报实销，具体标准由公司另行制定。（五）交通费（市内）员工在市内办理公务发生的交通费用，可根据公司规定选择实报实销（凭票据）或领取交通补贴。私车公用需经批准，并按规定标准报销相关费用（如油费、路桥费等，具体参照公司私车公用管理细则）。（六）培训费员工因岗位需要参加的外部培训、进修等费用，需事先履行审批手续，报销时需提供培训通知、缴费凭证等相关材料。（七）咨询费、服务费因业务发展需要，聘请外部机构或个人提供咨询、技术服务、专业服务等所发生的费用，需签订服务合同，并按合同约定支付和报销。（八）其他费用上述未涵盖但确属公司经营管理所需的合理支出，需根据实际情况，按审批权限报批后报销。三、报销凭证与要求（一）原始凭证基本要求1.合法性：报销必须提供合法、合规的原始凭证，主要为国家税务部门监制的正式发票或财政部门监制的行政事业性收费收据。2.真实性：原始凭证上的经济业务内容、数量、单价、金额等必须真实准确，不得涂改、挖补。3.完整性：原始凭证应要素齐全，包括：开票日期、客户名称（必须为公司全称及正确税号）、商品或服务名称、规格型号（如有）、单位、数量、单价、金额（大小写一致）、开票单位发票专用章等。（二）辅助凭证根据费用性质不同，可能还需提供以下辅助凭证：1.差旅费报销需附《出差申请单》、行程单等。2.业务招待费报销需附《业务招待申请单》（如有）、招待对象及事由说明。3.采购类费用报销需附《采购申请单》、《入库验收单》等。4.会议费报销需附会议通知、参会人员名单等。5.其他需要提供的证明材料。（三）凭证粘贴与填写1.报销人应将原始凭证分类、整齐地粘贴在《费用报销单》或《差旅费报销单》后面，粘贴范围以单据大小为准，不得超出。2.《费用报销单》或《差旅费报销单》应逐项填写完整、清晰，包括：报销部门、报销日期、报销人、费用事由、附件张数、费用明细（类别、金额）、合计金额（大小写）等。3.如费用涉及多个项目或部门，应分别列明。四、报销流程（一）报销申请经办人在费用发生后，按本办法要求整理好原始凭证，填写相应的报销单据，经部门负责人审核签字后，提交至财务部。（二）部门审核部门负责人对本部门员工报销事项的真实性、必要性及费用标准的合规性进行审核。对不符合规定的报销，应退回经办人并说明原因。（三）财务审核财务部收到报销单据后，由财务人员对以下内容进行审核：1.原始凭证的合法性、真实性、完整性和合规性。2.报销金额计算的准确性。3.费用标准的执行情况。4.报销流程的完整性。财务审核通过后，在报销单据上签字确认，按审批权限提交下一环节。对审核不通过的，应及时退回经办人并说明原因。（四）审批根据公司授权审批体系，报销单据按金额大小及性质报相应层级的领导审批。审批人应对报销事项的整体合规性负责。（五）付款经最终审批通过的报销单据，由财务部根据公司资金安排，通过银行转账等方式将款项支付给报销人。原则上，报销款项应支付至报销人本人的银行账户。（六）归档财务部在完成付款后，将报销单据及相关凭证整理归档，作为会计核算的依据。五、报销时限与责任（一）报销时限1.日常费用应在发生后一个月内办理报销手续。2.差旅费应在出差结束后十个工作日内办理报销手续。3.当年费用原则上应在当年12月31日前报销完毕，特殊情况需书面说明并经财务负责人批准，方可跨年度报销，但最迟不得超过次年第一季度末。（二）责任划分1.经办人责任：对报销事项的真实性、原始凭证的合法性与完整性负直接责任。2.部门负责人责任：对本部门报销事项的真实性、必要性及费用控制负管理责任。3.财务部门责任：对报销凭证的合规性、报销流程的完整性及金额的准确性负审核责任。4.审批人责任：对其审批权限范围内的报销事项负最终审批责任。（三）责任追究对于在报销过程中出现的虚报、冒领、伪造凭证、超标报销等违规行为，一经查实，公司将追回违规款项，并视情节轻重对相关责任人进行批评教育、经济处罚直至纪律处分；涉嫌违法的，将移交司法机关处理。六、附则（一）解释权本办法由公司财务部负责解释和修订。（二）实施细则公司财务部可根据本办法，结合实际情况制定相应的实施细则或操作指引。