总经办统筹管理手册

总经办统筹管理手册一、总经办概述总经办作为企业的综合管理部门，是企业的指挥协调中心和信息枢纽。它直接服务于企业高层领导，承担着上传下达、沟通协调、行政管理、后勤保障等多项重要职责。其工作的高效与有序开展，对于保障企业日常运营的顺畅、推动企业战略目标的实现起着至关重要的作用。二、组织架构与职责分工组织架构总经办通常设总经办主任、行政专员、文书专员、后勤专员等岗位。根据企业规模和业务需求，岗位设置可适当增减。职责分工1.总经办主任全面主持总经办的日常工作，制定部门工作计划和目标，并组织实施。协调企业各部门之间的工作关系，确保信息畅通和工作的协同推进。负责与企业外部相关单位和部门的沟通与协调，维护企业良好的社会形象和公共关系。参与企业重大决策的制定和研讨，为企业领导提供相关的信息和建议。监督和指导部门员工的工作，进行绩效考核和培训，提高部门整体工作效率和员工素质。2.行政专员负责企业行政事务的管理，包括办公设备采购、办公用品发放、办公场地管理等。组织安排企业各类会议、活动，做好会议记录和活动总结。负责企业文件、档案的管理，包括文件的收发、登记、归档和借阅等工作。协助总经办主任进行企业内部的行政管理和制度执行监督。3.文书专员负责企业各类文件、报告、请示、通知等文字材料的起草、审核和印发工作。对企业领导的讲话、发言等进行整理和记录。收集、整理企业内外部的相关信息，为企业领导决策提供参考。参与企业重要文件和资料的翻译工作（如有涉外业务）。4.后勤专员负责企业后勤保障工作，包括员工食堂管理、车辆调度、安全保卫、环境卫生等。制定和完善后勤管理制度和应急预案，确保后勤工作的规范和安全。与相关供应商和服务提供商进行沟通和协调，保障后勤服务的质量和供应的及时性。定期对后勤设施设备进行检查和维护，及时处理后勤工作中的突发问题。三、工作流程会议管理流程1.会议计划制定：总经办主任根据企业工作安排和领导要求，制定年度、季度和月度会议计划，明确会议的时间、地点、参会人员和会议主题。2.会议通知发布：行政专员根据会议计划，提前发布会议通知，通知内容包括会议时间、地点、主题、议程和参会要求等。通知方式可采用邮件、短信或书面通知等。3.会议准备工作：行政专员负责会议场地的布置、设备调试、资料准备等工作；文书专员准备相关的会议文件和资料。4.会议组织与记录：会议期间，行政专员负责会议的签到、秩序维护等工作；文书专员做好会议记录，准确记录会议内容和决议。5.会议纪要整理与分发：会议结束后，文书专员及时整理会议纪要，经总经办主任审核后分发给相关人员。6.会议决议跟踪与反馈：行政专员负责对会议决议的执行情况进行跟踪和督促，定期向总经办主任和企业领导反馈执行进度。文件管理流程1.文件起草：根据企业工作需要，由相关部门或文书专员起草文件。文件内容应准确、清晰、规范，符合企业的政策和规定。2.文件审核：文件起草完成后，先由起草部门负责人审核，再提交总经办主任审核。审核内容包括文件的内容、格式、政策符合性等。3.文件签发：审核通过的文件，根据文件的重要程度和审批权限，由企业领导签发。4.文件印发：文书专员根据签发的文件，进行排版、印刷和装订，并按照规定的范围进行分发。5.文件归档：文件分发后，文书专员将文件原件进行归档，建立文件档案库，便于查询和管理。6.文件借阅与销毁：需要借阅文件的人员，应填写借阅申请表，经总经办主任批准后借阅。对于过期或无保存价值的文件，按照规定的程序进行销毁。行政管理流程1.办公设备采购：各部门根据工作需要提出办公设备采购申请，经部门负责人审核后提交总经办。总经办根据企业的采购制度和预算，进行市场调研和供应商筛选，确定采购方案，报企业领导批准后实施采购。2.办公用品发放：行政专员定期统计各部门的办公用品需求，制定办公用品采购计划。采购回来的办公用品，由行政专员进行入库登记，并按照规定的标准和流程发放给各部门。3.办公场地管理：后勤专员负责办公场地的日常管理，包括环境卫生清洁、设施设备维护、安全检查等。定期对办公场地进行巡查，及时发现和处理问题。4.车辆调度：企业配备的车辆由后勤专员统一调度管理。员工需要使用车辆时，应提前填写用车申请表，经部门负责人和总经办主任批准后，由后勤专员安排车辆和司机。5.安全保卫管理：后勤专员制定安全保卫制度和应急预案，安排安保人员进行值班和巡逻，保障企业的人员和财产安全。定期组织安全培训和演练，提高员工的安全意识和应急处理能力。四、工作制度考勤管理制度1.员工应严格遵守企业的考勤制度，按时上下班，不得迟到、早退和旷工。2.员工请假应提前填写请假申请表，按照审批权限经相关领导批准后生效。请假类型包括病假、事假、婚假、产假、丧假等，不同类型的请假有不同的审批流程和期限规定。3.总经办负责对员工的考勤情况进行统计和管理，每月定期公布考勤结果，并与员工的绩效工资挂钩。保密管理制度1.企业员工应严格遵守保密制度，保守企业的商业秘密、技术秘密、财务信息等机密信息。2.涉及机密信息的文件、资料和数据，应采取加密存储、专人保管等措施，防止信息泄露。3.员工在离职时，应将涉及企业机密的文件、资料和数据交回企业，并签订保密协议，承诺在一定期限内不泄露企业的机密信息。档案管理制度1.企业档案包括文件档案、合同档案、财务档案、人事档案等。总经办负责制定档案管理制度，明确档案的分类、归档、保管、借阅和销毁等流程。2.各部门应按照规定的时间和要求，将本部门的文件和资料移交总经办进行归档。档案管理人员应定期对档案进行整理和清查，确保档案的完整性和准确性。3.借阅档案应填写借阅申请表，经相关领导批准后，按照规定的期限和要求归还。档案管理人员应对借阅情况进行登记和跟踪。绩效考核制度1.总经办根据企业的战略目标和部门职责，制定员工绩效考核指标和考核办法。考核指标应包括工作业绩、工作能力、工作态度等方面。2.绩效考核分为月度考核、季度考核和年度考核。考核过程应公开、公平、公正，考核结果应与员工的薪酬调整、晋升、奖励等挂钩。3.总经办负责对绩效考核结果进行统计和分析，为企业的人力资源管理提供依据。五、沟通协调机制内部沟通协调1.定期工作汇报：各部门每周或每月向总经办汇报工作进展情况和存在的问题，总经办进行汇总和分析后向企业领导汇报。2.跨部门沟通会议：总经办定期组织跨部门沟通会议，协调解决部门之间的工作矛盾和问题，促进部门之间的协作和配合。3.企业内部信息平台：建立企业内部信息平台，如企业微信群、OA系统等，方便员工之间的信息交流和共享。外部沟通协调1.政府部门沟通：总经办负责与当地政府相关部门保持密切联系，及时了解政策法规的变化，争取政府的支持和优惠政策。2.合作伙伴沟通：与企业的供应商、客户、合作伙伴等保持良好的沟通和合作关系，定期进行拜访和交流，维护企业的商业信誉和合作利益。3.媒体公关：在必要时，总经办负责与媒体进行沟通和协调，处理企业的媒体宣传和公关事务，提升企业的社会形象和知名度。六、突发事件应急处理机制应急预案制定总经办根据企业可能面临的突发事件，如火灾、地震、安全事故、公共卫生事件等，制定相应的应急预案。应急预案应包括应急组织机构、应急响应流程、应急资源保障等内容。应急演练定期组织应急演练，提高员工的应急意识和应急处理能力。演练内容包括火灾逃生演练、地震避险演练、安全事故救援演练等。突发事件处理流程1.事件报告：突发事件发生后，现场人员应立即向总经办报告，报告内容包括事件的时间、地点、性质、影响范围等。2.应急响应：总经办接到报告后，立即启动应急预案，通知相关人员和部门赶赴现场进行处理。3.现场处置：应急处置人员到达现场后，按照应急预案的要求进行现场处置，采取有效的措施控制事件的发展，减少损失。4.信息发布与沟通：总经办及时向上级主管部门和相关单位报告事件情况，同时通过企业内部信息平台和外部媒体等渠道，向员工和社会公众发布准确的信息，避免谣言和恐慌。5.恢复与重建：事件处理结束后，总经办组织相关部门对事件进行总结和评估，分析事件发生的原因和教训，提出改进措施。同时，组织力量进行恢复和重建工作，尽快恢复企业的正常生产经营秩序。七、培训与发展员工培训计划制定总经办根据企业的发展战略和员工的岗位需求，制定年度员工培训计划。培训计划应包括培训内容、培训方式、培训时间和培训对象等。培训实施按照培训计划组织实施培训，培训方式可采用内部培训、外部培训、在线学习等。内部培训由企业内部的专业人员或业务骨干担任讲师；外部培训可邀请行业专家或培训机构进行授课。培训效果评估培训结束后，通过考试、问卷调查、实际操作等方式对培训效果进行评估。评估结果作为员工绩效考核和培训计划调整的依据。员工职业发展规划总经办协助员工制定个人职业发展规划，为员工提供晋升机会和发展空间。根据员工的工作表现和能力，为员工提供相应的培训和指导，帮助员工实现职业目标。八、文档模板会议通知模板[企业名称]会议通知各位[参会人员]：为了[会议目的]，兹定于[具体时间]在[会议地点]召开[会议名称]会议。现将有关事项通知如下：1.会议议程[第一项议程内容][第二项议程内容]……2.参会要求请各位参会人员提前准备好相关资料和发言内容。请准时参加会议，如有特殊情况不能参会，请提前向[请假审批人]请假。3.联系人及联系方式联系人：[联系人姓名]联系电话：[电话号码][总经办名称][通知发布时间]会议纪要模板[企业名称][会议名称]会议纪要会议时间：[具体时间]会议地点：[会议地点]参会人员：[参会人员名单]会议主持：[主持人姓名]会议记录：[记录人姓名]会议主要内容：1.[第一项议程讨论内容及决议]2.