工程项目档案管理制度(2篇)

工程项目档案管理制度(2篇)第一篇第一章总则1.1为统一公司范围内所有新建、改建、扩建及维修改造项目的档案管理口径，确保档案真实、完整、系统、可用，依据《建设工程文件归档规范》《建设项目档案管理标准》及公司《质量、环境与职业健康安全综合管理手册》，特制定本制度。1.2本制度所称“工程项目档案”系指项目自立项、审批、勘察、设计、招投标、施工、监理、检测、竣工验收到后评价全过程中形成的、具有保存价值的文字、图表、声像、电子等各种载体文件。1.3本制度适用于公司总部、区域公司、专业事业部及所属项目部；参股、代建、PPP、EPC、联合体项目可参照执行，并在协议中明确档案责任边界。1.4档案管理坚持“谁形成、谁负责，谁主管、谁把关，谁验收、谁签字”的原则，实行项目法人负总责、职能部门监督指导、项目部具体实施、档案馆永久保存的四级责任体系。第二章管理职责2.1公司档案管理委员会2.1.1由总工程师任主任，工程管理部、技术中心、法务部、信息中心、审计部、安全质量部负责人为成员，统筹解决档案工作中的机构、人员、经费、场地、信息化等重大事项。2.1.2每年一季度组织一次档案合规性审计，对重大风险项目下达整改通知书并跟踪关闭。2.2工程管理部2.2.1负责发布统一分类方案、编号规则、归档范围、移交清单模板及数字化技术参数。2.2.2对项目启动策划、实施过程、竣工验收、后评价四个阶段进行档案专项检查，每阶段不少于一次。2.3信息中心2.3.1建立企业级数字档案管理平台，实现项目库、文档库、知识库三库融合；提供OCR、全文检索、区块链固证、四性检测（真实性、完整性、可用性、安全性）功能。2.3.2负责电子文件格式转换、长期保存、离线备份、灾难恢复，每年进行一次可读性校验。2.4项目部2.4.1项目经理为档案管理第一责任人，开工30日内组建档案小组，设专职档案员不少于1人，产值每增加1亿元增配1人。2.4.2档案员须持档案人员岗位培训证书，参与图纸会审、技术交底、材料进场、工序验收、竣工预验收等关键节点，对形成文件进行前端控制。2.4.3建立“收发、传阅、修改、审批、分发、归档”闭环台账，任何个人不得私自留存、外借、销毁项目文件。第三章文件形成质量控制3.1模板管理3.1.1所有施工记录、试验报告、影像资料统一使用公司发布的模板；模板变更须走OA审批并保留版本痕迹。3.1.2签字栏必须使用耐久性墨水笔，禁止圆珠笔、铅笔、红色笔；电子签章须符合《电子签名法》要求。3.2现场同步3.2.1推行“完成一项、记录一项、归档一项”的同步原则，混凝土浇筑、桩基检测、隐蔽工程、关键节点验收等须在24小时内形成记录。3.2.2现场视频监控数据保存至竣工后五年，分辨率不低于1080P，存储格式为MP4，码流≥4Mbps。3.3版本控制3.3.1设计变更、工程洽商、技术核定单实行“编号+版本+日期”三位标识，任何变更须注明对应图纸图幅及页码。3.3.2项目部每月召开一次“图纸版本盘点会”，确保现场施工版、监理版、造价版、档案版四方一致。第四章分类与编码4.1分类方案采用“项目—阶段—专业—形成单位—载体”五段式结构，共设置9大阶段、32个专业、183个最小类目。4.2档号结构：XX-XXXX-XX-XX-XXX-XXX，其中第一段为公司代码，第二段为项目立项年份+流水号，第三段为阶段码，第四段为专业码，第五段为形成单位码，第六段为案卷流水号。4.3电子文件夹命名必须与档号一致，层级不得超过四级；扫描件文件名=档号_页码_分辨率_日期，例如：GS-2024-01-03-05-001-001_015_300dpi_20240618.pdf。第五章收集与整理5.1收集范围执行“正向清单+负向清单”双控机制，正向清单列明必须归档文件，负向清单列明无需归档文件，减少无效库存。5.2纸质文件采用“两孔一线”不锈钢装订，装订前拆除金属订书钉、回形针；图纸按照A4手风琴折法折叠，图签外露。5.3电子文件须进行四性检测，检测通过后方可上传系统；未通过者由形成人48小时内补正，否则系统自动锁定并上报公司档案管理委员会。5.4声像档案实行“双套制”，即原始格式+广播级格式各一套，关键节点须拍摄正面、侧面、俯视三角度，时长不少于30秒。第六章移交与验收6.1移交节点6.1.1基础完工后30日内完成第一阶段移交；主体结构封顶后30日内完成第二阶段移交；竣工预验收前完成第三阶段移交；竣工备案后90日内完成最终移交。6.1.2每阶段移交前，项目部组织“三方预检”（施工、监理、档案），合格后方可提请公司工程管理部正式验收。6.2验收标准6.2.1纸质档案：完整率100%，准确率≥99%，字迹清晰率≥98%，装订合格率100%。6.2.2电子档案：图像歪斜度<1°，漏扫率0%，OCR识别准确率≥95%，目录与原文挂接正确率100%。6.3验收程序6.3.1公司档案管理委员会组织5人以上专家组，采用“听汇报、查实体、抽案卷、跑系统、问人员”五步法。6.3.2验收结论分“合格、基本合格、不合格”三档；不合格项目须限期30日内整改，整改后仍不合格，暂停该项目竣工备案，并扣减项目经理绩效年薪10%。第七章保管与利用7.1纸质档案库房荷载≥600kg/㎡，温湿度18-22℃、45-60%RH，日波动≤±2℃、±5%RH；配备防火、防盗、防光、防虫、防霉、防酸“六防”设施。7.2电子档案采用“在线+近线+离线”三级存储：在线存储使用SSD高速阵列，近线使用蓝光光盘库，离线使用LTO9磁带，每满一年实施一次媒体迁移。7.3借阅实行“线上申请—分级审批—限时归还—日志留痕”，涉密文件须分管副总批准，借期不超过7日，到期自动催还；外单位借阅须签订保密协议并收取双倍押金。7.4利用统计按月度、季度、年度输出报表，分析高频查阅文件，为后续项目提供知识复用；对提出重大优化建议并创造经济效益的员工给予500-5000元奖励。第八章鉴定与销毁8.1保管期限分为永久、长期（30年）、短期（10年）三类；由公司档案管理委员会每五年组织一次鉴定，形成“鉴定意见书”。8.2销毁范围仅限短期类且经数字化扫描、四性检测合格、双套备份完成后的档案；销毁方式采用碎浆、焚烧、消磁等不可逆手段，并留存视频记录。8.3销毁程序：项目部申请—工程管理部审核—档案管理委员会审批—法务部合规性审查—现场监销—出具销毁报告；任何个人不得擅自销毁档案。第九章信息化与数据安全9.1系统权限实行RBAC模型，角色分为系统管理员、档案管理员、业务形成人、外部利用者四类，权限粒度细化到字段级。9.2数据传输采用TLS1.3加密协议，存储采用AES-256加密，密钥托管在硬件加密机；每年聘请第三方进行渗透测试，高危漏洞24小时内修复。9.3建立异地容灾机房，距离主数据中心≥300km，RPO≤15分钟，RTO≤2小时；每季度进行一次灾备演练。第十章监督考核与奖惩10.1档案考核指标纳入项目目标责任书，权重占5%；考核结果与项目班子绩效、评优评先、信用评价挂钩。10.2对擅自涂改、抽取、伪造、丢失档案的直接责任人，视情节给予警告直至解除劳动合同处理；涉嫌犯罪的，移送司法机关。10.3对在档案管理创新、数字化攻关、抢救珍贵历史档案等方面作出突出贡献的团队或个人，给予1-10万元专项奖励，并优先推荐市级以上档案专家库。第二篇第一章项目前期档案控制1.1项目中标通知书发出后7日内，市场开发部须将投标澄清、答疑、补遗、拟派团队简历、报价测算底稿等原始材料移交项目部档案室，并办理交接清单。1.2投资部须在立项批复后15日内，将可研报告、环评、水保、地灾、节能、社稳、交评等专项评价及批复文件原件同步扫描上传系统，纸质原件采用无酸纸打印、热熔封装。1.3法务部负责将PPP、EPC、联合体协议、股东协议、融资协议、保险合同等法律文件进行条款级拆分，建立条款责任矩阵，并与档案号关联，方便后期索赔与反索赔。第二章勘察设计阶段档案管理2.1勘察单位在野外作业结束后30日内，提交原始记录、钻孔柱状图、土工试验、水位观测、波速测试、地勘报告等全套资料；项目部档案员现场核对钻孔数量、深度、照片GPS坐标，误差超过规范2%的一律退回补勘。2.2设计交底会议须形成“语音+视频+纪要”三合一记录，语音采用无损WAV格式，视频采用4K分辨率，纪要经四方签字后24小时内归档。2.3对采用BIM技术的项目，须同步提交模型、碰撞报告、净空分析报告、工程量清单、构件二维码等；模型须保存为IFC4.0开放格式，确保30年后仍可读取。第三章招投标与合同档案3.1招标文件审批稿、澄清补遗、开标记录、评标打分、专家承诺书、中标公示截图、异议投诉处理决定等须单独组卷，保存期限永久。3.2合同文本采用骑缝章+电子签章双保险，纸质合同原件一式四份，甲乙双方、档案室、财务融资部各一份；电子合同采用PDF/A-2b长期保存格式。3.3对存在黑白合同、阴阳合同风险的项目，法务部、审计部、档案室三方进行文本比对，生成差异报告，经项目经理、区域总、公司法务总监三级确认后方可归档。第四章施工阶段同步归档4.1实行“日清月结”制度，每日施工日志、检验批、隐蔽记录、材料合格证、焊接工艺卡等须在次日9点前完成系统上传；逾期系统自动标红并推送工程管理部。4.2商品混凝土、钢筋、防水卷材等原材料合格证须扫描原件+厂家官网验证截图+现场取样照片，三证合一后方可归档；一旦发现虚假合格证，对材料工程师处以1万元罚款并调离岗位。4.3对采用装配式、钢结构、铝模、爬架等新工艺的项目，须额外归档工艺动画、节点视频、技术交底二维码，确保后期运维可追溯。第五章监理与第三方检测档案5.1监理规划、实施细则、月报、旁站记录、平行检验、监理通知单、停工令、复工令等须按专业、按楼栋、按时间组卷；监理月报须加盖项目监理部公章并附总监签字。5.2第三方检测机构须将原始数据、曲线、图谱、计算书、CMA章报告同步上传系统；基桩静载试验须保留全程视频，视频文件命名与报告编号一致，便于倒查。5.3对出现不合格报告的项目，须将整改通知书、整改回复、复测报告、影像对比、专家论证意见一并归档，形成闭环。第六章竣工验收与备案6.1竣工图须为全新蓝图，禁止采用施工蓝图手改；图纸修改超过30%的须重新出图，图签栏须加盖“竣工图”章和监理章。6.2竣工验收会议须形成“现场验收视频+验收意见+整改清单”三位一体记录，整改清单须逐条销号，并由总监理工程师、项目经理、建设单位负责人在线确认。6.3竣工备案资料实行“1+N”模式，“1”为纸质档案，“N”为电子档案、声像档案、BIM模型、运维数据；备案完成后，城建档案馆、公司档案馆、物业运维平台三方同时接收。第七章运维阶段档案延伸7.1将设备随机资料、维保手册、备品备件清单、软件授权码、密码封条等纳入运维档案，建立“设备身份证”，二维码贴在设备显眼位置，扫码即可查看全生命周期数据。7.2对大型机电设备如冷水机组、柴油发电机、变压器等，须额外归档启动验收单、带负荷运行记录、振动测试、红外热成像、油色谱分析等；质保期满后移交业主运维部门。7.3建立故障案例库，将历次维修记录、原因分析、解决方案、更换配件、耗时耗材、维修照片等归档，形成知识图谱，为后续项目设计优化提供数据支撑。第八章海外项目档案特殊条款8.1海外项目须同时满足东道国档案法规和公司总部要求，实行“双轨制”归档；中文、英文、当地语言三种版本须同步形成，任何语义差异须由法务部出具解释备忘录。8.2对涉及国际仲裁、FIDIC合同、保函、信用证、海外保险的文件，须扫描高清彩色版，分辨率≥600dpi，采用PDF/A-3格式，确保15年内可读。8.3海外项目竣工后，须在