人事档案管理制度

页 人事档案管理制度 目的规范人事档案管理，为人力资源管理服务适用范围全公司学习对象全体员工人事档案管理人事档案分为外部人事档案、内部员工档案和人力资源档案三部分。具体分类见附件。外部人事档案的管理在员工转正后需要挂靠档案，可以向人事专员要求为其办理人事档案调动函，转入公司指定的人事档案代理机构，以公司名义集体存档。员工在公司工作期间的外部人事档案管理费由公司承担。离职员工外部人事档案应在离职后半个月内，人事专员为员工办理人事档案迁出手续，其本人应当给予必要的配合，如不配合造成的损失由其本人承担。内部员工档案的管理员工档案在员工录用后由人事专员负责建立；目录清单见附件。每个员工档案袋封面写上姓名和员工号和档案编号，记录档案文件名称（事先打印好员工人事档案目录、然后打勾、填写归档日期）。员工档案资料按A4纸为标准整理，将装订好的档案放入。员工如个人资料发生变更，应及时提交相关证件资料或变更信息提交人事专员，以确保档案的准确性。每年3月份，人事专员下发员工基本信息采集表，确保信息正确性。人事专员对提交归档的员工档案进行审核，审核要点：各类证件的真实性对照员工档案表采集列表审核齐全性每件资料内容填写完整性、正确性人事专员对归档的资料进行审核无误后应及时装订并归档。员工档案保存应有专用的档案柜架，保证档案的安全。人事专员要定期对档案进行检查清点，发现有破损等情况要及时进行处理。人力资源档案的管理人资部部负责人力资源档案工作的归口管理，并指定专职或兼职人员管理人力资源档案，目录清单见附件。人力资源档案管理必须严格规范，按要求主动收集，确保材料完整、真实；人力资源档案持有人，一旦资料形成，应及时将有关档案文件交人事专员；有关个人情况变更后员工本人应及时通知人资部部。公司发文，平时收文，人力资源工作中形成的台帐、报告、报表、工作文档，以及搜集到的业务资料等，年终按内容分类整理归档。人力资源管理方面发出的文件、传真、通知等，均应保存一份原件或复印件归档，年终按内容分类整理归档。离职员工内部档案处理在离职人员档案袋上注明离职日期和原因。将离职人员档案放在专设的档案柜中，依时间顺序排列保存。离职人员档案保存期限为三年，期满时经人资部部经理核准后销毁。档案保管和鉴定档案设专柜保存，并按编号顺序排放；人事专员要定期对档案进行检查清点，发现有破损等情况要及时进行处理。对于确无继续保存价值的档案，报人资部经理审核、校长批准后统一销毁，档案销毁清册应立卷永久保存。档案的借阅人事专员建立完整的档案目录清单，方便查询、利用。部门主管在档案室查阅下属档案，只须口头批准。部门经理借阅、复印下属人事资料档案的，需填写《人事档案借阅申请单》。下列三种情况免批：校长借阅、复印下属人事档案部门经理在档案室查询下属人事档案复印员工证件及荣誉之类可公开的信息（档案员可直接提供复印件）档案借出时间不超过5个工作日。人事专员负责借阅档案的催促工作，查阅、借阅档案者负有保密义务和保管作用。不得私自增删、涂改、泄露档案材料内容。奖惩措施管理不当导致遗失、失密，私自转借、拆卸、调换档案，私自复印保密档案，每发现一次扣奖金50元，后果严重者作通报批评，造成损失进行赔偿。档案借阅超过5个工作日，经催促仍未归还者，扣奖金1元/天。人事档案持有人未及时将档案交人事专员归档，经催促后仍不上