工作群发送资料的登记审查制度

工作群发送资料的登记审查制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国网络安全法》《数据安全法》《个人信息保护法》等法律法规，以及国家相关行业准则和集团母公司关于企业内部风险防控与合规管理的总体要求，结合企业数字化转型背景下工作群作为信息传递关键渠道的实际情况制定。为规范工作群发送资料的行为，有效防范信息泄露、数据滥用等专项风险，提升企业信息安全防护能力，特制定本制度。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位全体员工，以及所有涉及通过企业工作群（包括但不限于企业微信、钉钉、腾讯会议等即时通讯工具）发送公司内部文件、数据、图片、音视频等资料的业务场景。具体场景包括但不限于：日常工作沟通、项目协作、会议纪要传输、培训资料分享、对外业务交流等。第三条本制度下列术语定义如下：（一）XX专项管理：指企业为应对特定领域风险而建立的一整套管理机制，包括制度规范、组织保障、流程控制、技术防护、监督考核等要素的系统性管理活动。（二）XX风险：指在工作中因资料发送不当可能导致的法律合规风险、信息安全风险、商业秘密泄露风险、舆情传播风险等潜在危害。（三）XX合规：指企业各项业务活动、操作行为符合国家法律法规、行业规范、内部制度及国际条约的要求，确保企业运营合法合规。第四条XX专项管理应遵循以下核心原则：（一）全面覆盖原则：确保所有工作群资料发送活动纳入管理范围，实现全过程、全方位管控。（二）责任到人原则：明确各级管理人员、业务人员、技术人员等各岗位的专项管理职责，建立责任追溯机制。（三）风险导向原则：聚焦高风险业务场景和关键环节，实施差异化管控措施，优先防范重大风险。（四）持续改进原则：定期评估专项管理有效性，根据内外部环境变化及时优化制度流程和技术手段。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司XX专项管理负总责，承担全面领导责任；分管领导对专项管理工作负直接领导责任，负责组织落实公司相关决策部署。第六条公司设立XX专项管理领导小组，作为专项管理工作的决策与协调机构。领导小组由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，相关部门负责人为成员。主要职责包括：（一）统筹规划XX专项管理工作，审议重大管理制度和决策事项。（二）协调解决XX专项管理中的重大问题，监督指导各部门工作落实。（三）定期听取专项管理工作汇报，评估管理成效，提出改进要求。第七条设立XX专项管理办公室（可设在XX牵头部门），作为领导小组的常设执行机构，负责以下职责：（一）起草XX专项管理制度和操作规程，组织制度宣贯和培训。（二）组织开展专项风险排查和评估，发布风险预警信息。（三）监督检查XX专项管理工作落实情况，对违规行为进行处置。（四）协调技术部门提供XX专项管理所需的系统支持和技术保障。第八条XX牵头部门（通常为信息技术部或综合管理部）主要职责包括：（一）统筹XX专项管理制度体系建设，协调各部门落实管理要求。（二）组织识别XX专项管理风险点，完善风险防控措施。（三）监督指导各部门XX专项管理工作，组织开展专项考核。（四）组织开展XX专项管理培训，提升全员合规意识。第九条XX专责部门（通常为法务合规部或信息安全部）主要职责包括：（一）负责XX专项管理业务合规审核，提供专业法律支持。（二）组织XX专项管理流程优化，提升管理效率。（三）牵头XX专项风险处置工作，完善风险应对预案。（四）监督XX专项管理合规情况，提出改进建议。第十条业务部门/下属单位主要职责包括：（一）落实XX专项管理要求，开展本领域风险防控。（二）组织开展XX专项管理培训，确保员工掌握操作规范。（三）配合XX专项管理检查，及时整改发现的问题。（四）建立XX专项管理台账，记录业务活动情况。第十一条基层执行岗主要职责包括：（一）严格遵守XX专项管理制度，按规范发送资料。（二）履行岗位合规承诺，不得违规发送敏感资料。（三）及时上报XX专项管理风险隐患，协助处置风险事件。（四）配合开展XX专项管理培训，提升自身合规能力。第三章XX管理重点内容与要求第十二条资料分类分级管理。各部门应根据资料敏感程度，建立公司内部资料分类分级标准，明确不同级别资料的保存、使用、传输等管理要求。工作群发送资料应遵循最小必要原则，不得超出业务需要传输敏感资料。第十三条发送审批管理。涉及重要业务、敏感信息、涉外资料等工作群发送，必须经过适当级别的审批。审批流程应根据资料敏感程度和业务场景确定，一般资料可由部门负责人审批，重要资料需经分管领导审批，特别敏感资料需经公司主要负责人审批。第十四条资料脱敏处理。发送前应对敏感资料进行脱敏处理，删除无关信息，缩小传播范围。具体脱敏要求应按照公司资料脱敏操作指南执行，确保既满足业务需求，又降低信息泄露风险。第十五条安全传输措施。禁止通过个人工作群或非公司指定平台发送公司资料。工作群传输敏感资料时应采取加密措施，重要资料建议使用公司指定加密工具或邮件系统传输，并确保传输过程安全可控。第十六条接收端管理。接收资料后，接收方应确认资料用途，不得擅自转发或扩散。发送方应跟进资料接收情况，确保资料使用符合要求。对于重要资料，发送方可要求接收方签署保密承诺。第十七条复制与保存管理。工作群传输的资料不得随意复制、下载或打印。确需保存的，应在指定位置保存，并定期清理过期资料。保存资料应履行审批手续，并采取相应安全措施。第十八条禁止性行为管理。严禁通过工作群发送涉密资料、商业秘密、个人隐私等信息；严禁未经审批擅自发送重要业务资料；严禁通过工作群进行利益输送、关联交易等违规活动；严禁恶意篡改、损毁或泄露工作群资料。第十九条XX风险防控。重点防控以下XX风险：（一）信息泄露风险：通过工作群泄露公司商业秘密、核心技术、客户信息等敏感信息。（二）数据滥用风险：未经授权使用、传播公司数据，违反数据安全法规。（三）操作失误风险：因操作不当导致资料发送错误、范围扩大等后果。（四）舆情传播风险：因工作群不当发言或资料泄露引发负面舆情。（五）系统安全风险：工作群平台被攻击、篡改，导致资料被窃取或破坏。第四章XX管理运行机制第二十条制度动态更新机制。XX牵头部门应定期评估XX专项管理制度有效性，根据国家法律法规变化、行业准则调整、业务发展需求等因素，及时修订完善制度。制度修订应经过必要的论证程序，并履行审批手续。第二十一条风险识别预警机制。XX专责部门应定期开展XX专项风险排查，采用问卷调查、访谈座谈、案例分析等方法，识别XX风险点。对识别出的风险，应进行分级评估，发布风险预警通知，并提出防控建议。第二十二条合规审查机制。将XX专项审查嵌入业务流程关键节点，实行“未经审查不得实施”原则。具体审查环节包括：（一）资料发送前审查：发送方应确认资料必要性、合规性，必要时履行审批手续。（二）接收端审查：接收方应确认资料用途，不得擅自转发或扩散。（三）传输过程审查：监控传输过程是否安全可控，防止资料泄露。（四）保存使用审查：定期检查资料保存情况，确保符合要求。第二十三条风险应对机制。根据XX风险评估结果，建立分级风险应对机制：（一）一般风险：由业务部门/下属单位负责处置，XX专责部门监督指导。（二）重大风险：由XX专项管理领导小组牵头处置，相关部门协同配合。风险应对措施包括但不限于：立即停止违规行为、召回或销毁敏感资料、约谈责任人员、加强XX管理措施等。处置过程应制定应急预案，明确责任分工和处置流程。第二十四条责任追究机制。建立XX违规行为责任追究制度，明确违规情形、处罚标准和追责程序。违规情形包括但不限于：未经审批发送敏感资料、擅自转发工作群资料、泄露公司信息等。处罚标准应根据违规情节严重程度确定，可采取批评教育、绩效考核扣分、纪律处分等措施。责任追究应与绩效考核、评优评先挂钩，形成有效震慑。第二十五条评估改进机制。XX专项管理办公室应每年对XX管理体系有效性开展评估，评估内容包括制度完善程度、流程优化情况、风险防控效果等。评估结果应形成报告，报XX专项管理领导小组审议。根据评估结果，提出改进措施，持续优化XX管理体系。第五章XX管理保障措施第二十六条组织保障。各级领导干部应切实履行XX管理推进责任，将XX管理纳入重要议事日程。建立XX管理联席会议制度，定期研究解决XX管理中的重大问题。各部门应指定专人负责XX管理工作，确保各项要求落实到位。第二十七条考核激励机制。将XX合规情况纳入部门年度考核和评优评先，考核内容包括XX管理制度执行情况、风险防控成效、培训参与度等。对XX管理表现突出的部门和个人，给予表彰奖励；对XX管理存在问题的部门和个人，进行约谈或通报批评，并追究相关责任。第二十八条培训宣传机制。分层级开展XX管理培训，对管理层重点开展合规履职培训，提升其XX管理意识和决策能力；对业务层重点开展操作规范培训，提升其XX管理技能；对基层员工重点开展风险防范培训，提升其合规意识和责任感。通过内部宣传平台、知识竞赛、案例警示等形式，营造XX管理文化氛围。第二十九条信息化支撑。加强XX管理信息化建设，开发XX管理信息系统，实现以下功能：（一）资料分类分级管理：自动识别资料敏感程度，提示合规要求。（二）发送审批管理：在线提交审批申请，实现流程自动化。（三）风险预警管理：实时监控XX风险，自动发布预警通知。（四）行为审计管理：记录XX管理行为，实现可追溯管理。第三十条文化建设。加强XX管理文化建设，通过以下措施营造全员合规氛围：（一）发布XX管理手册，明确XX管理要求和操作规范。（二）组织签订XX合规承诺书，强化员工合规意识。（三）开展XX管理主题活动，提升全员XX管理参与度。（四）树立XX管理先进典型，发挥示范引领作用。第三十一条报告制度。建立XX管理报告制度，明确以下报告要求：（一）风险事件报告：发生XX风险事件，应立即上报XX专责部门，并按规定程序处置。（二）年度管理报告：每年年底，各部门应提交XX