工程联系单制度

工程联系单制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国招标投标法》《中华人民共和国安全生产法》等相关国家法律法规，参照《XX集团母公司企业风险管理规定》《XX集团内部控制管理办法》等行业准则与集团母公司要求，结合公司内部加强工程管理、防控专项风险、规范业务流程的迫切需求，为明确工程联系单的生成、流转、审批及归档等环节的管理要求，确保工程信息传递准确、责任落实到位、风险防范有效，特制定本制度。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，覆盖公司工程项目建设、设备采购、技术改造、日常维修等所有涉及工程联系单使用场景的业务活动。工程联系单作为工程信息传递、工作指令下达、问题协调解决的重要载体，必须严格按照本制度执行。第三条本制度下列术语含义如下：（一）工程联系单专项管理：指公司对工程联系单的生成、审批、执行、归档等全流程进行系统性规范和控制，确保其符合业务需求、合规要求及管理标准。（二）工程专项风险：指在工程项目建设、设备采购、技术改造等过程中可能存在的合规风险、安全风险、质量风险、成本风险等。（三）XX合规：指工程联系单的各环节操作必须符合国家法律法规、行业规范、公司制度及业务场景的合规性要求。第四条工程联系单专项管理应遵循以下核心原则：（一）全面覆盖原则：确保所有工程业务场景均纳入工程联系单管理范围，不留管理盲区。（二）责任到人原则：明确各环节责任主体及操作要求，确保责任可追溯、可考核。（三）风险导向原则：重点关注高风险环节，强化风险识别与防控措施。（四）持续改进原则：定期评估管理效果，优化流程与制度，提升管理效能。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人为公司工程联系单专项管理的第一责任人，对专项管理工作的全面性、合规性负总责；分管领导为公司工程联系单专项管理的直接责任人，负责组织制度落实、监督考核及重大事项决策。第六条设立公司工程联系单专项管理领导小组（以下简称“领导小组”），由公司主要负责人牵头，分管领导主持，各部门负责人及下属单位代表组成。领导小组主要履行以下职能：（一）统筹协调：负责工程联系单专项管理工作的顶层设计、跨部门协同及重大问题决策。（二）决策审批：审批工程联系单管理制度、重大风险应对方案及专项管理报告。（三）监督评价：定期评估专项管理工作的有效性，提出改进要求。第七条明确三类主体职责分工如下：（一）牵头部门：由公司工程管理部担任牵头部门，负责统筹工程联系单专项管理制度建设、风险识别、监督考核、培训宣贯及信息化支撑等工作。（二）专责部门：由公司合规部、财务部、审计部等担任专责部门，分别负责工程联系单的合规审核、财务审批、流程优化及风险处置等工作。（三）业务部门/下属单位：各业务部门及下属单位负责落实本领域工程联系单管理要求，开展日常风险防控，确保业务操作符合制度规定。第八条基层执行岗的合规操作责任如下：（一）岗位合规承诺：所有涉及工程联系单操作的岗位人员必须签署合规承诺书，明确自身职责及违规责任。（二）风险上报义务：基层员工发现工程联系单流转、执行或归档过程中存在问题的，应立即向专责部门或牵头部门报告。第三章专项管理重点内容与要求第九条工程信息传递环节：工程联系单必须包含工程名称、事项内容、责任单位、完成时限等核心要素，确保信息传递准确、完整。严禁因信息缺失或错误导致工作延误或风险事件。第十条业务操作审批环节：工程联系单须经责任单位内部审核、专责部门合规审查、领导审批等层级审批，审批流程应与公司授权管理规定相衔接。未经审批的工程联系单不得执行。第十一条风险防控审核环节：合规部负责对工程联系单涉及的合规风险进行专项审核，重点关注是否存在关联交易、利益输送、违规转包等情形。对高风险事项应实施重点监控。第十二条工作指令执行环节：业务部门及下属单位必须严格按照工程联系单要求执行，不得擅自变更或规避。执行过程中发现问题的，应及时通过工程联系单反馈并调整。第十三条异常处理流程：工程联系单执行过程中如遇特殊情况需延期、变更或终止的，必须通过补充联系单说明原因并重新审批。严禁隐瞒不报或擅自处理。第十四条归档管理要求：工程联系单应按照档案管理规定分类归档，电子版与纸质版同步保存，保存期限应符合公司档案管理制度要求。第十五条关联交易管控：涉及采购、分包等关联交易的工程联系单，必须经过审计部独立审查，确保交易价格、条件等符合市场公允性要求。第十六条数据安全防控：工程联系单涉及的技术参数、成本数据等敏感信息必须严格保密，严禁非授权人员访问或外泄。第十七条安全隐患整改：工程联系单涉及的安全隐患整改事项必须明确整改责任人、时限及验收标准，整改完成前不得解除风险状态。第四章专项管理运行机制第十八条制度动态更新机制：牵头部门应每年对公司工程联系单管理制度进行评估，根据国家法规变化、业务调整、风险事件等及时修订，修订后须报领导小组审批。第十九条风险识别预警机制：每年开展工程专项风险排查，对高风险环节发布预警通知，业务部门及下属单位必须制定针对性防控措施。第二十条合规审查机制：将工程联系单合规审查嵌入业务决策、合同签订、项目启动等关键节点，实行“未经审查不得实施”的刚性约束。第二十一条风险应对机制：（一）一般风险：由业务部门及下属单位自行处置，处置结果须报专责部门备案。（二）重大风险：由领导小组牵头成立专项工作组，分级处置，处置过程须全程记录并上报。第二十二条责任追究机制：对违反工程联系单管理制度的行为，根据情节轻重实施绩效扣减、纪律处分、法律责任追究等措施，具体标准由公司奖惩管理办法规定。第二十三条评估改进机制：每年开展工程联系单专项管理效果评估，评估报告须提交领导小组审议，评估结果作为制度优化的依据。第五章专项管理保障措施第二十四条组织保障：各级领导应将工程联系单专项管理纳入年度工作计划，定期听取工作报告，解决管理难题。第二十五条考核激励机制：将工程联系单专项合规情况纳入部门及个人年度考核，考核结果与绩效、评优直接挂钩。第二十六条培训宣传机制：分层级开展工程联系单专项培训，管理层重点培训合规履职要求，一线员工重点培训操作规范。第二十七条信息化支撑：通过信息化系统实现工程联系单的电子化流转、风险实时监控、自动审批等功能，提升管理效率。第二十八条文化建设：定期发布工程联系单合规手册，组织签订合规承诺书，通过宣传栏、内部平台等渠道营造全员合规氛围。第二十九条报告制度：业务部门及下属单位须每月向牵头部门报送工程联系单执行情况，重大风险事件须即时上报，年度管理情况须在次年X月X日前提交总结报告