建供应商库参照制度

建供应商库参照制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国采购法》《中华人民共和国招标投标法》《企业内部控制基本规范》及相关行业准则，结合公司实际管理需求，为规范供应商管理行为、防控采购风险、提升供应链治理水平制定。制度旨在明确供应商库建设与管理流程，防范利益输送、商业贿赂、质量缺陷等风险，确保采购活动合法合规、高效透明。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，涵盖采购、生产、工程、服务等领域涉及供应商选择、评估、使用、淘汰的全流程管理。业务场景包括但不限于原材料采购、技术服务、咨询服务、工程建设、设备租赁等，所有涉及外部合作方的业务均须遵循本制度执行。第三条本制度中核心术语定义如下：（一）“XX专项管理”指公司围绕供应商库建设与管理，通过风险识别、流程控制、监督考核等手段实施的全流程治理活动。（二）“XX风险”指在供应商引入、使用、淘汰等环节可能引发的法律、合规、财务、安全、质量等风险事件。（三）“XX合规”指供应商及公司采购行为符合国家法律法规、行业规范、公司制度及商业道德标准的状态。第四条供应商库建设与管理遵循以下核心原则：（一）全面覆盖原则。供应商库应覆盖公司业务所需各类合作方，形成标准化、体系化的管理机制。（二）责任到人原则。明确各级管理及执行岗位的职责分工，确保责任链条闭环。（三）风险导向原则。重点管控高风险供应商及场景，实施差异化管理措施。（四）持续改进原则。根据业务变化、风险动态及时优化供应商库结构与管理制度。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人为公司供应商库管理的第一责任人，对管理体系的合法性、完整性负总责；分管领导为直接责任人，负责专项工作的日常监督与决策审批。第六条设立XX专项管理领导小组，由公司主要负责人牵头，成员包括分管领导、财务部、合规部、采购部、法务部等相关部门负责人。领导小组统筹供应商库建设规划、重大风险决策、跨部门协调，每季度召开例会审议管理报告。第七条XX专项管理领导小组下设办公室，挂靠采购部，负责制度执行、信息汇总、培训宣贯等工作，确保管理要求传导至各业务单元。第八条牵头部门（采购部）职责：（一）统筹制定供应商库管理制度，完善评估标准与准入条件；（二）组织开展供应商尽职调查，建立风险画像与动态监控机制；（三）监督各部门供应商使用情况，定期发布管理通报；（四）推动供应商分级分类管理，优化合作资源结构。第九条专责部门职责：（一）合规部：审核供应商资质与反商业贿赂合规性，出具风险评估意见；（二）法务部：参与重大合同谈判，处理供应商法律纠纷；（三）财务部：监督付款合规性，核查发票与票据风险；（四）技术部：评估供应商技术能力与产品性能，组织专业评审。第十条业务部门及下属单位职责：（一）根据业务需求编制《供应商需求清单》，明确技术参数与商务条款；（二）执行供应商比选程序，不得擅自指定或规避评审流程；（三）落实已入库供应商的服务质量考核，及时反馈重大异常；（四）配合完成供应商退出评估，确保档案完整归档。第十一条基层执行岗责任：（一）采购专员须签署《岗位合规承诺书》，严格执行供应商准入流程；（二）发现疑似违规行为（如围标串标、利益输送）须第一时间上报，不得隐瞒或拖延；（三）定期参与供应商管理培训，掌握最新政策要求。第三章专项管理重点内容与要求第十二条供应商信息采集与尽职调查：供应商入库须采集《基础信息表》（含营业执照、税务登记证、行业许可等），通过“企业信用信息公示系统”“行业黑名单库”等渠道核实合规性。第十三条招标采购流程规范：单一来源采购须提交可行性论证报告，公开招标项目需通过电子招标平台进行，全程记录开标、评标过程，确保“人、机、书”一致。第十四条供应商绩效评估：每年开展一次综合评分（技术得分占比X%，服务得分占比X%，合规得分占比X%），考核结果与续约挂钩，不合格供应商列入重点关注名单。第十五条关键领域供应商监控：涉及资金密集型业务（如工程建设）的供应商，必须落实保证金制度，并按季度提交履约报告。第十六条禁止性行为管控：（一）严禁未经评估擅自使用“关系供应商”；（二）严禁在采购环节设置排他性条款；（三）严禁收受供应商财物或接受宴请等利益输送行为。第十七条供应商退出管理：因重大违约（如质量事故、安全事故）的供应商，须在X日内完成退出程序，包括合同解除、资产处置、合作方推荐等闭环管理。第十八条数据安全与保密：供应商接入公司信息系统前须签署《数据保密协议》，明确保密范围与违约责任，定期进行安全审计。第十九条联合体采购管理：多家供应商组成的联合体，需提交《联合体协议》，明确牵头方与成员权责，审计时穿透核查实际出资比例。第四章专项管理运行机制第二十条制度动态更新机制：每年X月由采购部牵头修订供应商库标准，根据《采购法》修订、《反不正当竞争法》新规等及时补充条款。第二十一条风险识别预警机制：每半年开展一次供应商风险排查，形成《风险清单》，高风险供应商纳入“红黄蓝”预警体系（红色停用、黄色监测、蓝色正常）。第二十二条合规审查嵌入机制：采购合同签订前必须完成合规审查，通过“智能风控系统”自动校验发票、资质等要素，未通过不得付款。第二十三条重大风险处置流程：发生供应商重大违约事件时，立即启动应急预案，责任部门在X小时内上报处置方案，必要时启动司法程序。第二十四条责任追究标准：违规采购按金额的X%-X%进行处罚，情节严重的解除劳动合同并移交纪检监察，同步调整供应商信用等级。第二十五条评估改进机制：每年X月提交《供应商库有效性评估报告》，重点分析供应商流失率、投诉率、合规问题发生率等指标，提出优化建议。第五章专项管理保障措施第二十六条组织保障：各级领导须在月度会议上汇报供应商管理进度，分管领导对分管领域的供应商质量负首要责任。第二十七条考核激励机制：将供应商合规情况纳入部门年度考核指标，优秀合作案例在内部刊物刊登，与评优评先直接挂钩。第二十八条培训宣传机制：新员工入职必须接受供应商管理培训，每年组织X次专项考试，考核不合格者需补训。第二十九条信息化支撑：开发“供应商管理平台”，实现电子化准入、分级预警、合同全生命周期管理，对接财务系统自动核销。第三十条文化建设措施：制作《供应商合规手册》，在办公区张贴“合规承诺墙”，定期发布《供应链治理白皮书》强化意识。第三十一条报告制度要求：（一）风险事件报告：发生重大违约事件时，责任部门在X小时内提交《事件分析报告》，包括原因、影响及整改措施；（二）年度管理报告：采购部在次年X月前完成《供应商库年度报告》，向领导小组汇报全年新增供应商比例、淘汰率等核心数据。