文书档案归档制度

文书档案归档制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国档案法》《企业档案工作规范》等行业法律法规及集团母公司关于档案管理的总体要求制定，结合公司内部档案管理实际需求，旨在规范文书档案的形成、收集、整理、归档、保管、利用及销毁等全过程管理，防控档案管理风险，提升档案资源价值，保障公司经营决策、合规运营及历史传承的合法性与完整性。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，覆盖公司经营管理、项目执行、行政事务、人力资源等所有涉及文书档案产生的业务场景，包括但不限于合同协议、会议纪要、财务凭证、技术图纸、法律文书、内部通知等具有保存价值的文件材料。第三条本制度下列核心术语定义如下：（一）“文书档案专项管理”是指公司为确保文书档案合规、安全、高效管理而建立的一整套制度体系、操作流程及监督机制，涵盖档案全生命周期的管理活动。（二）“档案管理风险”是指因档案管理流程不规范、制度执行不到位、技术保障缺失等可能导致档案遗失、损毁、泄密或利用受限而引发的潜在损害或法律纠纷。（三）“档案合规”是指公司所有档案管理活动必须符合国家法律法规、行业准则及公司内部规章要求，确保档案管理的合法性、真实性、完整性及安全性。第四条文书档案专项管理遵循“全面覆盖、责任到人、风险导向、持续改进”的核心原则：（一）全面覆盖原则：确保所有业务场景下的文书档案均纳入管理制度范围，无死角、无遗漏。（二）责任到人原则：明确各级组织及岗位的档案管理职责，实现责任主体可追溯。（三）风险导向原则：聚焦档案管理中的高风险环节，优先配置资源，强化防控措施。（四）持续改进原则：根据内外部环境变化及管理实践反馈，动态优化档案管理制度及流程。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司文书档案专项管理负总责，领导决策层对档案管理工作的方向性、重要性及资源保障提供根本性支持；分管领导为公司文书档案专项管理的直接责任人，统筹制度执行、监督考核及重大风险处置。第六条设立公司文书档案专项管理领导小组（以下简称“领导小组”），由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，各部门负责人及下属单位代表为成员。领导小组负责统筹公司文书档案专项管理工作的顶层设计、决策审批、跨部门协调及重大事项监督，确保制度有效落地。第七条领导小组主要职责包括：（一）审议批准公司文书档案专项管理制度及年度工作计划；（二）协调解决档案管理中的重大问题及跨部门协作需求；（三）监督考核各部门及下属单位的档案管理合规情况；（四）定期听取专项管理工作汇报，评估制度有效性并推动优化。第八条明确三类主体在文书档案专项管理中的职责分工：（一）牵头部门（由行政部担任）：1.负责文书档案专项管理制度的起草、修订及解释；2.统筹全公司档案管理流程标准化建设，组织培训宣贯；3.定期开展档案管理风险排查，监督制度执行情况；4.审核归档文件质量，指导业务部门档案分类及整理。（二）专责部门（由法务部、财务部等担任）：1.负责本领域业务文件的法律合规性、财务真实性审核；2.优化档案管理相关业务流程，嵌入合规审查节点；3.参与重大档案风险事件的处置，提供专业支持；4.建立本领域档案专项管理指引，提升专业化水平。（三）业务部门/下属单位：1.负责日常业务文件的形成、收集、初审及归档前的移交；2.落实领导小组及牵头部门的制度要求，开展岗位风险防控；3.配合专项检查，及时整改发现的问题；4.确保本领域档案管理的原始性、完整性与安全性。第九条基层执行岗位（如业务员、文员等）承担以下档案管理责任：（一）严格遵守文件处理规范，确保业务文件及时完整记录；（二）对经手文件的真实性、完整性负责，杜绝伪造、篡改行为；（三）发现档案管理风险或异常情况时，须立即向直属上级报告；（四）离职或调岗时须完成手头文件的清点交接，确保无遗漏。第三章专项管理重点内容与要求第十条业务文件的形成与收集：业务文件须在业务活动发生时同步形成，禁止事后补制；电子文件与纸质文件需同步归档，确保格式兼容与数据一致性；特殊文件（如涉密、重要合同）须在收集时标注特殊属性。第十一条文件分类与整理：采用“一级类目（如经营、行政、人事）—二级类目（如合同、会议、人事档案）—三级类目（具体文件）”的三级分类体系；同类文件按时间顺序或重要程度排序，确保逻辑清晰、查找便捷。第十二条归档要求：（一）纸质文件需折叠规范、无破损，使用标准档案盒存储；（二）电子文件需统一存储于指定服务器，定期备份至异地灾备系统；（三）归档文件须填写《文书档案归档登记表》，经部门负责人审核签字后方可移交；（四）涉密文件需全程加密传输与存储，严禁非授权设备处理。第十三条档案保管与安全：（一）纸质档案存储于恒温恒湿、防火防虫的专用库房，重要档案可双套异地保管；（二）电子档案实行权限分级管理，定期进行数据校验，防止逻辑错误或丢失；（三）库房禁止饮食、吸烟，非授权人员未经许可不得进入；（四）定期检查档案保管环境及设备状态，发现隐患及时整改。第十四条档案利用与借阅：（一）内部利用需填写《文书档案借阅申请单》，经审批后办理借阅手续；（二）外部利用需提供合法证明并经领导小组批准，严格记录利用过程；（三）涉密档案原则上不得外借，确需借阅的须签订保密协议并全程监督；（四）借阅文件须按时归还，严禁涂改、拆分或损毁。第十五条档案销毁管理：（一）定期开展档案鉴定，对无保存价值的文件编制《档案销毁清册》并审批；（二）纸质档案销毁须采用碎纸机销毁，电子档案需物理销毁存储介质；（三）销毁过程须双人监督，并记录销毁时间、地点、经办人；（四）销毁清册需存档备查，特殊档案销毁需报备领导小组备案。第十六条档案数字化管理：（一）优先推进业务量大的档案数字化，确保图像清晰、数据准确；（二）电子档案管理系统须具备防篡改、可追溯功能，符合国家信息安全等级保护要求；（三）数字化过程中需核对原件与扫描件一致性，建立数字化档案索引；（四）数字化成果与原生档案同等管理，定期更新维护。第十七条档案合规风险防控：（一）业务文件须在形成时同步标注合规要素（如合同期限、审批权限），缺失要素不得归档；（二）电子档案操作需全程留痕，系统自动校验文件合规性，异常操作须人工复核；（三）定期开展档案合规性自查，对高风险领域（如法律文书、财务凭证）进行重点抽查；（四）发现合规问题须立即隔离风险文件，启动问题整改与责任倒查。第四章专项管理运行机制第十八条制度动态更新机制：牵头部门每年第一季度对照最新法规政策及业务变化，修订完善档案管理制度；领导小组每半年听取一次制度执行情况，对重大调整事项召开专题会议审议。第十九条风险识别预警机制：（一）牵头部门联合专责部门每季度开展档案管理风险排查，编制《风险清单》并分级管控；（二）对高风险环节（如电子档案丢失、涉密文件违规外传）发布预警通知，明确整改时限；（三）建立风险信息共享机制，业务部门需将风险上报至牵头部门汇总分析；（四）风险信息须纳入绩效考核，对重复发生的问题启动专项治理。第二十条合规审查机制：（一）将档案合规要求嵌入业务流程，如合同签订前需审核附件完整性，采购审批中需检查文件合规性；（二）重要文件（如招投标、重大投资）的归档须经专责部门前置审核，未经审核不得实施；（三）建立“问题档案台账”，对审查中发现的不合规文件限期整改，复查合格后方可归档；（四）审查结果与业务部门绩效挂钩，连续三次不合格的部门负责人须述职说明。第二十一条风险应对机制：（一）一般风险由业务部门自行处置，牵头部门提供指导支持；（二）重大风险须由领导小组启动应急响应，制定处置方案并同步上报母公司（如适用）；（三）跨部门风险事件需成立临时处置小组，明确总指挥、成员单位及职责分工；（四）风险处置过程须全程记录，处置完成后提交《风险处置报告》存档备查。第二十二条责任追究机制：（一）对违反档案管理制度的情形，根据《公司违规行为处罚办法》进行分级处罚，包括但不限于：通报批评、绩效扣分、纪律处分；（二）因主观故意或重大过失导致档案损失的，追究直接责任人及部门负责人连带责任；（三）每年第四季度组织年度考核，对档案管理不力的部门取消评优资格；（四）处罚决定须公示，并作为员工年度评优的重要依据。第二十三条评估改进机制：（一）牵头部门每年第四季度组织对档案管理制度有效性的全面评估，形成《评估报告》提交领导小组；（二）评估内容涵盖制度覆盖率、执行率、风险防控效果等量化指标；（三）对评估发现的问题，制定改进计划并明确责任单位与完成时限；（四）评估结果用于优化制度设计，如流程再造、技术升级等。第五章专项管理保障措施第二十四条组织保障：（一）公司主要负责人每年至少听取一次档案管理工作汇报，解决资源瓶颈；（二）设立专项经费保障制度运行，包括库房改造、系统采购、人员培训等；（三）领导小组每季度召开例会，协调解决跨部门协作中的重大障碍；（四）下属单位须指定专人负责档案管理工作，并纳入母公司考核体系。第二十五条考核激励机制：（一）将档案管理合规情况纳入部门年度考核的10%权重，与绩效奖金直接挂钩；（二）对档案管理突出的部门及个人，授予“年度档案工作奖”，并在内部通报表扬；（三）连续三年档案管理考核优秀的部门，可享受专项信息化建设倾斜政策；（四）将员工档案合规操作纳入岗位履职承诺，签署《合规责任书》后生效。第二十六条培训宣传机制：（一）每年3月、9月开展全员档案管理培训，新员工入职须通过考核；（二）专责部门针对高风险岗位（如法务、财务）开展定制化培训，内容涵盖风险识别、合规操作等；（三）利用内部OA平台发布档案管理知识问答，定期组织线上测试；（四）制作《档案管理手册》，分发给各部门存档学习，每年更新版本号。第二十七条信息化支撑：（一）采购符合ISO27001标准的电子档案管理系统，实现全文检索与智能预警；（二）系统需具备权限分级功能，与公司OA系统集成单点登录；（三）建立异地灾备中心，确保电子档案在自然灾害中的可恢复性；（四）系统运维团队需定期开展安全测试，包括渗透测试、漏洞扫描等。第二十八条文化建设：（一）公司层面每年设立“档案合规月”，通过海报、案例分享等形式强化全员意识；（二）在办公区设置档案管理宣传角，展示合规操作指南及风险案例；（三）组织“优秀档案管理实践评选”，获奖案例汇编成册供学习参考；（四）高层管理者带头签署《档案合规承诺书》，树立示范效应。第二十九条报告制度：（一）风险事件上报：发生档案丢失、损毁等事件后2小时内，业务部门须向牵头部门报告，重大事件同步上报领导小组；（二）年度管理报告：每年12月31日前，牵头部门需提交《年度档案管理工作报告》，内容包括制度执行情况、风险处置结果、改进建议等；（三）报告须经分