公司应收账款管理办法

公司应收账款管理办法第一章总则第一条目的与依据为规范公司应收账款管理，加速资金周转，降低坏账风险，保障公司资产安全与经营效益，依据国家相关法律法规及公司财务管理制度，特制定本办法。本办法旨在明确各部门在应收账款管理中的职责，建立健全从客户授信、合同签订到款项回收的全流程管控机制，确保公司现金流健康稳定。第二条基本原则应收账款管理应遵循以下原则：1.审慎性原则：客户选择与信用额度授予应基于充分的调查与评估，确保风险可控。2.效益性原则：在保障回款安全的前提下，兼顾市场拓展与客户关系维护，追求整体经营效益最大化。3.责任到人原则：明确应收账款发生与回收的责任主体，将回款情况纳入相关人员的绩效考核。4.协同性原则：销售、财务、法务等部门应密切配合，形成管理合力，共同推进应收账款的有效管理。第三条适用范围本办法适用于公司所有因销售商品、提供劳务等经营活动所产生的应收账款。公司控股子公司可参照执行，或根据自身情况另行制定管理办法并报公司备案。第二章组织与职责第四条公司层面公司总经理办公会为应收账款管理的最高决策机构，负责审批公司整体信用政策、重大客户授信额度、以及超常规的应收账款处理方案。第五条销售及业务部门销售及业务部门是应收账款产生的源头，也是回收责任的首要承担者。其主要职责包括：1.负责客户的开发、选择与维护，进行客户背景调查与信用初步评估。2.按照公司信用政策及审批权限，申请客户信用额度及账期。3.负责合同条款的洽谈与签订，确保付款条件清晰、明确、有利。4.发货后，负责与客户的日常沟通，及时跟进发票传递与款项回收进度。5.作为应收账款日常催收的第一责任人，制定催收计划，采取有效措施确保款项按期收回。6.定期与客户进行对账，确保双方账目一致，并及时处理对账差异。7.对逾期应收账款进行重点跟踪与催收，并及时向财务部门及公司领导汇报进展。8.配合财务部门进行应收账款的分析与评估，提供客户相关信息。第六条财务部门财务部门是应收账款管理的核算与监控中心，其主要职责包括：1.负责应收账款的日常核算，确保账务处理及时、准确。2.定期（如每月）与销售部门核对应收账款明细，确保账实相符。3.监控应收账款的账龄变化，对应收账款进行账龄分析，及时向销售部门及公司领导发出逾期预警。4.协助销售部门进行客户信用状况的复核与评估，提供财务角度的专业意见。5.参与重大合同的评审，特别是对付款条件、违约责任等条款的合规性与财务风险进行审核。6.定期编制应收账款明细表、账龄分析表及回款情况报表，为管理层提供决策支持。7.对应收账款管理的有效性进行分析，提出改进建议。8.对于进入法律程序的应收账款，配合法务部门提供相关财务证据。第七条法务部门法务部门是应收账款管理的法律支持与保障部门，其主要职责包括：1.参与公司信用政策的制定，提供法律意见。2.审核销售合同及相关法律文件，确保合同条款的严谨性与合法性，防范法律风险。3.为销售及财务部门提供应收账款催收的法律指导。4.对于恶意拖欠或难以通过常规手段回收的应收账款，根据公司决策，启动法律程序（如发律师函、申请仲裁、提起诉讼等）进行追索。5.负责处理应收账款相关的法律纠纷。第三章客户准入与信用管理第八条客户准入标准公司应建立明确的客户准入标准，销售部门在开发新客户时，应对客户的基本情况（如工商信息、经营状况、财务状况、行业声誉、过往合作记录等）进行尽职调查。对于重要客户或大额交易，应有详细的客户评估报告。第九条信用评估与额度审批1.公司实行客户信用额度与账期管理制度。所有赊销客户均需经过信用评估并获得信用额度及账期批准后方可进行交易。2.销售部门根据客户调查情况，填写《客户信用额度申请表》，说明客户基本情况、申请额度、账期及理由，并附上相关证明材料。3.财务部门对销售部门提交的信用申请进行复核，重点评估客户的偿债能力与信用风险，并提出财务意见。4.信用额度及账期的审批权限按照公司分级授权制度执行。超出销售部门经理审批权限的，须报请公司分管领导或总经理办公会审批。5.对于首次合作、或合作历史较短、或信用状况一般的客户，原则上应采用预付款或现款现货的结算方式。确需赊销的，应从严控制信用额度与账期。6.客户信用额度与账期并非一成不变，应根据客户合作情况、付款表现及市场变化等因素，定期（如每年）进行重新评估与调整。第四章合同签订与履行管理第十条合同签订规范1.所有销售业务均应签订书面合同，明确产品/服务、数量、价格、付款方式、付款期限、交货方式、违约责任等核心条款。2.合同文本应优先采用公司标准合同模板。对非标合同或重大合同，须经法务部门审核。3.合同中的付款条件应清晰、具体，例如：“货到验收合格后XX日内支付XX%货款”，避免使用“尽快支付”、“验收合格后支付”等模糊表述。4.合同签订前，销售部门应确保客户对合同条款无异议，并由授权代表签字盖章。第十一条发货与开票管理1.仓库部门应严格按照经审批的销售合同或发货通知单组织发货，并确保发货信息准确无误。2.货物发出后，销售部门应及时跟踪客户收货情况，并在确认客户收到货物及验收合格（如需）后，立即通知财务部门开具发票。3.财务部门应根据合同约定及实际发货情况，及时、准确地开具增值税发票，并由销售部门负责及时送达客户，或通过可靠方式传递，并取得客户签收凭证。第五章应收账款日常管理第十二条台账管理销售部门与财务部门均应建立应收账款台账，详细记录客户名称、合同号、发货日期、发票金额、发票日期、应收金额、已收金额、未收金额、账期、预计回款日期、实际回款日期等信息，并动态更新。第十三条对账管理1.销售部门应在每个结算周期（如每月或每季度）结束后，主动与客户进行账目核对，确保双方对往来款项的认知一致。2.对账可采取发送对账单、邮件确认、当面沟通等多种方式。重要客户或存在账龄较长款项的客户，应争取获得客户加盖公章的书面对账单。3.对于对账中发现的差异，销售部门应及时查明原因，并与客户协商解决，同时将结果反馈给财务部门。第十四条账龄分析与预警1.财务部门应按月度进行应收账款账龄分析，将应收账款按账龄（如0-30天、31-60天、61-90天、____天、180天以上等）进行分类统计。2.对于即将到期的应收账款，财务部门应提前（如到期前5-10天）提醒销售部门进行催收。3.对于已逾期的应收账款，财务部门应立即通知销售部门，并协同分析逾期原因，督促销售部门制定专项催收方案。第六章应收账款催收第十五条催收策略与方法1.催收工作应坚持“及时、适度、有效”的原则，注重与客户的沟通技巧，维护良好的客户关系，同时保持催收的力度。2.催收方式可包括电话、邮件、函件、上门拜访等。对于不同逾期程度和不同类型的客户，应采取差异化的催收策略。3.对于账龄较短、金额较小的逾期款项，可先通过友好提醒的方式进行催收。4.对于账龄较长、金额较大或客户付款意愿不强的逾期款项，销售部门负责人应亲自介入，与客户高层沟通。5.催收过程中，应做好详细记录，包括催收时间、对象、沟通内容、客户反馈、承诺付款日期等。第十六条逾期应收账款管理1.当应收账款出现逾期时，销售部门应立即查明原因（如客户资金紧张、对产品/服务有异议、发票未收到等），并根据原因采取针对性措施。2.对于客户提出的异议，销售部门应第一时间核实情况，并协调公司相关部门予以解决，消除回款障碍。3.对于确因客户资金困难导致逾期的，销售部门应与客户协商制定分期付款计划，并报财务部门及公司领导审批。分期付款计划必须有明确的还款时间表和保障措施。4.对于逾期超过一定期限（如90天）且催收无效的应收账款，财务部门应协同销售部门对该客户的信用状况进行重新评估，必要时暂停其信用额度或终止后续合作。5.对于存在重大坏账风险的应收账款，经公司批准后，法务部门应及时介入，评估采取法律手段的必要性与可行性，并适时启动法律程序。第十七条坏账准备与核销1.财务部门应根据企业会计准则及公司会计政策，对应收账款的可收回性进行谨慎判断，足额计提坏账准备。2.对于确实无法收回的应收账款，应按照规定的程序进行核销。核销前，必须经过充分的催收努力，并取得确凿的证据证明款项无法收回。3.坏账核销需履行严格的审批程序，由销售部门提出申请，说明坏账原因、催收过程及核销理由，经财务部门审核、审计部门（如设有）复核后，报请公司总经理办公会或董事会审批。4.已核销的坏账并不意味着放弃追索权，销售部门仍应关注客户动态，一旦发现客户具备偿债能力，应立即采取措施进行追索。第六章特殊情况处理第十八条客户延期付款客户因特殊原因申请延期付款的，销售部门应要求客户提供书面申请，并说明延期理由及预计付款日期。销售部门对申请进行审核评估后，按审批权限报请上级领导审批。延期付款一般应收取合理的资金占用费或利息。第十九条债务重组与债权转让对于陷入财务困境但仍有挽救可能的重要客户，或为减少坏账损失，经公司批准，可考虑采取债务重组（如减免部分款项、修改付款条件等）或债权转让等方式处理应收账款。相关方案须经财务部门、法务部门审核，并报公司最高决策机构批准。第二十条以物抵债在特定情况下，经公司批准，可接受客户以非货币资产（如产品、设备等）抵偿债务。以物抵债必须进行严格的资产评估，确保抵债资产的价值公允且易于变现，并履行相应的审批程序。第七章监督、考核与奖惩第二十一条监督检查公司应定期或不定期对应收账款管理办法的执行情况进行监督检查，确保各项规定落到实处。内部审计部门（如设有）应将应收账款管理作为审计工作的重点之一。第二十二条考核与奖惩1.公司应将应收账款的回收情况纳入销售部门及相关销售人员的绩效考核体系，并与薪酬、晋升等挂钩。2.对于在应收账款管理中表现突出，能有效控制风险、加速回款、避免坏账损失的部门和个人，公司应给予表彰和奖励。3.对于因工作失职、滥用信用额度、合同条款不当、催收不力等原因导致应收账款逾期或形成坏账的，公司将视情节轻重对相关责任人进行批评教育、经济处罚直至追究法律责任。第八章附则第二十三