公司印章管理办法

公司印章管理办法第一章总则第一条为规范公司印章的刻制、保管、使用及废止等管理工作，确保公司印章使用的合法性、严肃性和安全性，防范潜在风险，维护公司的合法权益，依据国家相关法律法规及公司章程，特制定本办法。第二条本办法所称公司印章，是指在公司经营管理活动中代表公司意志、具有法律效力的各类印章，主要包括但不限于：公司公章、法定代表人印章、合同专用章、财务专用章、发票专用章、以及因业务需要设立的其他专项业务印章（以下统称“印章”）。第三条公司印章管理遵循“统一管理、分级负责、规范用印、严格审批”的原则。任何部门和个人在使用印章时，必须严格遵守本办法的规定。第四条本办法适用于公司及所属各部门、分支机构（若有）的所有印章管理活动。第二章印章的刻制、启用与废止第五条印章的刻制公司印章的刻制均须由需求部门提出书面申请，详细说明刻制印章的名称、用途、规格及保管责任人等，经公司相关管理部门审核，并按审批权限报请公司领导批准后，由指定的行政管理部门（如行政部或办公室）统一到具备法定资质的机构办理刻制手续。严禁任何部门或个人未经批准私自刻制公司印章。第六条印章的启用新印章刻制完成后，应由行政管理部门会同申请部门对印章样式、规格进行核验。核验无误后，由行政管理部门负责登记备案，建立印章管理台账，详细记录印章名称、印模、启用日期、保管部门及保管人等信息。启用前，可根据需要发布印章启用通知，明确新印章的使用范围和效力。第七条印章的废止因机构变动、名称变更、印章磨损、政策调整或其他原因导致印章不再适用时，原使用部门应及时向行政管理部门提出印章废止申请。经审批同意后，由行政管理部门负责将废止印章收回。收回的废止印章应妥善保管，并按照规定程序统一销毁或封存。销毁时应有专人监销，并做好销毁记录。第三章印章的保管与使用第八条印章的保管1.公司各类印章应指定专人负责保管，保管人原则上应为部门负责人或其指定的责任心强、工作严谨的正式员工。保管人名单应报行政管理部门备案。2.印章保管实行“谁保管、谁负责”的原则。保管人应妥善保管印章，确保印章安全，防止被盗、遗失或滥用。印章应存放在保险柜或带锁的专用抽屉等安全装置内。3.保管人出差、休假或因其他原因暂时无法履行保管职责时，应提前向部门负责人报告，并指定临时保管人，办理交接手续，明确交接责任。临时保管期间，临时保管人应履行同等保管义务。4.印章保管人工作调动或离职时，必须办理印章交接手续，由部门负责人监交，交接双方签字确认，并及时更新印章管理台账中的保管人信息。第九条印章的使用申请与审批1.使用公司印章必须严格履行申请和审批手续。申请人应填写《用印申请单》，详细注明用印文件名称、份数、用途、用印类型、申请部门、申请人及日期等信息，并附上需用印的文件原件或复印件。2.《用印申请单》及附件需经部门负责人审核签字。根据用印事项的性质、重要程度及金额大小（如适用），按照公司规定的审批权限逐级报请相关领导审批。涉及重大合同、协议、对外承诺、资金往来等重要事项的用印，必须报请公司主要领导或其授权人审批。3.审批人应对用印内容的真实性、合法性、合规性负责。对不符合规定或有疑问的用印申请，审批人有权拒绝审批或要求补充说明。第十条用印规范1.印章保管人应对审批手续齐全的用印申请进行核对，确认无误后方可用印。用印时应确保印文清晰、端正、完整，位置适当。2.严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信或内容不完整、未经审批的文件上加盖公司印章。3.用印文件内容如涉及法律、财务等专业性较强的事项，应事先咨询相关专业部门（如法务部、财务部）的意见。4.同一文件需加盖多枚不同印章的，应分别履行相应的审批手续。5.用印后，保管人应在《用印申请单》上记录用印日期、用印数量，并由申请人签字确认。同时，应将《用印申请单》及用印文件复印件（或扫描件）存档备查，存档期限应符合公司档案管理规定。第十一条用印监督与核对1.印章保管人在用印前，应仔细核对审批手续是否完备，用印文件内容与《用印申请单》所列内容是否一致，确保无误后方可盖章。2.对于重要文件或批量用印，保管人可要求申请人在场监印。3.用印过程中，保管人应亲自操作，不得让他人代为用印，除非有明确的授权并办理了相应手续。第十二条外出用印管理原则上，公司印章不得带出公司办公场所使用。确因特殊情况（如异地签约、紧急事务处理等）需要携带印章外出使用的，申请人必须提出书面申请，详细说明外出用印的事由、地点、时间、文件内容及随行人员等，经公司主要领导批准后，由印章保管人或其指定的专人携带随同前往。外出用印时，必须确保印章在保管人视线范围内使用，并对用印全过程负责。用印完毕后，应立即将印章带回公司妥善保管，并向批准领导汇报用印情况。第四章印章的遗失、被盗与补刻第十三条印章的遗失与被盗印章保管人如发现印章遗失或被盗，应立即向部门负责人及公司行政管理部门报告，并同时向公安机关报案。行政管理部门接到报告后，应立即上报公司领导，并协助保管人采取必要的补救措施，如发布遗失声明、向相关单位通报等，以最大限度降低风险。第十四条印章的补刻印章遗失或被盗后，如需补刻，应按照本办法第五条关于印章刻制的规定重新办理审批和刻制手续。补刻的印章在名称或样式上应与原印章有所区别，除非原印章已按法定程序声明作废并获得相关部门认可。第五章监督与责任第十五条监督检查公司行政管理部门负责对公司印章管理和使用情况进行日常监督和定期检查。各部门应积极配合检查工作。对检查中发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。第十六条责任追究对于违反本办法规定，有下列行为之一的，公司将视情节轻重，对相关责任人进行批评教育、经济处罚、行政处分，构成犯罪的，依法追究刑事责任：1.未经批准私自刻制、启用、销毁公司印章的；2.擅自将印章带出规定保管地点或交他人代管、使用的；3.在空白文件或未经审批的文件上加盖印章的；4.因保管不善导致印章遗失、被盗或损坏的；5.用印后不按规定登记或存档的；6.伪造、变造、盗用公司印章的；7.其他违反本办法规定，造成公司损失或不良影响的。第六章附则第十七条本办法未