公司快递如何管理制度

一、总则1.1目的与依据为规范公司快递业务的管理，降低运营成本，提高工作效率，并确保公司及员工的合法权益，依据国家相关法律法规及公司内部管理规定，特制定本制度。1.2适用范围本制度适用于公司所有部门及全体员工在公司经营活动中涉及的各类快递收发业务，包括但不限于文件、资料、样品、货物等的寄送与接收。1.3基本原则快递管理应遵循“统一规范、安全高效、成本控制、责任到人”的原则。所有快递行为均需符合公司利益，遵守公司保密规定。二、组织与职责2.1行政部（或指定部门）职责行政部为本公司快递管理的归口管理部门，主要职责包括：*制定和修订公司快递管理制度及相关流程。*负责公司快递服务商的筛选、评估、合作协议的签订与管理。*统一协调和监督公司各部门的快递收发工作。*负责公司快递费用的统计、核算、分析与控制。*处理快递过程中发生的争议、丢失、损坏等问题的协调与解决。*定期对公司快递管理情况进行检查与通报。2.2各部门职责*各部门负责人为本部门快递管理的第一责任人，负责本部门快递业务的规范使用和成本控制。*指定专人（可兼职）负责本部门日常快递的集中收发、登记与信息传递。*确保本部门员工遵守公司快递管理制度，规范填写快递单，合理选择快递方式。2.3员工职责*严格遵守公司快递管理规定，按需、合理使用快递服务。*正确、清晰填写快递单据信息，特别是收件人、联系方式、地址及内件品名。*妥善包装所寄物品，确保物品安全。*公司业务快递应及时交由部门指定人员或行政部统一寄送；个人快递应按规定处理。三、快递管理细则3.1公司业务快递3.1.1寄件管理*寄件申请与审批：*日常、小额、常规文件或物品寄送，由部门负责人审批后，可由部门指定人员或行政部统一安排。*对于贵重物品、大额物品、紧急件或特殊物品（如涉密文件、易碎品、危险品等）的寄送，需填写《快递寄件申请单》，详细注明物品名称、数量、价值、用途、收件信息、选择的快递公司及预估费用等，经部门负责人审核后，报相关分管领导审批。涉密文件的寄送需严格按照公司保密规定执行。*快递服务商选择：*为保证服务质量和成本控制，公司鼓励或指定使用与公司签订协议的快递服务商。行政部会定期公布合作快递服务商名录及其服务范围、优势和价格参考。*特殊情况下，如合作快递服务商无法满足时效或特殊物品运输要求，经行政部同意后，可选择其他合适的快递服务商。*包装与标识：*寄件人应对所寄物品进行妥善包装，防止在运输过程中损坏、丢失或泄露。对于易碎品，应特别加强包装并注明“易碎品”标识。*快递单填写应清晰、准确、完整，公司寄件统一使用公司名称作为寄件人，联系方式为公司公开电话或部门指定电话。*信息登记：所有公司业务快递寄出后，寄件部门或行政部应进行登记，记录寄件日期、快递单号、收件人信息、物品概要、费用等。3.1.2收件管理*统一接收：公司前台或行政部指定区域为公司业务快递的统一接收点。*登记与通知：*快递签收时，前台或指定人员应核对快递单信息（是否为本公司公务件），检查外包装是否完好，并在《公司快递收件登记表》上进行登记，包括收件日期、快递公司、快递单号、寄件人信息、内件品名（如注明）、签收人等。*签收后，应及时通知相关部门或收件人领取。领取时需签字确认。*物品核对与异常处理：收件人在领取快递后，应尽快核对内件是否与寄件方描述一致，数量是否准确，物品是否完好。如发现外包装破损、内件短少或损坏等情况，应立即与行政部联系，由行政部与快递公司交涉处理，并保留相关证据。3.1.3特殊物品管理*涉密文件/物品：必须通过符合保密规定的渠道和方式寄送，由专人负责，严格交接手续。*贵重物品：建议进行保价，并在寄件时明确声明价值，保留相关凭证。*易碎品：寄件人需自行做好充分的缓冲包装，并在外包装上清晰标注“易碎品”、“轻拿轻放”等标识。*危险品：严禁寄送国家法律法规及快递公司规定的禁运、限运物品。3.2员工个人快递*公司原则上不鼓励员工将个人快递寄送至公司办公地址。*如有特殊情况需寄送至公司的，应提前向本部门负责人报备，并在快递单上注明“个人物品”及本人姓名、部门。*个人快递应在非工作时间自行前往前台或指定区域领取。工作时间领取个人快递应尽量不影响正常工作。*公司对员工个人快递的丢失、损坏等不承担责任，由员工自行与快递公司协商处理。*禁止利用公司名义、资源（如公司地址、电话）寄送纯个人物品，禁止在工作时间处理与工作无关的大量个人快递事宜。3.3收件管理补充*对于到付件，前台或指定收件人员应先与收件部门或收件人确认是否接收，未经确认不得签收。如确认接收，需记录到付金额。*对于无明确收件人或疑似推销、广告类的快递，前台或指定人员有权拒收或退回。四、快递费用结算与报销4.1费用结算方式*月结方式：行政部负责与协议快递服务商按月进行费用对账、结算。对账时应核对快递单号、寄件部门、金额等信息，确保无误后按公司财务流程办理付款。*现付/到付方式：非协议快递公司或特殊情况下的现付、到付费用，由寄件人或接收部门先行垫付，再按规定进行报销。4.2费用报销*公司业务快递费用：*月结费用由行政部统一办理报销手续。*现付或到付费用，由经办人凭《快递寄件申请单》（如需审批）、快递底单、费用发票等凭证，按公司财务报销制度规定，经部门负责人审核后，到财务部办理报销。*报销凭证要求：报销时需提供正规的快递服务发票，发票抬头应为公司全称。快递底单作为费用发生的辅助证明。*费用标准控制：各部门应严格控制快递费用支出。行政部将定期统计各部门快递费用，并进行分析通报。五、监督与责任*行政部有权对公司各部门及员工执行本制度的情况进行监督检查。*对于违反本制度规定，造成公司快递费用不合理增加、物品丢失、损坏、信息泄露或不良影响的，公司将视情节轻重，对相关责任人进行批评教育、经济处罚直至纪律处分。*因个人原因（如地址错误、联系方式不清、包装不当等）导致快递延误、丢失、损坏的，相关责任和损失由个人承担。*严禁任何部门或个人利用公司快递渠道从事违法违规