财务报销规章制度及报销流程

财务报销规章制度及报销流程一、总则为加强公司财务管理，规范报销行为，确保资金使用的合规性、合理性与安全性，提高资金使用效益，明确各部门及员工在报销过程中的责任，特制定本制度及流程。本制度依据国家相关财经法律法规，并结合公司实际运营情况制定，适用于公司全体员工的各项费用报销事宜。二、报销基本原则1.真实性原则：所有报销业务必须基于真实发生的经济行为，报销凭证必须真实、合法、有效，严禁虚构交易、虚报冒领。2.合法性原则：报销的费用必须符合国家法律法规、公司内部管理制度及相关合同协议的规定。3.及时性原则：各项费用应在发生后及时办理报销手续，一般不得跨年度报销。特殊情况需书面说明原因并经审批。4.相关性原则：报销费用必须与公司经营活动直接相关，个人消费及与公司业务无关的支出不予报销。5.勤俭节约原则：各项费用支出应遵循必要、合理、节约的原则，反对铺张浪费。三、原始凭证基本要求原始凭证是报销的唯一合法依据，必须符合以下基本要求：1.合规性：原始凭证须为国家税务部门认可的正规发票或行政事业单位收费收据。发票抬头必须完整、准确地填写公司全称及统一社会信用代码。2.完整性：原始凭证应内容完整，包括日期、品名、规格、数量、单价、金额、开票单位盖章等要素清晰可辨。如为电子发票，应确保打印清晰，且未重复报销。3.真实性：原始凭证所反映的经济业务必须真实发生，严禁涂改、挖补、伪造。如发现原始凭证有疑点，财务部门有权要求经办人提供补充证明材料。4.关联性：原始凭证应能清晰反映费用发生的事由、时间、地点、参与人员等与业务相关的信息。对于内容不明确的发票，应附相关说明或证明材料。四、报销范围及标准（一）差旅费1.员工因公出差需提前填写《出差申请单》，注明出差事由、地点、时间、人数及交通工具等，按审批权限报批。2.交通费用：根据出差人员级别及出差地点，选择合适的交通工具。火车、轮船、飞机等交通费用凭有效票据实报实销，超标准部分原则上自理，特殊情况需总经理批准。3.住宿费用：根据出差城市级别及人员级别设定住宿标准上限，在标准内凭发票实报实销。同性员工出差应尽量安排合住，以节约费用。4.伙食及市内交通补贴：可采用定额补贴或凭票报销方式，具体标准参照公司最新发布的《差旅费管理细则》执行。（二）业务招待费1.业务招待费应遵循必要、合理、小额的原则，严格控制支出。2.发生业务招待前，原则上应提前申请，说明招待对象、事由、预计金额，按审批权限报批。3.报销时需提供正式发票、消费明细清单，并在报销单上注明招待对象、事由、参与人员。单次或累计发生额较大的业务招待费，需附相关业务洽谈证明材料。（三）办公费1.办公文具、纸张、饮用水等日常办公消耗品，应由行政部门统一采购、集中报销。2.因特殊情况需个人垫付购买的小额办公物品，报销时需提供合规发票及购物清单，注明用途。（四）其他费用如培训费、咨询费、租赁费、水电费等其他费用，均需凭合法有效凭证，说明费用发生的必要性与合理性，按相应审批流程报销。五、报销审批权限公司根据费用性质、金额大小及管理层级，设定不同的审批权限。具体审批权限表由人力资源部与财务部共同制定并适时更新，作为本制度的附件。任何超越审批权限的报销行为均无效。六、报销流程1.单据整理与填写：经办人在费用发生后，应及时收集、整理合法有效的原始凭证，确保凭证齐全、内容真实。按照要求填写《费用报销单》，详细注明报销部门、日期、事由、金额（大小写必须一致）、所附原始凭证张数等信息，并由经办人签字确认。2.部门负责人审核：经办人将填写完整的《费用报销单》及附件提交部门负责人。部门负责人对费用发生的真实性、必要性、合规性及单据的完整性进行审核，确认无误后签字。3.财务部门复核：经部门负责人审核后的报销单据，提交至财务部门。财务人员对原始凭证的合法性、合规性、准确性，报销金额的计算，以及报销标准的执行情况进行专业复核。对不符合要求的单据，财务部门有权退回并要求经办人更正或补充。4.审批人审批：财务复核通过后，按照审批权限逐级提交相关领导审批。5.付款：经最终审批通过的报销单据，由财务部根据公司资金安排，通过银行转账等方式将报销款项支付给经办人指定的银行账户。原则上，报销款项应支付至原经办人账户。七、责任与监督1.经办人责任：对报销业务的真实性、原始凭证的合法性与完整性负直接责任。严禁虚报、冒领、伪造票据。2.审核人责任：部门负责人对本部门员工报销业务的真实性、必要性负审核责任。3.财务部门责任：对报销凭证的合规性、准确性及报销流程的完整性负专业审核与监督责任。4.审批人责任：对其审批范围内的报销业务负领导责任。5.公司将定期或不定期对报销制度的执行情况进行内部审计与监督检查，对违反本制度规定的行为，将视情节轻重对相关责任人进行处理。八、附则1.本制度未尽事宜，由财务部负责解释和补充。2.若国家相关财经法规政策发生变化，本制度应作相应调整。3.各子公司、控股公司可参照本制度，结合自身实际情况制定具体实施细则，并报总公司财务