共享会议室运营管理制度

PAGE共享会议室运营管理制度一、总则（一）目的为了规范共享会议室的使用，提高会议室的使用效率，确保会议室资源的合理分配，特制定本运营管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有共享会议室的使用、管理与维护。（三）基本原则1.公平公正原则：所有员工在使用共享会议室时享有平等的机会，按照规定的流程进行申请和使用。2.高效利用原则：鼓励员工充分利用共享会议室资源，提高会议室的使用频率，避免资源闲置浪费。3.安全规范原则：确保会议室的使用符合安全要求，维护会议室的良好秩序，遵守相关法律法规和行业标准。二、会议室管理职责（一）行政部门职责1.负责共享会议室的整体规划、布局调整和设施配置。2.制定和完善共享会议室的运营管理制度，并监督执行。3.负责会议室的日常维护、清洁和设备维修，确保会议室环境整洁、设备正常运行。4.负责会议室使用情况的统计、分析，根据使用需求和实际情况，提出优化建议。5.负责会议室钥匙的管理，做好钥匙的发放、回收和保管工作。（二）使用部门职责1.各使用部门应合理安排会议，提前申请使用共享会议室，并确保会议内容符合公司规定和相关法律法规。2.使用部门需指定专人负责会议室的使用管理，在会议结束后及时清理会议室，保持会议室整洁。3.爱护会议室设施设备，如发现设备故障或损坏，应及时通知行政部门进行维修。4.遵守会议室使用规定，不得在会议室进行与会议无关的活动。（三）使用者职责1.使用者需提前预约会议室，按照预约时间使用，不得擅自更改或占用他人预约的会议室。2.进入会议室后，应保持安静，遵守会议秩序，不得大声喧哗、随意走动。3.使用完毕后，清理会议室，关闭电器设备、门窗等，确保会议室安全。4.如因特殊情况需要延长使用时间，应提前通知行政部门并获得批准。三、会议室预约与使用（一）预约方式1.线上预约：员工可通过公司内部办公系统或指定的会议室预约平台进行预约。在预约时，需填写会议主题、时间、参会人数等信息。2.线下预约：员工也可前往行政部门办公室，填写会议室预约登记表进行预约。（二）预约时间1.为了保证会议室资源的合理分配，建议提前[X]小时进行预约。特殊情况需临时使用会议室的，应尽量提前通知行政部门。2.对于重要会议或大型会议，建议提前[X]天进行预约，以便行政部门做好相关准备工作。（三）预约审批1.预约申请提交后，行政部门将根据会议室的使用情况进行审批。如预约时间冲突或会议室已被其他部门占用，行政部门将及时与申请人沟通，协调解决。2.对于涉及公司机密或重要事项的会议，行政部门将根据情况进行重点审核，并确保会议的安全和保密性。（四）使用时间1.使用者应严格按照预约时间使用会议室，不得提前进入或延迟离开。如因特殊情况需要调整使用时间，应提前通知行政部门并获得批准。2.单次会议使用时间一般不得超过[X]小时，如需延长使用时间，应提前向行政部门申请，经批准后方可继续使用。（五）使用人数限制1.各会议室根据其大小和设施配置，设定不同的使用人数上限。使用者应根据实际参会人数选择合适的会议室，不得超员使用。2.如因特殊情况需要超过会议室使用人数上限，应提前向行政部门申请，并采取相应的安全措施，确保会议的正常进行。四、会议室设施设备管理（一）设施设备配置1.行政部门应根据会议室的功能和使用需求，合理配置必要的设施设备，如桌椅、投影仪、音响、麦克风、白板、空调等。2.定期对会议室设施设备进行检查和维护，确保其正常运行。对于损坏或老化的设备，应及时进行维修或更换。（二）设备使用规范1.使用者在使用会议室设施设备时，应严格按照操作规程进行操作，避免因操作不当造成设备损坏。2.使用投影仪时应注意调整焦距、亮度等参数，确保投影效果清晰。使用音响、麦克风时应注意音量适中，避免影响他人。3.使用白板时应使用专用笔，避免使用油性笔等对白板造成损坏。使用完毕后，应及时清理白板。（三）设备维护与维修1.行政部门应定期对会议室设施设备进行巡检，及时发现并处理设备故障和问题。对于一般性故障，行政部门应安排专人进行维修；对于较为复杂的故障，应联系专业维修人员进行维修。2.建立设备维修档案，记录设备的维修情况、维修时间、维修人员等信息。对于频繁出现故障的设备，应及时进行评估，考虑是否需要更换。五、会议室环境卫生管理（一）日常清洁1.每次会议结束后，使用者应及时清理会议室，将垃圾带走，保持桌面、地面、座椅等整洁干净。2.行政部门应安排专人定期对会议室进行全面清洁，包括擦拭桌椅、清扫地面、清洁门窗玻璃等，确保会议室环境整洁卫生。（二）卫生检查1.行政部门应定期对会议室环境卫生进行检查，发现问题及时通知相关责任人进行整改。2.将会议室环境卫生情况纳入部门绩效考核指标，对环境卫生保持良好的部门进行表扬和奖励，对环境卫生不达标的部门进行批评和督促整改。六、会议室安全管理（一）消防安全1.会议室应配备必要的消防设施设备，如灭火器、消火栓等，并确保其处于正常状态。2.使用者应熟悉会议室的消防设施设备位置和使用方法，不得在会议室吸烟或使用明火。3.定期组织员工进行消防安全培训和演练，提高员工的消防安全意识和应急处置能力。（二）用电安全1.会议室的电器设备应符合安全标准，不得私拉乱接电线。2.使用电器设备时应注意用电安全，避免过载使用，防止发生电气火灾事故。3.行政部门应定期对会议室的电器设备进行检查，确保其安全可靠。（三）人员安全1.进入会议室的人员应遵守秩序，不得拥挤、推搡，避免发生意外事故。2.会议室的门窗应保持完好，防止无关人员进入。如发现异常情况，应及时通知行政部门或相关安全部门。七、违规处理（一）违规行为界定1.未按规定预约会议室，擅自占用会议室的。2.未按预约时间使用会议室，提前进入或延迟离开，影响他人使用的。3.超员使用会议室，造成安全隐患的。4.在会议室进行与会议无关的活动，如大声喧哗、吸烟、使用明火等。5.损坏会议室设施设备，未及时报告或故意隐瞒的。6.未按规定清理会议室，环境卫生不达标的。7.违反会议室安全管理规定，造成安全事故的。（二）处理措施1.对于首次违规行为，行政部门将给予口头警告，并要求其立即整改。2.对于多次违规或情节严重的行为，行政部门将视情况给予书面警告、罚款、限制使用会议室等处罚措施，并在公司内部进行通报批评。3.如因违规行为给公司造成经济损失的，违规责任人应承担相应的赔偿责任。4.对于违反法律法规或严重违反公司规章制度的行为，公司将依法依规进行严肃处理，直至解除劳动合同。八、附则（一）制度解释