公司合同运营管理制度

PAGE公司合同运营管理制度一、总则（一）目的为加强公司合同运营管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，提高公司经济效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门、各分支机构在经营活动中签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同、借款合同等。（三）基本原则1.依法合规原则合同的签订、履行、变更、终止等行为应严格遵守国家法律法规及相关政策规定，确保合同合法有效。2.诚实守信原则合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务，不得擅自变更或解除合同。3.风险防范原则加强合同风险评估与防控，对合同签订、履行过程中可能出现的风险进行提前预判，并采取有效措施加以防范。4.统一管理原则公司合同实行统一管理，归口部门负责合同的审核、签订、履行、监督等工作，确保合同管理工作的规范、有序。二、合同管理机构及职责（一）合同管理委员会公司设立合同管理委员会，由公司总经理担任主任，副总经理担任副主任，各部门负责人为成员。合同管理委员会负责审议公司重大合同，协调解决合同管理工作中的重大问题。（二）归口管理部门公司指定[具体部门名称]为合同归口管理部门，负责合同管理的日常工作，其主要职责包括：1.制定和完善合同管理制度；2.组织合同法律审查；3.参与合同谈判；4.负责合同文本的起草、审核、签订、归档等工作；5.监督合同履行情况，协调解决合同履行过程中的问题；6.定期对合同管理工作进行总结和分析，提出改进建议。（三）合同承办部门合同承办部门负责合同的具体承办工作，其主要职责包括：1.负责合同项目的调研、立项、可行性分析等前期工作；2.参与合同谈判，收集、整理与合同相关的资料；3.负责合同文本的起草，并提交归口管理部门审核；4.按照合同约定履行义务，及时向归口管理部门报告合同履行情况；5.负责合同纠纷的处理，并及时向归口管理部门反馈处理结果。（四）其他部门职责公司其他部门应按照各自职责，配合归口管理部门做好合同管理工作，如财务部门负责合同款项的收付管理；审计部门负责对合同执行情况进行审计监督等。三、合同签订管理（一）合同签订流程1.合同立项合同承办部门根据公司业务需要，提出合同立项申请，填写《合同立项申请表》，详细说明合同项目的名称、内容、标的、金额、履行期限、履行地点等基本情况，并附相关背景资料。2.合同调研合同立项申请经批准后，合同承办部门负责对合同项目进行调研，了解合同对方的主体资格、经营状况、信用情况等，收集与合同相关的市场信息、法律法规等资料。3.合同谈判合同承办部门与合同对方就合同条款进行谈判，明确双方的权利义务、合同价款、质量标准、履行方式、违约责任等内容。谈判过程中，应做好记录，形成《合同谈判记录》。4.合同起草合同承办部门根据谈判结果，起草合同文本。合同文本应使用规范的语言文字，条款清晰、准确、完整，避免歧义。合同文本应包括合同首部、正文、尾部等部分，正文部分应详细约定双方的权利义务、合同价款、质量标准、履行方式、违约责任等条款。5.合同审核合同承办部门将起草好的合同文本提交归口管理部门进行审核。归口管理部门应组织相关人员对合同文本进行法律审查、风险评估等，重点审查合同条款是否符合法律法规规定，是否存在风险漏洞，是否维护了公司的合法权益等。审核过程中，如发现问题，应及时与合同承办部门沟通，提出修改意见。合同承办部门应根据审核意见对合同文本进行修改完善，并再次提交审核，直至审核通过。6.合同审批经审核通过的合同文本，按照公司内部审批流程进行审批。合同审批应根据合同金额、重要程度等因素，确定审批层级和审批权限。一般合同由归口管理部门负责人审批；重大合同需经合同管理委员会审议通过后，由公司总经理审批。7.合同签订合同审批通过后，由公司法定代表人或其授权代表与合同对方签订合同。签订合同应使用公司统一印制的合同文本，并加盖公司合同专用章或公章。签订后的合同文本应及时交归口管理部门归档保存。（二）合同签订注意事项1.主体资格审查：合同对方应具有合法的主体资格，具备签订合同的民事权利能力和民事行为能力。签订合同前，应要求合同对方提供营业执照、资质证书、法定代表人身份证明等相关证明文件，并进行核实。2.合同条款审查：合同条款应明确、具体、完整，避免模糊不清或歧义。重点审查合同价款、质量标准、履行方式、违约责任等条款，确保合同条款符合法律法规规定，维护公司的合法权益。3.合同形式要求：合同应采用书面形式签订，合同文本应一式多份，双方各执一份，并由公司归口管理部门留存归档。合同签订过程中，应注意签字盖章的真实性和有效性，确保合同的法律效力。4.授权委托管理：如公司法定代表人授权他人签订合同，应签订书面授权委托书，明确授权范围、授权期限等内容。授权委托书应由公司法定代表人签字并加盖公司公章，并交归口管理部门备案。四、合同履行管理（一）合同履行跟踪合同签订后，合同承办部门应按照合同约定履行义务，并定期向归口管理部门报告合同履行情况。归口管理部门应建立合同履行台账，对合同履行情况进行跟踪记录，及时掌握合同履行进度，发现问题及时协调解决。（二）合同变更管理合同履行过程中，如需要变更合同条款，合同承办部门应及时与合同对方协商，并签订书面变更协议。变更协议应按照合同签订流程进行审核、审批，并交归口管理部门归档保存。变更协议作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。（三）合同付款管理合同款项的支付应严格按照合同约定执行。合同承办部门应根据合同履行情况，填写《合同付款申请表》，详细说明付款金额、付款方式、付款时间等内容，并附相关证明材料。《合同付款申请表》经归口管理部门审核、公司领导审批后，交财务部门办理付款手续。财务部门应严格审核付款申请，确保付款依据充分、手续齐全。（四）合同验收管理合同履行完毕后，合同承办部门应及时组织相关人员对合同标的进行验收。验收合格后，应填写《合同验收单》，由验收人员签字确认。如合同标的存在质量问题或其他不符合合同约定的情况，合同承办部门应及时与合同对方协商解决，并要求对方承担相应的违约责任。五、合同终止管理（一）合同终止情形合同在以下情形下终止：1.合同履行期限届满，双方按照合同约定履行完毕义务；2.合同双方协商一致，提前解除合同；3.因不可抗力或其他不可预见、不可避免的原因，导致合同无法履行，双方协商解除合同；4.合同一方严重违反合同约定，另一方依法解除合同；5.合同被依法确认无效或被撤销。（二）合同终止程序合同终止时，合同承办部门应及时通知合同对方，并办理相关手续。合同承办部门应填写《合同终止申请表》，详细说明合同终止的原因、时间等内容，并附相关证明材料。《合同终止申请表》经归口管理部门审核、公司领导审批后，交合同对方签字确认。合同终止后，合同承办部门应及时清理合同资料，将合同文本、履行记录、变更协议、验收单等相关资料交归口管理部门归档保存。六、合同纠纷管理（一）纠纷防范合同承办部门在合同签订、履行过程中，应加强风险防范意识，及时发现和解决可能引发合同纠纷的问题。如发现合同对方存在违约行为或可能存在违约风险，应及时采取措施，要求对方承担违约责任或采取补救措施，避免纠纷的发生。（二）纠纷处理合同履行过程中如发生纠纷，合同承办部门应及时向归口管理部门报告，并积极与合同对方协商解决。协商不成的，应及时收集相关证据材料，按照合同约定的争议解决方式，通过仲裁或诉讼等途径解决纠纷。在纠纷处理过程中，应及时向公司领导汇报进展情况，听从公司领导的指示和安排。归口管理部门应协调相关部门，为纠纷处理提供必要的支持和协助。七、合同档案管理（一）档案收集合同签订、履行过程中形成的各类文件资料，包括合同立项申请表、合同谈判记录、合同文本、变更协议、验收单、付款凭证、纠纷处理文件等，均应作为合同档案进行收集整理。合同承办部门应在合同履行完毕或终止后，及时将相关资料交归口管理部门归档保存。（二）档案整理归口管理部门应按照档案管理的要求，对收集到的合同档案进行分类整理、编号装订。合同档案应按照合同类别、签订时间、项目名称等进行分类，每类合同应编制目录清单，便于查找和查阅。（三）档案保管合同档案应妥善保管，存放于安全、保密的场所。档案保管期限应按照国家法律法规及公司相关规定执行，一般合同档案保管期限为[X]年，重要合同档案保管期限为[X]年。档案保管过程中，应定期进行检查和维护，确保档案的完整性和安全性。（四）档案查阅公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经归口管理部门负责人批准后，方可查阅。查阅档案时，应在指定地点进行，并遵守档案查阅的相关规定，不得擅自复印、拍照、涂改、损毁档案资料。因特殊情况需要外借合同档案的，应经公司领导批准，并办理相关借阅手续，借阅期限不得超过[X]个工作日。八、监督与考核（一）监督检查公司建立合同管理监督检查制度，定期对合同管理工作进行监督检查。监督检查内容包括合同签订、履行、变更、终止等环节的合规性，合同档案管理情况等。归口管理部门应定期对合同管理工作进行自查自纠，发现问题及时整改。公司审计部门应定期对合同管理工作进行审计监督，对发现的问题提出审计意见和建议。（二）考核评价公司将合同管理工作纳入部门绩效考核体系