运营公司采购管理制度

PAGE运营公司采购管理制度一、总则1.目的本采购管理制度旨在规范运营公司的采购行为，确保采购活动符合公司的战略目标和业务需求，提高采购效率，降低采购成本，保证采购物资和服务的质量，防范采购风险，维护公司的合法权益。2.适用范围本制度适用于运营公司及所属各部门、子公司的采购活动，包括但不限于物资采购、工程采购、服务采购等。3.基本原则合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本、采购效率和采购效益，实现公司利益最大化。公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，维护市场竞争秩序，确保所有供应商享有平等的参与机会。诚实守信原则：采购方和供应商应诚实守信，履行各自的权利和义务，保证采购活动的顺利进行。二、采购组织与职责1.采购决策机构设立采购决策委员会，由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。采购决策委员会负责审议和决策重大采购项目，制定采购战略和政策，监督采购活动的执行情况。2.采购执行部门成立采购部，作为公司采购活动的执行部门。采购部负责具体采购项目的组织实施，包括采购计划制定、供应商选择与管理、采购合同签订与执行、采购物资验收等工作。3.其他相关部门职责需求部门：负责提出采购需求，明确采购物资或服务的规格、数量、质量要求等，并对采购结果进行验收和使用评价。财务部：负责审核采购预算，监督采购资金的使用，进行采购成本核算和财务结算。法务部：负责审查采购合同的合法性和合规性，提供法律咨询和支持，防范采购法律风险。三、采购计划管理1.采购需求预测采购部应定期与各需求部门沟通，了解业务发展动态和采购需求变化趋势，结合公司库存状况、生产计划、销售计划等因素进行采购需求预测。2.采购计划制定根据采购需求预测结果，采购部制定年度采购计划、季度采购计划和月度采购计划。采购计划应明确采购物资或服务的名称、规格、数量、预算金额、采购时间等内容，并报采购决策委员会审批。3.采购计划调整在采购计划执行过程中，如因市场变化、业务调整等原因需要调整采购计划，采购部应及时提出调整申请，说明调整原因、调整内容和调整后的采购计划，报采购决策委员会审批。四、供应商管理1.供应商选择标准资质条件：供应商应具备合法经营资格，具有良好的商业信誉和财务状况。产品质量：供应商提供的物资或服务应符合国家相关标准和公司要求，具有稳定可靠的质量。价格水平：在保证质量的前提下，供应商应提供具有竞争力的价格。服务能力：供应商应具备良好的售后服务能力，能够及时响应公司的需求，解决采购过程中出现的问题。供应能力：供应商应具备足够的生产能力或服务提供能力，能够按时、按质、按量满足公司的采购需求。2.供应商开发与评估供应商开发：采购部应通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。对于潜在供应商，采购部应进行实地考察和评估，了解其生产经营状况、质量管理体系、环保情况等，确定是否符合公司供应商选择标准。供应商评估：采购部应定期对现有供应商进行评估，评估内容包括产品质量、交货期、价格、服务等方面。根据评估结果，对供应商进行分类管理，分为A、B、C三类，对于表现优秀的供应商给予优先合作机会，对于表现较差的供应商进行警告、整改或淘汰。3.供应商合作与管理采购合同签订：采购部与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括物资或服务的规格、数量、价格、交货期、质量标准、验收方式、付款方式等内容。供应商绩效评价：采购部应建立供应商绩效评价体系，定期对供应商的绩效进行评价。评价指标包括交货准时率、产品合格率、价格执行情况、服务满意度等。根据绩效评价结果，对供应商进行奖惩，激励供应商提高供应质量和服务水平。供应商关系维护：采购部应与供应商保持密切沟通，及时了解供应商的生产经营状况和市场动态，协调解决合作过程中出现的问题。对于重要供应商，采购部应定期进行走访和交流，加强合作关系。五、采购流程管理1.采购申请需求部门根据业务需要填写采购申请表，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、预算金额、采购时间等内容，并提交给采购部。2.采购审批采购部收到采购申请表后，对采购申请进行审核，审核内容包括采购需求的合理性、采购预算的合规性等。对于金额较大或重要的采购项目，采购部应报采购决策委员会审批。3.采购实施采购部根据审批通过的采购申请，制定采购方案，选择合适的采购方式进行采购。采购方式包括招标采购、竞争性谈判采购、询价采购、单一来源采购等。采购部应按照采购方案组织实施采购活动，与供应商进行沟通、谈判、签订合同等工作。4.采购验收采购物资或服务到货后，采购部应及时通知需求部门进行验收。需求部门按照采购合同和相关标准对采购物资或服务进行验收，验收内容包括数量、质量、规格、型号等方面。验收合格后填写验收报告，采购部凭验收报告办理付款手续。5.采购付款财务部根据采购合同和验收报告，审核采购付款申请，办理采购付款手续。采购付款应严格按照合同约定的付款方式和付款时间进行，确保资金支付的安全和合规。六、采购风险管理1.风险识别与评估采购部应定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如市场风险、质量风险、供应商风险、法律风险等，并评估风险发生的可能性和影响程度。2.风险应对措施针对识别出的采购风险，采购部应制定相应的风险应对措施，如建立市场监测机制，及时掌握市场价格波动情况，合理安排采购时机；加强对供应商的管理和监督，确保供应商提供的物资或服务质量符合要求；完善采购合同条款，明确双方的权利和义务，防范法律风险等。3.风险监控与预警采购部应建立风险监控机制，对采购风险进行实时监控。当风险指标出现异常时，及时发出预警信号，采购部应采取相应的措施进行处理，降低风险损失。七、采购信息管理1.采购信息收集采购部应收集与采购活动相关的各类信息，包括市场价格信息、供应商信息、采购政策法规信息等，并建立采购信息数据库。2.采购信息分析与利用采购部应定期对采购信息进行分析，为采购决策提供依据。通过分析采购数据，了解采购成本变化趋势、供应商表现情况等，优化采购策略，提高采购效益。3.采购信息保密采购部应加强对采购信息的保密管理，确保采购信息的安全。对于涉及公司商业秘密的采购信息，未经授权不得泄露给任何第三方。八、采购绩效评估1.评估指标设定采购绩效评估指标应包括采购成本、采购质量、采购效率、供应商管理等方面。具体指标如下：采购成本：采购成本降低率、采购价格合理性等。采购质量：物资合格率、服务满意度等。采购效率：采购周期、订单处理及时率等。供应商管理：供应商投诉率、供应商合作满意度等。2.评估方法采购绩效评估采用定量与定性相结合的方法，通过对采购数据的统计分析和对采购过程的实地考察，综合评估采购绩效。3.评估周期采购绩效评估周期为年度，每年年底对采购部的采购绩效进行全面评估。4.评估结果应用采购绩效评估结果作为采购部绩效考核的重要依据，与采购