电商运营合同管理制度

PAGE电商运营合同管理制度一、总则（一）目的为加强公司电商运营合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司在电商运营活动中与供应商、客户、合作伙伴等签订的各类合同，包括但不限于采购合同、销售合同、服务合同、合作协议等。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行、变更、终止等行为必须遵守国家法律法规和相关行业标准。2.平等自愿原则：合同双方在平等、自愿的基础上签订合同，任何一方不得将自己的意志强加给对方。3.公平公正原则：合同条款应公平合理，不得损害双方的合法权益。4.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务。二、合同管理职责（一）合同管理部门及职责1.法务部门负责合同的合法性审查，对合同条款是否符合法律法规进行审核。参与合同谈判，提供法律意见和建议。处理合同纠纷，维护公司合法权益。2.电商运营部门负责合同的起草、拟定，根据业务需求明确合同条款。组织合同谈判，与对方就合同条款进行协商。跟踪合同履行情况，及时发现并解决问题。3.财务部门负责审核合同的财务条款，确保合同涉及的费用、结算方式等符合公司财务规定。参与合同执行过程中的财务监督，对合同款项的收付进行审核。4.其他相关部门根据合同涉及的具体业务，相关部门应配合提供专业意见和建议，参与合同的审核和履行过程。（二）合同管理人员职责1.负责合同的日常管理工作，包括合同的起草、审核、签订、归档等。2.跟踪合同履行情况，及时提醒相关部门和人员履行合同义务。3.收集、整理合同履行过程中的相关资料，建立合同档案。4.协助处理合同纠纷，提供相关资料和信息。三、合同签订管理（一）合同签订流程1.合同起草电商运营部门根据业务需求起草合同文本，明确合同双方当事人的基本信息、合同标的、数量、质量、价格、履行期限、地点和方式、违约责任等主要条款。2.合同审核起草完成的合同文本应提交给法务部门进行合法性审查，法务部门应在[X]个工作日内完成审核，并出具审核意见。同时，合同文本应提交给财务部门进行财务条款审核，财务部门应在[X]个工作日内完成审核，并出具审核意见。电商运营部门根据法务部门和财务部门的审核意见对合同文本进行修改完善。3.合同谈判电商运营部门组织相关人员与对方就合同条款进行谈判，明确双方的权利义务，争取有利的合同条款。谈判过程中应做好记录，形成谈判纪要。4.合同签订经审核和谈判确定的合同文本，由公司法定代表人或授权代表签字并加盖公司公章后生效。合同签订后，合同管理人员应及时将合同副本分发给相关部门和人员。（二）合同签订注意事项1.合同双方当事人应具有合法的主体资格，能够独立承担民事责任。2.合同条款应明确、具体、完整，避免模糊不清或歧义。3.合同中的权利义务应公平合理，不得损害公司利益。4.合同的签订应采用书面形式，不得采用口头形式或其他形式。5.合同签订前，应对对方的信用状况进行调查，防范信用风险。四、合同履行管理（一）合同履行跟踪1.电商运营部门负责合同履行的跟踪管理，定期检查合同履行情况，及时发现并解决问题。2.合同履行过程中，如出现需要变更合同条款的情况，应按照合同变更管理流程进行处理。3.相关部门和人员应按照合同约定履行各自的义务，确保合同的顺利履行。（二）合同款项收付管理1.财务部门负责合同款项的收付管理，严格按照合同约定的结算方式和时间进行款项收付。2.合同款项收付前，财务部门应审核相关凭证和资料，确保款项收付的准确性和合法性。3.对于逾期未付或未收的款项，财务部门应及时提醒相关部门和人员，并采取相应的催款措施。（三）合同履行中的问题处理1.合同履行过程中如出现纠纷或问题，相关部门和人员应及时向公司报告，并积极采取措施解决。2.法务部门应参与合同纠纷的处理，提供法律支持和建议，维护公司合法权益。3.对于重大合同纠纷，公司应成立专门的处理小组，制定处理方案，妥善解决纠纷。五、合同变更管理（一）合同变更条件1.因不可抗力或其他不可预见、不可避免的原因，需要变更合同条款的。2.合同双方当事人协商一致，需要变更合同条款的。3.根据法律法规或政策调整，需要变更合同条款的。（二）合同变更流程1.提出变更申请：合同履行过程中，如需要变更合同条款，由电商运营部门或相关部门提出变更申请，说明变更的原因和内容。2.审核变更申请：变更申请提交后，由法务部门进行合法性审查，财务部门进行财务条款审核，审核通过后报公司领导审批。3.签订变更协议：经公司领导审批同意后，合同双方当事人签订变更协议，明确变更后的合同条款。4.变更协议生效：变更协议签订后，与原合同具有同等法律效力，原合同未履行的部分按照变更后的合同履行。六、合同终止管理（一）合同终止条件1.合同期满，双方不再续签的。2.合同双方当事人协商一致，提前终止合同的。3.因不可抗力或其他不可预见、不可避免的原因，导致合同无法继续履行的。4.一方严重违反合同约定，另一方依法解除合同的。（二）合同终止流程1.提出终止申请：合同期满或需要提前终止合同的，由电商运营部门或相关部门提出终止申请，说明终止的原因和时间。2.审核终止申请：终止申请提交后，由法务部门进行合法性审查，财务部门进行财务结算审核，审核通过后报公司领导审批。3.办理终止手续：经公司领导审批同意后，合同双方当事人办理终止手续，包括清理合同款项、交接相关资料等。4.合同归档：合同终止后，合同管理人员应及时将合同档案进行归档，妥善保管。七、合同档案管理（一）合同档案内容合同档案应包括合同文本、合同审批表、谈判纪要、变更协议、终止协议、履行过程中的相关资料等。（二）合同档案整理合同管理人员应定期对合同档案进行整理，按照合同类别、签订时间等进行分类归档，确保档案的完整性和规范性。（三）合同档案保管合同档案应妥善保管，存放于安全、保密的场所，防止档案丢失、损坏或泄露。合同档案的保管期限按照国家法律法规和公司相关规定执行。（四）合同档案查阅1.公司内部人员查阅合同档案，应填写查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到合同管理部门查阅。2.外部单位或个人查阅合同档案，应持有单位介绍信或相关证明文件，经公司领导批准后，由合同管理部门安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。八、合同风险管理（一）风险识别与评估1.合同管理部门应定期对合同风险进行识别和评估，分析合同履行过程中可能出现的风险因素。2.根据风险识别和评估结果，制定相应的风险应对措施，降低合同风险。（二）风险应对措施1.对于信用风险，在合同签订前应对对方的信用状况进行调查，要求对方提供担保或采取其他信用防范措施。2.对于法律风险，加强合同的合法性审查，确保合同条款符合法律法规要求，必要时咨询专