采购运营岗位规则制度

PAGE采购运营岗位规则制度一、总则（一）目的为规范公司采购运营工作，确保采购活动合法、合规、高效进行，保障公司利益，特制定本规则制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及采购运营工作的部门及人员。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准。2.公平公正原则：对待所有供应商应一视同仁，确保采购过程公平公正。3.效益原则：在保证质量的前提下，追求采购成本的最小化，提高公司经济效益。4.诚信原则：采购人员应诚实守信，维护公司良好形象。二、采购流程（一）采购需求提出1.各部门根据业务需要，定期或不定期提交采购申请，详细说明采购物品或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等信息。2.采购申请应经部门负责人审核签字后提交至采购部门。（二）采购计划制定1.采购部门收到采购申请后，进行汇总分析，结合库存情况，制定采购计划。2.采购计划应明确采购物品或服务的具体内容、采购时间、采购预算等，并报上级领导审批。（三）供应商选择与管理1.供应商筛选采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。根据采购需求，从数据库中筛选出符合要求的潜在供应商，并进行初步评估。2.供应商评估采购部门组织相关人员对潜在供应商进行实地考察或问卷调查，评估其生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面的情况。根据评估结果，对供应商进行打分排序，选择得分较高的供应商作为合作对象。3.供应商合作与管理与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。定期对供应商进行绩效评估，根据评估结果决定是否继续合作或调整合作策略。（四）采购谈判与合同签订1.采购谈判采购人员与供应商就采购价格、交货期、质量标准、售后服务等条款进行谈判，争取最有利的采购条件。谈判过程中应做好记录，确保谈判结果明确、可执行。2.合同签订采购谈判达成一致后，由采购部门起草采购合同，经法务部门审核后，报公司领导审批。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物品或服务的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。采购合同签订后，双方应严格履行合同约定。（五）采购执行与跟踪1.采购执行采购部门根据采购合同，向供应商下达采购订单，明确采购物品或服务的具体要求和交货时间。供应商应按照采购订单的要求组织生产或提供服务，并按时交货。2.采购跟踪采购人员应定期跟踪采购订单的执行情况，及时了解供应商的生产进度、质量状况、交货期等信息。如发现供应商存在问题或可能影响交货期的情况，应及时与供应商沟通协调，采取相应的措施解决问题。（六）验收与付款1.验收采购物品或服务到货后，采购部门应组织相关人员按照合同约定的质量标准进行验收。验收合格的，由验收人员签字确认；验收不合格的，应及时与供应商协商解决，要求供应商采取补货、换货、退货等措施。2.付款采购部门根据验收结果和合同约定，填写付款申请单，经相关部门审核后，报公司领导审批。财务部门按照公司的财务制度和审批结果，及时支付货款。三、采购人员行为规范（一）职业道德1.采购人员应遵守国家法律法规和公司规章制度，诚实守信，廉洁奉公。2.不得接受供应商的贿赂、回扣、礼品等不正当利益，不得利用职务之便谋取私利。（二）工作纪律1.严格遵守工作时间，不得迟到、早退、旷工。2.工作期间应认真履行职责，不得擅自离岗、串岗、聊天等。3.保守公司商业秘密，不得泄露采购信息、供应商信息、合同条款等。（三）业务能力1.采购人员应具备良好的沟通协调能力、谈判能力、市场分析能力和风险管理能力。2.不断学习新知识、新技能，提高业务水平，适应公司发展需要。（四）团队合作1.采购人员应与公司内部各部门密切配合，共同完成采购任务。2.积极参与团队活动，互相支持，互相帮助，营造良好的工作氛围。四、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门应定期对采购过程中可能存在的风险进行识别和评估，包括市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、付款风险等。2.根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施。（二）风险应对措施1.市场风险应对关注市场动态，及时了解市场价格变化、供求关系等信息，合理安排采购计划。与供应商签订长期合作协议，锁定采购价格，降低市场价格波动风险。2.供应商风险应对加强对供应商的管理和评估，定期对供应商进行实地考察和绩效评估，及时发现和解决供应商存在的问题。建立供应商备份机制，在主要供应商出现问题时，能够及时切换到备份供应商，确保采购活动的连续性。3.质量风险应对在采购合同中明确质量标准和验收方式，加强对采购物品或服务的质量检验。要求供应商提供质量保证文件，如质量检验报告、合格证等。对不合格品及时进行处理，要求供应商采取补货、换货、退货等措施。4.合同风险应对采购合同应明确双方的权利和义务，条款清晰、准确、完整。加强对采购合同的审核和管理，确保合同的合法性、有效性和可执行性。定期对采购合同进行清理和归档，便于查询和管理。5.付款风险应对严格按照采购合同约定的付款方式和时间支付货款，避免逾期付款。加强对供应商付款情况的跟踪和管理，及时发现和解决付款过程中存在的问题。五、监督与考核（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对采购运营工作进行审计，检查采购流程是否合规、采购合同是否履行、采购人员是否遵守行为规范等。2.采购部门应定期向公司领导汇报采购工作情况，接受公司领导的监督和指导。（二）外部监督1.积极接受政府相关部门的监督检查，配合政府部门开展工作。2.关注行业动态和社会舆论，及时了解外部对公司采购运营工作的评价和反馈，不断改进工作。（三）考核评价1.建立采购人员考核评价机制，定期对采购人员的工作业绩、工作态度、业务能力等方面进行考核评价