企业公司档案管理制度

企业公司档案管理制度第一章总则1.1为统一公司档案管理口径，确保档案在生成、流转、保管、利用、销毁全生命周期内完整、准确、系统、可用，依据《中华人民共和国档案法》《会计档案管理办法》《电子文件管理暂行办法》及行业监管要求，结合公司股权结构、业务形态、信息化水平，特制定本制度。1.2本制度所称档案，是指公司在研发、设计、生产、采购、销售、投融资、人力、行政、法务、知识产权、工程项目、社会责任、ESG、内控审计、党群工团等活动中形成的、具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据、实物及其元数据。1.3档案管理实行“统一领导、分级管理、谁形成谁负责、管业务必须管档案”的原则，以“前端控制、全过程管理、风险前置、价值挖掘”为目标，建立“公司—中心/事业部—部门—项目”四级责任链，确保档案工作与业务流程同步设计、同步运行、同步考核。1.4本制度适用于公司总部、境内外子公司、分公司、办事处、项目部、研发中心、实验室、联合创新中心、产业基金、SPV、合伙企业等所有纳入合并报表范围的主体；对参股公司、供应链上下游合作方、外部研发机构产生的共管档案，参照本制度执行或签订补充协议。第二章组织与职责2.1董事会下设“档案与知识资产管理委员会”（以下简称“档委会”），由董事长任主任，总裁、财务总监、法务总监、信息技术总监、业务分管副总裁、保密办主任、档案管理中心总经理为委员，每年至少召开两次会议，审议档案战略、年度预算、重大建设项目档案验收、档案信息化蓝图、档案安全事件处置报告。2.2档案管理中心（以下简称“档案中心”）为档案工作归口部门，设总经理1名、高级业务经理3名、档案信息化工程师5名、档案鉴定师2名、保管利用专员6名、保密安全专员2名、实物修复师1名，编制纳入总部职能部门序列，预算单列。档案中心职责包括但不限于：（1）制定、解释、修订本制度及配套标准；（2）建立文件材料归档范围、保管期限表、分类方案、元数据方案；（3）组织档案信息系统规划、建设、运维、升级，确保系统通过等保三级、国密测评、ISO27001、ISO16175认证；（4）统筹实体档案库房、异地灾备库、电子档案库、离线备份库的建设与运维；（5）开展档案宣传、培训、考核、评优、科研、编研、出版、展览、知识挖掘；（6）组织超过保管期限档案的鉴定、销毁或延长保管；（7）对接国家综合档案馆、行业档案馆、客户、监管机构、审计机构、境内外律师、券商、投行、评估机构、公证机构的档案调阅需求；（8）每季度向档委会提交《档案风险雷达图》《档案资产价值评估报告》。2.3各中心/事业部设“档案工作分管负责人”1名，必须由副总经理及以上职级人员担任，对本单位档案的真实性、完整性、可用性、安全性负直接领导责任；设“兼职档案员”若干，按每50名在职员工至少配备1名的比例配置，名单报档案中心备案。2.4各职能部门、项目部、产品线、区域公司、工厂、门店、实验室、联合创新中心负责人为本单位档案管理第一责任人，需在年度绩效目标中设定“档案指标”，权重不低于5%。2.5公司审计监察部将档案管理纳入年度审计计划，对重大合同、付款、验收、知识产权、ESG、关联交易、反舞弊等关键业务实行“穿透式”档案审计，发现问题直接上报董事会审计委员会。第三章文件材料形成与积累3.1所有业务系统立项评审、需求评审、方案评审、代码评审、测试报告、上线评审、变更评审、验收评审环节，必须设置“归档检查点”，由系统强制校验归档目录、元数据、版式文件、签名签章、时间戳，否则流程无法关闭。3.2对外发文的纸质原件、电子定稿、发文稿纸、审批单、附件、法律依据、背景材料、法务合规意见、用印记录、快递面单，需在发文后2个工作日内同步移交兼职档案员；涉密文件须同步完成国家秘密标志、公司商密标志、保密期限、知悉范围标注。3.3采购、销售、工程、研发、投融资、人力、行政、党工团等合同，必须在用印前由档案中心进行“预归档”核查：核查合同文本清洁版、清洁版与审批版差异比对表、授权委托书、签约方主体资格、履约担保、知识产权条款、争议解决条款、档案移交条款。未通过核查，印章管理系统拒绝用印。3.4项目型业务实行“档案随工”机制：启动阶段同步编制《项目文件材料归档范围及责任矩阵》；实施阶段每月召开“档案例会”，对照里程碑检查文件齐套率；验收阶段将“档案移交确认单”作为付款前置条件，未移交或移交不合格，财务部门有权拒绝支付尾款。3.5对音视频、社交媒体、直播、即时通讯、低代码平台、云文档、在线表格、设计协同、代码托管、容器镜像、物联网时序数据、工业日志、算法模型、训练数据集、标注数据集、仿真结果、数字孪生模型、区块链存证、电子发票、电子保单、电子提单、电子仓单、电子质检报告、电子签收回执、电子保修卡、客户行为埋点数据、用户画像、推荐日志、灰度发布日志、A/B测试报告、崩溃日志、运维告警、灾备演练录像、渗透测试报告、红蓝对抗记录、ESG原始数据、碳排放在线监测数据、社会责任影像、公益捐赠凭证、志愿者服务记录、员工心理测评、健康档案、疫苗接种记录、核酸报告、出差行程码、访客健康码、无人机航拍、卫星遥感、三维扫描、AR/VR场景、数字藏品、NFT凭证、元宇宙会议录像、虚拟人直播、算法审计报告、AI伦理评估报告等新型载体，由档案中心统一制定《非结构化数据归档技术规范》，明确采集、封装、转换、版本控制、元数据、存储、备份、迁移、可读性校验、长期保存策略。第四章分类、整理与编号4.1公司档案采用“职能—业务—项目—年度—载体”五维分类法，共设置9个一级类目、68个二级类目、315个三级类目、若干四级类目。一级类目代码如下：A公司治理与股权B战略规划与投资C研发与技术D供应链与制造E市场与销售F财务与资本G人力与组织H法务与合规I行政与后勤4.2档号结构为“全宗号—一级类目—二级类目—三级类目—年度—项目/课题/合同号—盒（件）号—载体代码—版本号—密级代码”，共18位，由档案信息系统自动生成，禁止人工干预。4.3实体档案整理执行“件”为单位，每件厚度不超过2cm，采用“三孔一线”不锈钢装订，装订前拆除金属物、塑料封皮、回形针、大头针、订书钉、胶带；对热敏纸、复写纸、铅笔字迹、易褪色墨水，需进行冷裱或数字化复制。4.4电子档案以“原始格式+版式格式+长期保存格式”三套制保存：原始格式保留业务系统生成状态，版式格式采用PDF/A—2或OFD，长期保存格式采用TIFF、JPEG2000、FLAC、WARC、SIARD、MBOX、XML、CSV、JSON—LD、RO—Crate、BagIt、GeoPackage、HDF5、NetCDF、DICOM、MPEG—4、Matroska、BWF、AIFF、WAV、UTF—8纯文本。4.5对超大容量数据（单文件>100GB）采用“分段封装+元数据索引”方式，每段不超过2GB，段与段之间通过SHA—256哈希链校验，确保任何一段损坏不影响整体可用性。第五章归档范围与保管期限5.1公司档案保管期限分为永久、30年、10年、5年、3年五档，由档案中心会同法务、财务、税务、审计、知识产权、ESG、合规、人力、信息化、业务、行业监管、客户、供应商、保险、券商、评级机构、公证机构、境外律师、境外审计机构共同论证，形成《归档范围与保管期限表》，每三年复审一次，调整需经档委会投票通过。5.2下列档案一律永久保存：公司章程及历次修订、股东名册、股权变更、董事会决议、监事会决议、股东大会会议记录、年度财务报告、审计报告、评估报告、税审报告、重大交易合同、知识产权证书、商标注册证、专利证书、软件著作权、集成电路布图、商业秘密清单、ESG报告、社会责任报告、碳排放核查报告、重大诉讼仲裁、重大行政处罚、重大舆情危机、重大安全事故、重大环保事件、重大质量事故、重大数据泄露、重大合规事件、重大人事任免、对外捐赠、公益基金、党史、厂史、口述史、影像史、实物史、荣誉史、外事活动、领导人视察、媒体专访、IPO全套底稿、定增底稿、可转债底稿、REITs底稿、并购底稿、分拆上市底稿、私有化底稿、破产重整底稿、清算注销底稿。5.3下列档案保存30年：月度财务报表、纳税申报表、统计报表、预算批复、成本核算、内部审计、管理建议书、内控评价、供应商准入、供应商考核、采购招标、销售订单、客户评级、客户回访、质量检验、设备台账、计量校准、工艺变更、标准作业、培训教材、考试记录、绩效考评、薪酬福利、社保公积金、商业保险、员工持股、期权激励、离职交接、竞业限制、保密协议、工会文件、职代会文件、团组织文件、妇联文件、纪委文件、巡察文件、廉洁档案、礼品登记、信访投诉、举报调查、廉洁谈话、供应商廉洁承诺、客户廉洁承诺、反洗钱、反恐怖融资、制裁合规、出口管制、经济制裁、海关稽查、外汇检查、跨境数据传输、个人信息保护影响评估、数据出境安全评估、等保测评、渗透测试、漏洞扫描、代码审计、灾备演练、应急演练、危机演练、业务连续性、灾难恢复、保险理赔、物业租赁、装修改造、固定资产、低值易耗品、车辆管理、食堂管理、宿舍管理、保洁绿化、疫情防控、职业健康、职业病危害、环境监测、三废监测、碳排放在线监测、能源审计、清洁生产、循环经济、绿色工厂、绿色供应链、绿色设计、绿色包装、绿色物流、绿色营销、公益慈善、志愿服务、乡村振兴、助学助医、助残助老、救灾捐赠、社区共建、党建共建、村企共建、军民融合、产学研合作、联合实验室、博士后工作站、院士工作站、引智项目、外国专家、涉外培训、国际会议、国际展览、国际认证、国际标准、国际专利、国际商标、国际域名、国际网站、国际社交媒体、国际舆情、国际危机、国际仲裁、国际诉讼、国际调解、国际公证、国际认证、国际认可、国际评级、国际授信、国际融资、国际结算、国际保理、国际信用证、国际保函、国际保险、国际运输、国际仓储、国际报关、国际退税、国际索赔、国际理赔、国际仲裁、国际诉讼、国际调解、国际公证、国际认证、国际认可、国际评级、国际授信、国际融资、国际结算、国际保理、国际信用证、国际保函、国际保险、国际运输、国际仓储、国际报关、国际退税、国际索赔、国际理赔。5.4下列档案保存10年：一般性行政通知、周知性通告、内部简报、通讯稿、学习资料、参考文件、一般性培训记录、一般性会议记录、一般性考察报告、一般性调研报告、一般性可行性研究、一般性项目建议书、一般性项目后评估、一般性客户满意度调查、一般性供应商满意度调查、一般性员工满意度调查、一般性社会责任调查、一般性舆情监测、一般性市场调研、一般性竞品分析、一般性价格分析、一般性成本分析、一般性财务分析、一般性经营分析、一般性库存分析、一般性物流分析、一般性能耗分析、一般性质量分析、一般性安全分析、一般性环保分析、一般性职业健康分析、一般性防疫分析、一般性应急演练、一般性消防演练、一般性疏散演练、一般性设备维护、一般性设施维护、一般性软件维护、一般性系统维护、一般性网络维护、一般性数据维护、一般性备份记录、一般性日志记录、一般性监控记录、一般性巡检记录、一般性值班记录、一般性交接记录、一般性盘点记录、一般性对账记录、一般性调节记录、一般性核销记录、一般性报废记录、一般性销毁记录、一般性转移记录、一般性借用记录、一般性归还记录、一般性复印记录、一般性扫描记录、一般性打印记录、一般性传真记录、一般性邮件记录、一般性即时通讯记录、一般性社交媒体记录、一般性云盘记录、一般性协同记录、一般性共享记录、一般性评论记录、一般性点赞记录、一般性转发记录、一般性收藏记录、一般性订阅记录、一般性推送记录、一般性提醒记录、一般性预警记录、一般性告警记录、一般性故障记录、一般性投诉记录、一般性建议记录、一般性表扬记录、一般性批评记录、一般性通报记录、一般性表彰记录、一般性处分记录、一般性奖励记录、一般性惩罚记录、一般性考核记录、一般性测评记录、一般性考试记录、一般性证书记录、一般性资质记录、一般性资格记录、一般性职称记录、一般性技能记录、一般性学历记录、一般性学位记录、一般性培训记录、一般性进修记录、一般性交流记录、一般性挂职记录、一般性实习记录、一般性见习记录、一般性试用记录、一般性转正记录、一般性晋升记录、一般性降职记录、一般性免职记录、一般性辞职记录、一般性辞退记录、一般性解聘记录、一般性退休记录、一般性返聘记录、一般性外包记录、一般性派遣记录、一般性借用记录、一般性调岗记录、一般性轮岗记录、一般性待岗记录、一般性停工记录、一般性停产记录、一般性复工记录、一般性复产记录、一般性清算记录、一般性注销记录、一般性撤销记录、一般性合并记录、一般性分立记录、一般性改制记录、一般性重组记录、一般性兼并记录、一般性收购记录、一般性剥离记录、一般性出售记录、一般性转让记录、一般性置换记录、一般性置换记录、一般性置换记录。5.5下列档案保存5年：日常性申请、日常性审批、日常性通知、日常性通报、日常性简报、日常性通讯、日常性学习、日常性参考、日常性资料、日常性文件、日常性记录、日常性日志、日常性台账、日常性清单、日常性表格、日常性报表、日常性报告、日常性总结、日常性计划、日常性方案、日常性预案、日常性制度、日常性流程、日常性标准、日常性规范、日常性指南、日常性手册、日常性模板、日常性表单、日常性问卷、日常性调查、日常性统计、日常性分析、日常性评估、日常性评价、日常性考核、日常性测评、日常性考试、日常性证书、日常性资质、日常性资格、日常性职称、日常性技能、日常性学历、日常性学位、日常性培训、日常性进修、日常性交流、日常性挂职、日常性实习、日常性见习、日常性试用、日常性转正、日常性晋升、日常性降职、日常性免职、日常性辞职、日常性辞退、日常性解聘、日常性退休、日常性返聘、日常性外包、日常性派遣、日常性借用、日常性调岗、日常性轮岗、日常性待岗、日常性停工、日常性停产、日常性复工、日常性复产、日常性清算、日常性注销、日常性撤销、日常性合并、日常性分立、日常性改制、日常性重组、日常性兼并、日常性收购、日常性剥离、日常性出售、日常性转让、日常性置换、日常性置换、日常性置换。5.6下列档案保存3年：临时性通知、临时性通报、临时性简报、临时性通讯、临时性学习、临时性参考、临时性资料、临时性文件、临时性记录、临时性日志、临时性台账、临时性清单、临时性表格、临时性报表、临时性报告、临时性总结、临时性计划、临时性方案、临时性预案、临时性制度、临时性流程、临时性标准、临时性规范、临时性指南、临时性手册、临时性模板、临时性表单、临时性问卷、临时性调查、临时性统计、临时性分析、临时性评估、临时性评价、临时性考核、临时性测评、临时性考试、临时性证书、临时性资质、临时性资格、临时性职称、临时性技能、临时性学历、临时性学位、临时性培训、临时性进修、临时性交流、临时性挂职、临时性实习、临时性见习、临时性试用、临时性转正、临时性晋升、临时性降职、临时性免职、临时性辞职、临时性辞退、临时性解聘、临时性退休、临时性返聘、临时性外包、临时性派遣、临时性借用、临时性调岗、临时性轮岗、临时性待岗、临时性停工、临时性停产、临时性复工、临时性复产、临时性清算、临时性注销、临时性撤销、临时性合并、临时性分立、临时性改制、临时性重组、临时性兼并、临时性收购、临时性剥离、临时性出售、临时性转让、临时性置换、临时性置换、临时性置换。第六章归档流程与时限6.1文书类文件：文件签发后2个工作日内，由文件形成部门兼职档案员完成收集、整理、著录、扫描、上传、初审，移交档案中心，档案中心3个工作日内完成复核、赋号、入库、反馈。6.2会计类文件：月度结账后5个工作日内，由财务共享中心完成凭证、账簿、报表、纳税申报表、银行对账单、调节表、发票、收据、合同、审批单、审计报告、评估报告、验资报告、税务鉴证报告、统计报表、成本核算表、预算批复、决算批复、资金计划、资金调拨、资金结算、资金支付、资金回