人力资源管理档案管理规定

人力资源管理档案管理规定第一章总则第一条目的为了加强公司人力资源管理档案的科学、规范管理，有效保护和利用档案，促进人力资源合理配置和开发，结合公司实际情况，特制定本规定。第二条适用范围本规定适用于公司全体员工人力资源管理档案的管理工作，包括档案的建立、收集、整理、保管、借阅、销毁等环节。第三条管理原则1.集中统一管理原则：公司人力资源管理档案由人力资源部门集中统一管理，确保档案的完整性和安全性。2.真实准确原则：档案内容应真实、准确地反映员工的个人信息、工作经历、业绩表现等情况。3.保密原则：严格遵守国家保密法律法规和公司保密制度，对员工档案信息予以保密，防止档案信息泄露。4.动态管理原则：随着员工工作经历、岗位变动、业绩表现等情况的变化，及时更新档案内容，确保档案信息的时效性。第二章档案管理职责第四条人力资源部门职责1.制定和完善公司人力资源管理档案管理制度，并组织实施。2.负责员工人力资源管理档案的建立、收集、整理、归档、保管、借阅、销毁等日常管理工作。3.对各部门提交的员工档案材料进行审核，确保档案材料的真实性、完整性和规范性。4.定期对档案进行清查和盘点，确保档案的安全和完整。5.为公司人力资源决策提供档案信息支持。第五条各部门职责1.负责收集本部门员工的相关档案材料，并及时提交给人力资源部门。2.配合人力资源部门做好员工档案的补充、更新等工作。3.严格遵守公司档案管理制度，不得擅自查阅、复制、涂改员工档案。第六条档案管理人员职责1.严格遵守档案管理规定，认真履行工作职责，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.负责档案的日常保管和维护，做好档案的防火、防潮、防虫、防盗等安全防护工作。3.按照规定办理档案的借阅和归还手续，做好借阅记录。4.定期对档案进行清理和鉴定，对过期或无保存价值的档案提出销毁意见。5.保守档案机密，不得泄露员工档案信息。第三章档案内容与分类第七条档案内容公司人力资源管理档案主要包括以下内容：1.员工基本信息：包括员工姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、婚姻状况、联系方式等。2.教育背景：包括员工的学历、学位、毕业院校、所学专业、入学时间、毕业时间等。3.工作经历：包括员工的工作单位、职位、入职时间、离职时间、工作表现等。4.培训记录：包括员工参加的各类培训课程、培训时间、培训地点、培训成绩等。5.绩效考核：包括员工的年度绩效考核结果、绩效评估报告等。6.薪酬福利：包括员工的工资、奖金、福利等薪酬信息。7.奖惩情况：包括员工获得的奖励和受到的处罚情况。8.劳动合同：包括员工与公司签订的劳动合同、保密协议、竞业限制协议等。9.其他相关材料：包括员工的体检报告、职业资格证书、荣誉证书等。第八条档案分类公司人力资源管理档案按照员工个人进行分类，每个员工建立一个独立的档案袋或档案盒，并按照档案内容的性质进行分类存放，具体分类如下：1.基本信息类：包括员工基本信息表、身份证复印件、照片等。2.教育背景类：包括学历证书、学位证书、成绩单等。3.工作经历类：包括工作经历证明、离职证明等。4.培训记录类：包括培训证书、培训报告等。5.绩效考核类：包括绩效考核表、绩效评估报告等。6.薪酬福利类：包括工资条、奖金发放记录、福利申请表等。7.奖惩情况类：包括奖励证书、处罚决定书等。8.劳动合同类：包括劳动合同、保密协议、竞业限制协议等。9.其他类：包括体检报告、职业资格证书、荣誉证书等。第四章档案的建立与收集第九条档案建立新员工入职时，人力资源部门应及时为其建立人力资源管理档案。档案建立的具体步骤如下：1.收集员工的基本信息，包括员工填写的入职登记表、身份证复印件、照片等。2.收集员工的教育背景材料，包括学历证书、学位证书、成绩单等。3.收集员工的工作经历材料，包括工作经历证明、离职证明等。4.收集员工的其他相关材料，如体检报告、职业资格证书、荣誉证书等。5.将收集到的档案材料进行整理和分类，放入员工的档案袋或档案盒中，并在档案袋或档案盒上标注员工姓名、员工编号、入职时间等信息。第十条档案收集人力资源部门应定期收集员工的相关档案材料，确保档案信息的完整性和时效性。档案收集的具体要求如下：1.各部门应在员工入职、岗位变动、绩效考核、奖惩等情况发生后的[X]个工作日内，将相关档案材料提交给人力资源部门。2.人力资源部门应及时对各部门提交的档案材料进行审核，对不符合要求的档案材料，应及时通知相关部门补充或更正。3.对于员工个人提交的档案材料，人力资源部门应进行严格审核，确保档案材料的真实性和合法性。第五章档案的整理与归档第十一条档案整理人力资源部门应定期对收集到的档案材料进行整理，确保档案材料的整齐、规范。档案整理的具体步骤如下：1.对档案材料进行分类，按照档案内容的性质将档案材料分为基本信息类、教育背景类、工作经历类等不同类别。2.对每一类档案材料进行排序，按照档案材料的形成时间或重要程度进行排序。3.对档案材料进行编号，为每一份档案材料赋予一个唯一的编号，以便于档案的管理和查找。4.对档案材料进行装订，将整理好的档案材料装订成册，并在档案册上标注档案类别、档案编号、员工姓名等信息。第十二条档案归档人力资源部门应将整理好的档案材料及时归档，确保档案的安全和完整。档案归档的具体要求如下：1.档案归档应按照员工个人进行归档，每个员工的档案材料应单独存放。2.档案归档应按照档案类别进行分类存放，不同类别的档案材料应分别存放在不同的档案柜或档案架上。3.档案归档应建立档案索引，记录档案的存放位置和档案编号，以便于档案的管理和查找。4.档案归档后，应及时更新档案管理系统中的档案信息，确保档案管理系统中的档案信息与实际档案材料一致。第六章档案的保管与安全第十三条档案保管人力资源部门应建立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，确保档案的安全和完整。档案保管的具体要求如下：1.档案库房应保持干燥、通风、清洁，温度和湿度应控制在适宜的范围内。2.档案库房应配备防火、防潮、防虫、防盗等安全防护设备，如灭火器、除湿机、防虫剂、防盗门等。3.档案库房应设置专人管理，非档案管理人员未经允许不得进入档案库房。4.档案库房应定期进行检查和维护，确保档案保管设备的正常运行。第十四条档案安全人力资源部门应加强档案安全管理，防止档案信息泄露和档案材料损坏。档案安全管理的具体要求如下：1.严格遵守国家保密法律法规和公司保密制度，对员工档案信息予以保密，不得泄露员工档案信息。2.加强对档案管理人员的保密教育，提高档案管理人员的保密意识。3.对档案库房进行严格的门禁管理，设置密码锁或指纹锁等门禁设备，防止无关人员进入档案库房。4.定期对档案进行备份，将档案信息存储在不同的存储介质上，如硬盘、光盘等，防止档案信息丢失。5.对档案进行定期检查和维护，及时发现和处理档案材料的损坏和霉变等问题。第七章档案的借阅与查阅第十五条档案借阅公司内部员工因工作需要借阅员工档案时，应按照以下程序办理借阅手续：1.借阅人填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的员工姓名、档案编号、借阅原因、借阅时间等信息，并经部门负责人签字批准。2.借阅人将《档案借阅申请表》提交给人力资源部门，人力资源部门对借阅申请进行审核，审核通过后，办理档案借阅手续。3.借阅人在借阅档案时，应填写《档案借阅登记册》，注明借阅档案的员工姓名、档案编号、借阅时间、归还时间等信息。4.借阅人应按照规定的借阅时间归还档案，如需延长借阅时间，应提前办理续借手续。5.借阅人在借阅档案期间，应妥善保管档案，不得损坏、涂改、丢失档案材料。第十六条档案查阅公司外部单位或个人因工作需要查阅员工档案时，应按照以下程序办理查阅手续：1.查阅人应持单位介绍信或本人有效身份证件，向人力资源部门提出查阅申请。2.人力资源部门对查阅申请进行审核，审核通过后，报公司领导批准。3.查阅人在查阅档案时，应填写《档案查阅登记册》，注明查阅档案的员工姓名、档案编号、查阅时间、查阅原因等信息。4.查阅人应在人力资源部门指定的地点查阅档案，不得将档案带出查阅地点。5.查阅人在查阅档案期间，应遵守档案查阅规定，不得损坏、涂改、复制档案材料。第八章档案的更新与补充第十七条档案更新随着员工工作经历、岗位变动、绩效考核、奖惩等情况的变化，人力资源部门应及时更新员工的档案信息，确保档案信息的时效性。档案更新的具体要求如下：1.各部门应在员工岗位变动、绩效考核、奖惩等情况发生后的[X]个工作日内，将相关档案材料提交给人力资源部门。2.人力资源部门应及时对各部门提交的档案材料进行审核，审核通过后，将档案材料归档，并更新档案管理系统中的档案信息。3.对于员工个人信息的变更，如姓名、身份证号码、联系方式等，员工应及时向人力资源部门提出申请，并提交相关证明材料，人力资源部门审核通过后，更新员工的档案信息。第十八条档案补充人力资源部门应定期对员工的档案进行检查，发现档案信息不完整或有遗漏的，应及时通知相关部门或员工补充档案材料。档案补充的具体要求如下：1.人力资源部门应在发现档案信息不完整或有遗漏后的[X]个工作日内，通知相关部门或员工补充档案材料。2.相关部门或员工应在接到通知后的[X]个工作日内，将补充的档案材料提交给人力资源部门。3.人力资源部门应及时对补充的档案材料进行审核，审核通过后，将档案材料归档，并更新档案管理系统中的档案信息。第九章档案的销毁第十九条档案销毁条件对于过期或无保存价值的档案，人力资源部门应按照规定进行销毁。档案销毁的具体条件如下：1.档案材料已经超过保管期限，且无继续保存价值的。2.档案材料已经失去法律效力，且无继续保存价值的。3.档案材料已经损坏或霉变，无法修复且无继续保存价值的。第二十条档案销毁程序档案销毁应按照以下程序进行：1.人力资源部门定期对档案进行清理和鉴定，对符合销毁条件的档案，提出销毁意见，并填写《档案销毁申请表》。2.《档案销毁申请表》应经人力资源部门负责人审核，报公司领导批准。3.经公司领导批准后，人力资源部门应组织专人对拟销毁的档案进行清理和登记，编制《档案销毁清册》。4.《档案销毁清册》应包括档案的员工姓名、档案编号、档案类别、档案数量、销毁原因等信息。5.档案销毁时，应采取必要的安全措施，确保档案销毁过程的安全。6.档案销毁后，销毁人员应在《档案销毁清册》上签字确认，并将《档案销毁清册》和《档案销毁申请表》存档备查。第十章监督与检查第二十一条监督检查机制公司应建立健全档案管理监督检查机制，定期对人力资源管理档案的管理工作进行监督检查，确保档案管理制度的有效执行。第二十二条监督检查内容监督检查的内容主要包括以下方面：1.档案管理制度的执行情况，包括档案的建立、收集、整理、保管、借阅、销毁等环节是否符合规定。2.档案信息的真实性、完整性和规范性，包括档案材料是否真实、准确、完整，档案整理是否规范等。3.档案的安全保管情况，包括档案库房