社团运营部制度

PAGE社团运营部制度一、总则（一）目的为了规范社团运营部的各项工作，提高社团运营效率，确保社团活动的顺利开展，促进社团的健康发展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于社团运营部全体成员，包括部长、副部长、各部门负责人及普通成员。（三）基本原则1.合法性原则：社团运营活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，不得从事违法违规行为。2.民主原则：充分发扬民主，尊重成员意见，鼓励成员积极参与社团运营管理。3.效率原则：优化工作流程，提高工作效率，确保社团各项任务按时、高质量完成。4.创新原则：鼓励创新思维，不断探索新的运营模式和活动形式，提升社团的吸引力和影响力。二、组织架构（一）部门设置社团运营部设部长一名，副部长若干名，根据工作需要下设策划部、宣传部、外联部、财务部等部门。（二）职责分工1.部长职责全面负责社团运营部的工作，制定工作计划和目标，并组织实施。协调社团内部各部门之间的关系，促进社团整体工作的顺利开展与合作。代表社团与外部机构、组织进行沟通与交流，拓展社团资源和发展空间。对社团运营情况进行监督和评估，及时发现问题并采取措施加以解决。审核社团各项活动的策划方案、经费预算等重要文件。2.副部长职责协助部长开展工作，负责分管部门的日常管理和工作指导。参与社团活动的策划、组织和实施，确保活动的顺利进行。及时向部长汇报分管部门工作进展情况，反馈工作中存在的问题和困难。在部长缺席时，代行部长职责，主持社团运营部的相关工作。3.策划部职责负责社团各类活动的策划与方案制定，包括活动主题、内容、形式、流程等。进行活动可行性分析，评估活动风险，并提出相应的应对措施。撰写活动策划书，明确活动目标、任务分工、时间安排、经费预算等内容。根据活动实际情况，对策划方案进行调整和优化，确保活动效果。4.宣传部职责根据社团活动计划，制定宣传方案，确定宣传渠道和方式。设计制作社团活动的宣传资料，如海报、宣传单页、视频等，提高社团活动的知晓度和吸引力。利用社交媒体、网络平台等进行社团活动的宣传推广，及时发布活动信息、图片、视频等内容，扩大社团影响力。收集整理社团活动的宣传反馈信息，分析宣传效果，为后续宣传工作提供参考。5.外联部职责负责与外部机构、组织、企业等建立联系，拓展社团的合作资源和渠道。积极寻求外部赞助，为社团活动筹集资金和物资支持。代表社团参加各类交流活动，加强与其他社团、组织的合作与交流，提升社团的知名度和美誉度。维护社团与外部合作伙伴的良好关系，及时沟通协调合作事宜，确保合作项目的顺利实施。6.财务部职责负责社团经费的管理和核算，制定经费预算和报销制度。对社团各项活动的经费收支进行详细记录，定期进行账目核对和结算。严格按照财务制度审核社团成员的费用报销申请，确保经费使用合理、合规。定期向社团成员公布经费收支情况，接受成员监督。三、工作流程（一）活动策划流程1.活动需求调研策划部成员通过问卷调查、访谈、讨论等方式，收集社团成员及相关利益者对活动的需求和期望。分析调研数据，了解成员兴趣点和关注点，确定活动主题和方向。2.策划方案制定根据活动主题和方向，策划部成员进行头脑风暴，构思活动内容和形式。明确活动目标、任务分工、时间安排、场地布置、宣传推广等细节，撰写详细的活动策划书。3.方案审核策划书完成后，提交部长审核。部长对策划书的可行性、创新性、完整性等方面进行评估，提出修改意见。策划部根据部长意见对策划书进行修改完善，再次提交审核，直至通过。4.方案实施策划部将通过审核的策划书分发给各相关部门，组织召开活动筹备会议，明确各部门职责和工作任务。各部门按照策划书要求，开展活动筹备工作，如场地准备、物资采购、人员安排、宣传推广等。（二）活动宣传流程1.宣传方案制定宣传部根据活动策划书，结合活动特点和目标受众，制定宣传方案。确定宣传渠道和方式，如海报制作、宣传单页印刷、社交媒体推广、线下宣传活动等，并明确各项宣传工作的时间节点和责任人。2.宣传资料制作宣传部成员根据宣传方案，设计制作活动宣传资料。海报要突出活动主题和亮点，宣传单页要简洁明了地介绍活动内容和参与方式。宣传资料制作完成后，提交部长审核，确保内容准确、形式美观。3.宣传推广实施在活动前适当时间，按照宣传方案开展宣传推广工作。通过社团官方网站、社交媒体平台发布活动信息和宣传资料，张贴海报、发放宣传单页等。利用线上线下互动的方式，如举办线上预热活动、线下宣传推广活动等，吸引更多人关注活动。及时收集宣传反馈信息，根据反馈情况对宣传内容和方式进行调整优化。（三）活动外联流程1.外联目标确定外联部根据活动策划书和社团发展需求，确定外联目标，即寻找潜在的合作伙伴和赞助企业。分析目标对象的特点和需求，制定针对性的外联策略。2.外联沟通与洽谈外联部成员通过电话、邮件、拜访等方式与目标对象进行沟通，介绍社团活动情况和合作意向。与潜在合作伙伴进行洽谈，就合作方式、赞助金额、宣传权益等事项进行协商，争取达成合作共识。3.合作协议签订双方达成合作意向后，外联部负责起草合作协议，明确双方权利义务、合作内容、经费支付方式等条款。将合作协议提交部长审核，审核通过后与合作伙伴签订正式合作协议。4.合作执行与维护按照合作协议要求，外联部负责与合作伙伴保持密切沟通，确保合作项目的顺利执行。及时向合作伙伴反馈活动进展情况，协调解决合作过程中出现的问题。维护与合作伙伴的良好关系，为后续合作奠定基础。（四）活动经费管理流程1.经费预算编制策划部在制定活动策划书时，同时编制活动经费预算。预算内容包括场地租赁、物资采购、人员报酬、宣传推广、交通通讯等各项费用。经费预算要详细、合理，充分考虑活动实际需求和可能出现的费用支出。2.预算审核财务部对策划部提交的经费预算进行审核，审核预算的合理性、准确性和合规性。财务部根据审核情况提出修改意见，策划部进行调整完善后再次提交审核，直至通过。3.经费筹集外联部根据活动经费预算，积极寻求外部赞助。如成功获得赞助，及时将赞助款项入账。社团成员如有缴纳活动费用的情况，财务部要及时进行登记和管理。4.经费使用与报销活动实施过程中，各部门按照经费预算合理使用经费，严格控制费用支出。需要报销的费用，由相关人员填写费用报销申请表，附上有效票据，按照财务报销制度提交财务部审核。财务部审核通过后，予以报销。报销款项要及时支付给报销人。5.经费核算与结算财务部定期对社团经费进行核算，核对账目收支情况，确保经费使用准确无误。活动结束后，财务部及时进行经费结算，编制经费结算报告，向社团成员公布活动经费收支情况。四、成员管理（一）成员选拔1.选拔原则坚持公开、公平、公正的原则，选拔具有一定特长、兴趣和责任心的成员加入社团运营部。注重成员的综合素质和团队协作能力，优先选拔有相关经验或潜力的人员。2.选拔流程发布招募通知，明确选拔条件、流程和时间安排。报名人员填写申请表，提交个人简历和相关证明材料。组织面试，通过自我介绍、问题回答、小组讨论等环节，考察报名人员的专业能力、沟通能力、团队协作能力等。根据面试结果，确定入选人员名单，并进行公示。（二）成员培训1.培训目的提高社团运营部成员的专业技能和综合素质，使其更好地适应工作岗位要求。加强成员之间的沟通与交流，提升团队协作能力和凝聚力。2.培训内容社团运营相关知识和技能培训，如活动策划、宣传推广、财务管理、外联沟通等。团队建设培训，包括团队合作、沟通技巧、领导力培养等方面。法律法规和职业道德培训，增强成员的法律意识和职业操守。3.培训方式定期组织内部培训课程，邀请专业人士或经验丰富的成员进行授课。开展实践活动，让成员在实际工作中锻炼和提高能力。鼓励成员自主学习，分享学习心得和经验。（三）成员考核1.考核原则建立科学合理的考核体系，全面、客观、公正地评价成员工作表现。考核结果与成员的奖惩、晋升、留任等挂钩，激励成员积极工作。2.考核内容工作业绩考核，包括活动策划与执行情况、宣传推广效果、外联合作成果、经费管理等方面。工作态度考核，如责任心、积极性、团队协作精神等。学习能力考核，考察成员对新知识、新技能的学习和掌握情况。3.考核方式定期考核与不定期考核相结合。定期考核每学期进行一次，不定期考核根据工作需要随时开展。考核方式包括自评、互评、上级评价等，综合各方面评价结果确定成员考核成绩。（四）成员奖惩1.奖励制度对在社团运营工作中表现优秀、成绩突出的成员，给予表彰和奖励。奖励方式包括荣誉证书、奖金、晋升等。设立优秀活动策划奖、最佳宣传奖、杰出外联奖、优秀财务管理奖等专项奖励，对在相关工作领域表现卓越的成员进行奖励。2.惩罚制度对违反社团规章制度、工作表现不佳、给社团造成不良影响的成员，给予批评教育或相应的惩罚。惩罚方式包括警告、罚款、降职、辞退等。对于严重违反法律法规或社团章程的成员，依法依规予以处理。五、会议管理（一）会议类型1.部门例会各部门定期召开例会，一般每周或每两周举行一次。会议由部门负责人主持，总结上周工作进展，安排本周工作任务，讨论解决部门工作中存在的问题。2.社团运营部例会社团运营部每月召开一次例会，由部长主持。会议内容包括各部门工作汇报、社团整体工作进展情况总结、近期工作安排、重要事项讨论决策等。3.活动筹备会议在策划重要活动时，组织召开活动筹备会议。会议由策划部负责人主持，各相关部门负责人及成员参加，明确活动筹备工作任务分工、时间节点、工作要求等，确保活动筹备工作有序进行。4.临时会议根据工作需要，随时召开临时会议。临时会议主要用于解决突发问题、协调紧急工作、传达重要信息等。（二）会议组织1.会议通知确定会议时间、地点、参会人员后，提前发布会议通知。通知方式可采用邮件、微信群、QQ群等，确保参会人员及时收到通知。会议通知要明确会议主题、议程安排、相关要求等内容，以便参会人员做好准备。2.会议准备会议组织者提前做好会议场地布置、资料准备、设备调试等工作。准备会议所需的文件、资料、笔记本、笔等物品，确保会议顺利进行。3.会议记录安排专人负责会议记录，记录会议时间、地点、参会人员、会议内容、讨论结果、决议事项等。会议记录要准确、完整，会后及时整理形成会议纪要，发送给参会人员，并归档保存。（三）会议纪律1.按时参会参会人员应提前安排好工作，准时参加会议。如有特殊情况不能参会，需提前向会议组织者请假。2.认真听讲参会人员在会议期间要认真听讲，积极参与讨论，不得交头接耳、玩手机、做与会议无关的事情。3.发言规范发言时要表达清晰、简洁，观点明确，尊重他人意见，不得进行人身攻击或恶意诋毁。4.遵守决议会议形成的决议和工作安排，参会人员要认真执行。如有不同意见，可在会后通过合理渠道反映，但不得在会议上擅自抵制或拖延执行。六、档案管理（一）档案分类与归档1.活动档案收集整理社团各类活动的相关资料，包括活动策划书、宣传资料、活动照片、视频、总结报告等。按照活动名称和时间顺序进行归档，便于查询和查阅。2.成员档案建立社团运营部成员档案，记录成员基本信息、选拔情况、培训记录、考核成绩、奖惩情况等。成员档案一人一档，动态更新成员信息。3.外联档案对外联工作中形成的资料进行归档，如合作协议、赞助合同、沟通记录、合作成果等。按照合作伙伴和时间顺序整理外联档案，为后续合作提供参考。4.财务档案对社团经费管理过程中产生的各类财务资料进行归档，包括经费预算、报销凭证、账目记录、结算报告等。财务档案要严格按照财务管理制度进行保管，确保财务信息的安全和完整。（二）档案保管与查阅1.保管要求设立专门的档案保管场所，配备必要的档案保管设备，如文件柜、电脑、存储设备等，确保档案存放安全、有序。定期对档案进行整理和检查，对损坏、变质的档案及时进行修复和处理。做好档案的防火、防潮、防虫、防盗等工作，