商场运营合同管理制度

PAGE商场运营合同管理制度一、总则（一）目的为加强商场运营合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本商场实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本商场与供应商、租户、合作伙伴等签订的各类运营合同，包括但不限于租赁合同、物业服务合同、促销活动合作合同、广告位租赁合同等。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行、变更、终止等行为必须符合国家法律法规及行业标准的要求。2.平等自愿原则：合同双方在平等、自愿的基础上签订合同，任何一方不得将自己的意志强加给对方。3.公平公正原则：合同条款应公平合理，不得损害双方的合法权益，不得免除或减轻自己的责任，加重对方的责任。4.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务，不得擅自变更或解除合同。二、合同管理职责（一）合同管理部门及职责1.法务部门负责合同的合法性审查，对合同条款是否符合法律法规及行业标准进行审核。参与合同的谈判、起草、签订等工作，提供法律专业意见和建议。处理合同纠纷，代表公司参与诉讼、仲裁等法律程序。2.运营部门负责合同的起草、谈判、签订等具体工作，确保合同条款符合商场运营管理的要求。跟踪合同的履行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。负责合同档案的整理、归档和保管工作。3.财务部门负责审核合同中的财务条款，确保合同的财务收支符合公司财务管理制度的要求。参与合同的结算工作，对合同款项的收付进行监督和管理。4.其他相关部门根据合同的具体内容和业务需要，配合运营部门做好合同的签订、履行等相关工作。对涉及本部门业务的合同条款提出意见和建议，确保合同的顺利履行。（二）合同管理人员职责1.熟悉国家法律法规及行业标准，掌握合同管理的相关知识和技能。2.负责合同的起草、审核、签订、履行、变更、终止等具体工作，确保合同管理工作的规范化、标准化。3.及时收集、整理、归档合同相关资料，建立合同档案管理制度，确保合同档案的完整性、准确性和安全性。4.定期对合同管理工作进行总结和分析，提出改进措施和建议，不断完善合同管理制度。三、合同签订管理（一）合同签订流程1.合同立项业务部门根据商场运营需要，提出合同签订申请，填写《合同立项申请表》，详细说明合同的名称、签订对象、合同标的、合同期限、合同金额等内容。运营部门对合同立项申请进行审核，审核通过后报分管领导审批。2.合同起草运营部门根据合同立项申请，负责起草合同文本。合同文本应明确双方的权利义务、合同标的、合同期限、合同金额、付款方式、违约责任等条款。合同文本起草完成后，应提交法务部门进行合法性审查。法务部门应重点审查合同条款是否符合法律法规及行业标准的要求，是否存在法律风险。3.合同谈判运营部门负责组织合同谈判工作，与合同对方就合同条款进行协商和沟通。谈判过程中，应充分了解对方的需求和意见，争取有利的合同条款。谈判达成一致意见后，应形成《合同谈判纪要》，记录谈判的主要内容和结果。4.合同审核合同文本起草完成并经谈判达成一致意见后，运营部门应将合同文本及相关资料提交法务部门进行审核。法务部门应在[X]个工作日内完成审核工作，并出具《合同审核意见》。审核通过的合同文本，运营部门应提交财务部门进行财务条款审核。财务部门应在[X]个工作日内完成审核工作，并出具《财务审核意见》。根据法务部门和财务部门的审核意见，运营部门对合同文本进行修改和完善，确保合同条款符合法律法规及公司内部管理制度的要求。5.合同签订合同文本经审核通过后，运营部门应组织合同双方签订合同。签订合同前，应确保合同双方的主体资格合法有效，合同签订人员具有相应的授权。合同签订时，应使用公司统一印制的合同文本，合同文本应一式多份，双方各执一份，同时根据需要报送相关部门备案。合同签订后，运营部门应及时将合同副本送法务部门、财务部门等相关部门存档。（二）合同签订注意事项1.合同主体资格审查签订合同前，应认真审查合同对方的主体资格，包括营业执照、组织机构代码证、税务登记证等相关证件的真实性、有效性和合法性。对于自然人作为合同对方的，应审查其身份证等有效证件，并核实其身份信息。2.合同条款审查合同条款应明确、具体、完整，避免模糊不清或歧义性条款。合同条款应包括合同标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等主要内容。合同条款应符合法律法规及行业标准的要求，不得违反法律法规的强制性规定，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。3.合同签订程序审查合同签订应按照公司规定的流程进行，确保合同签订程序的合法性和规范性。合同签订前，应确保合同双方的签字盖章真实有效，合同签订人员具有相应的授权。合同签订后，应及时将合同副本送相关部门存档，确保合同档案的完整性和准确性。四、合同履行管理（一）合同履行跟踪1.运营部门负责合同履行的跟踪工作，定期检查合同对方的履行情况，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。2.合同履行过程中，如发现合同对方未按照合同约定履行义务，运营部门应及时向合同对方发出《合同履行催告函》，要求其限期履行义务。3.对于合同履行过程中出现的重大问题或纠纷，运营部门应及时向分管领导汇报，并会同法务部门等相关部门共同研究解决方案。（二）合同变更管理1.合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同条款的，合同双方应协商一致，并签订《合同变更协议》。2.《合同变更协议》应明确变更的内容、变更的原因、变更后的合同条款等内容，并经双方签字盖章确认。3.合同变更协议签订后，运营部门应及时将变更后的合同文本送法务部门、财务部门等相关部门备案。（三）合同终止管理1.合同期满或双方协商一致提前终止合同的，合同双方应签订《合同终止协议》。2.《合同终止协议》应明确合同终止的原因、终止的时间、双方的权利义务等内容，并经双方签字盖章确认。3.合同终止后，运营部门应及时清理合同履行过程中的相关资料，办理合同款项的结算手续，并将合同档案进行归档保管。五、合同档案管理（一）合同档案的收集1.运营部门负责合同档案的收集工作，在合同签订、履行、变更、终止等过程中，应及时收集相关资料，包括合同文本、合同谈判纪要、合同审核意见、合同履行记录、合同变更协议、合同终止协议等。2.合同档案收集过程中，应确保资料的真实性、完整性和准确性，不得遗漏或篡改相关资料。（二）合同档案的整理1.运营部门应定期对收集到的合同档案进行整理，按照合同类别、签订时间、合同编号等进行分类归档。2.合同档案整理过程中，应将合同文本及相关资料进行编号、装订，确保档案的整齐、规范。（三）合同档案的保管1.合同档案应妥善保管，存放于专门的档案柜或档案室，并指定专人负责管理。2.合同档案保管期限应按照国家法律法规及公司内部管理制度的要求执行，一般情况下，合同档案保管期限为[X]年。3.合同档案保管期间，应定期对档案进行检查和清理，确保档案的安全、完整。（四）合同档案的查阅1.因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经部门负责人批准后，方可查阅。2.查阅合同档案时，应在档案管理人员的陪同下进行，不得擅自将档案带出档案室。查阅过程中，不得对档案进行涂改、损坏、抽取等行为。3.查阅完毕后，应及时将合同档案归还档案管理人员，并办理归还手续。六、合同风险管理（一）风险识别与评估1.法务部门应定期对合同管理工作进行风险识别与评估，分析合同签订、履行、变更、终止等过程中可能存在的风险因素。2.风险识别与评估应采用科学的方法和工具，如问卷调查、案例分析、专家咨询等，确保风险识别与评估的准确性和全面性。3.根据风险识别与评估的结果，法务部门应制定相应的风险应对措施，明确风险应对的责任部门和责任人，确保风险得到有效控制。（二）风险应对措施1.风险规避：对于存在重大风险且无法通过其他措施有效控制的合同，应采取风险规避措施，如拒绝签订合同或提前终止合同等。2.风险减轻：对于存在一定风险的合同，应采取风险减轻措施，如加强合同条款审查、增加担保条款、加强合同履行跟踪等，降低风险发生的可能性和影响程度。3.风险转移：对于存在一定风险的合同，可采取风险转移措施，如购买保险、要求对方提供担保等，将风险转移给第三方。4.风险接受：对于风险发生可能性较小且影响程度较低的合同，可采取风险接受措施，由公司自行承担风险。七、合同纠纷处理（一）纠纷处理原则1.合同纠纷处理应遵循合法、公正、及时的原则，维护公司的合法权益。2.合同纠纷处理过程中，应积极与对方协商解决，尽量通过友好协商达成和解协议。3.如协商不成，应及时采取法律手段，通过诉讼、仲裁等方式解决纠纷。（二）纠纷处理程序1.合同纠纷发生后，运营部门应及时向分管领导汇报，并会同法务部门等相关部门共同研究解决方案。2.运营部门应收集、整理合同纠纷相关资料，包括合同文本、合同履行记录、往来函件、争议事项说明等，为纠纷处理提供依据。3.根据纠纷的具体情况，公司可选择与对方协商解决、申请仲裁或提起诉讼等方