2026年光建一体化科技公司质量记录管理制度

2026年光建一体化科技公司质量记录管理制度第一章总则第一条制定目的光建一体化（BIPV）业务融合光伏组件生产与建筑工程施工双重属性，质量记录是追溯产品与工程质量形成过程、验证质量管控措施有效性、应对质量纠纷及监管检查的核心依据。为规范公司质量记录的编制、填写、审核、归档、保管、查阅、销毁全流程管理，确保质量记录真实、完整、准确、可追溯，满足质量管理体系运行、客户审核及法律法规合规要求，结合行业特性与公司实际经营需求，特制定本制度。第二条制定依据本制度依据《中华人民共和国产品质量法》《建设工程质量管理条例》《质量管理体系要求》（GB/T19001）、《建筑光伏一体化系统应用技术标准》《建设工程文件归档规范》等国家法律法规、行业标准及公司质量管理体系文件、档案管理制度、不合格品控制管理制度制定，确保所有条款符合合规要求且具备可操作性。第三条适用范围本制度适用于公司光建一体化业务全链条的质量记录管理工作，涵盖原材料采购、生产制造、仓储物流、项目施工、成品交付、售后服务等所有环节产生的质量记录；适用岗位包括质量检验岗、采购岗、生产操作岗、仓储管理岗、项目管理岗、施工岗、售后服务岗、档案管理岗、技术研发岗及各部门质量管理人员；覆盖公司总部、生产基地、各项目施工现场及合作外协单位的质量记录管控环节。第四条核心定义本制度所称“质量记录”，是指为证明产品与工程质量符合规定要求及质量管理体系有效运行而形成的所有书面或电子形式的记录文件，包括检验记录、试验记录、验收记录、评审记录、处置记录、追溯记录、培训记录、审核记录等，无论载体形式（纸质、电子、影像等），均纳入本制度管控范围。第五条管控原则（一）真实性原则：质量记录需如实反映实际操作过程与结果，严禁虚构、篡改、伪造记录内容，所有记录需由相关责任人亲笔签字或电子签章确认；（二）完整性原则：质量记录需覆盖质量管控全流程，要素齐全、内容完整，无缺项、漏项，确保质量形成过程可完整追溯；（三）准确性原则：质量记录的文字、数据、日期等信息需准确无误，计量单位、填写格式统一规范，不得出现模糊表述或歧义内容；（四）及时性原则：质量记录需在业务活动完成后即时填写，不得拖延、补记或事后追溯填写，确保记录与实际业务同步；（五）可追溯原则：质量记录需明确记录对象、记录时间、记录人、审核人等关键信息，实现“来源可查、去向可追、责任可究”；（六）保密性原则：涉及公司商业秘密、客户隐私的质量记录需严格保密，未经授权不得泄露、复制或对外提供；（七）合规性原则：质量记录的格式、内容、保存期限需符合国家法律法规、行业标准及客户合同约定要求。第二章质量记录分类与内容规范第六条质量记录分类（一）采购环节质量记录：包括原材料采购合同质量条款、供应商资质证明、原材料检验报告单、外协件验收记录、供应商质量档案、采购不合格品处理记录等；（二）生产环节质量记录：包括生产工艺文件、工序自检记录、工序互检记录、质量巡检记录、半成品检验记录、成品出厂检验记录、生产设备校准记录、生产不合格品处置记录、生产批次追溯记录等；（三）仓储环节质量记录：包括原材料入库验收记录、成品入库记录、库存产品巡检记录、不合格品隔离记录、产品出库复核记录、仓储温湿度监测记录等；（四）施工环节质量记录：包括施工图纸会审记录、施工技术交底记录、施工工序验收记录、分项工程质量验收记录、隐蔽工程验收记录、施工材料检验记录、施工不合格品处置记录、工程变更质量确认记录等；（五）交付与售后环节质量记录：包括成品交付验收记录、客户验收回执、售后巡检记录、客户质量反馈记录、售后不合格品处置记录、产品质保记录等；（六）体系运行质量记录：包括质量管理体系审核记录、内部质量评审记录、质量培训记录、质量目标达成情况统计记录、质量改进措施实施记录等。第七条质量记录格式规范（一）统一模板：公司所有质量记录需采用质量管理部统一制定的标准模板，模板内容需明确记录名称、记录编号、记录对象、记录日期、记录内容、记录人、审核人、批准人等核心要素，各部门不得擅自更改模板格式；（二）编号规则：质量记录编号需遵循“部门代码+记录类型代码+年份+月份+流水号”的规则编制，编号具有唯一性，便于检索与追溯，编号规则由质量管理部统一制定并发布；（三）填写要求：纸质记录需使用黑色或蓝色签字笔填写，字迹清晰、工整，不得涂改；电子记录需使用公司统一的办公软件填写，格式统一、内容可编辑，关键信息不得设置隐藏或加密；（四）修改规范：质量记录确需修改时，需采用“划改”方式，保留原内容清晰可辨，在修改处签字并注明修改日期，电子记录修改后需保留修改痕迹，严禁直接删除或覆盖原内容。第八条质量记录内容要求（一）基础信息完整：记录需明确产品/工程名称、规格型号、批次/标段号、数量、生产日期/施工时间等基础信息，确保记录对象可精准识别；（二）过程信息详实：记录需完整反映质量管控过程，包括检验项目、检验标准、检验方法、检验数据、检验结果等，施工环节记录还需注明施工部位、施工人员、监理人员（如有）等信息；（三）责任信息明确：记录需由记录人、审核人、批准人等相关责任人签字确认，电子记录需采用公司认证的电子签章，确保责任可追溯；（四）异常信息清晰：涉及不合格品、质量异常的记录，需明确异常情况描述、原因分析、处置措施、处置结果及验证情况，形成闭环记录。第三章质量记录编制与审核管理第九条编制责任分工（一）采购部：负责编制采购环节所有质量记录，包括原材料检验记录、供应商质量档案等，确保采购环节质量信息完整记录；（二）生产部：负责编制生产环节所有质量记录，包括工序检验记录、成品检验记录、生产不合格品处置记录等，确保生产过程质量信息可追溯；（三）仓储管理部：负责编制仓储环节所有质量记录，包括入库验收记录、库存巡检记录等，确保仓储环节产品质量状态可监控；（四）项目部：负责编制施工环节所有质量记录，包括工序验收记录、隐蔽工程验收记录、施工不合格品处置记录等，确保施工过程质量符合要求；（五）售后服务部：负责编制交付与售后环节所有质量记录，包括交付验收记录、售后巡检记录、客户反馈记录等，确保售后质量信息及时记录；（六）质量管理部：负责编制体系运行质量记录，统一制定质量记录模板，监督各部门记录编制规范执行情况。第十条编制时效要求（一）即时编制：检验、验收、巡检等现场操作类记录需在操作完成后1小时内编制完成；（二）当日编制：生产日报、施工日志等日常类记录需在当日工作结束后2小时内编制完成；（三）限时编制：不合格品处置记录、质量评审记录等专项类记录需在处置/评审完成后24小时内编制完成；（四）月度编制：质量统计、分析类记录需在次月5日前编制完成，确保数据及时汇总。第十一条审核流程要求（一）一级审核：质量记录编制完成后，由编制人所在部门负责人进行审核，审核重点为记录的真实性、完整性、准确性，审核需在记录编制完成后24小时内完成；（二）二级审核：涉及重大质量事项（如批量不合格品、重大工程质量验收）的记录，需经质量管理部审核，审核重点为记录的合规性、闭环性，审核需在一级审核完成后48小时内完成；（三）审核签字：审核人员需在记录上签字确认，注明审核日期，对审核发现的问题需要求编制人立即整改，整改完成后重新审核，直至符合要求。第四章质量记录归档与保管管理第十二条归档责任分工（一）纸质记录归档：各部门指定专人负责本部门纸质质量记录的收集、整理、装订，在记录完成审核后7个工作日内移交公司档案管理岗统一归档；（二）电子记录归档：各部门需将电子质量记录按统一路径存储至公司质量信息管理系统，档案管理岗负责电子记录的备份、分类、索引编制，确保电子记录可快速检索；（三）影像记录归档：施工隐蔽工程、不合格品处置等影像类记录，需同步存储至质量信息管理系统，标注记录对象、日期、拍摄人等信息，与纸质/电子记录关联归档。第十三条归档整理规范（一）纸质记录整理：按记录类型、业务环节、时间顺序分类整理，采用统一规格的档案盒存放，填写档案目录，注明记录编号、记录名称、数量、归档日期等信息；（二）电子记录整理：按“部门-年份-记录类型”建立文件夹层级，电子记录命名遵循“记录编号+记录名称”规则，确保命名规范、检索便捷；（三）归档标识：归档后的质量记录需粘贴统一的归档标识，注明归档编号、保管期限、保管责任人等信息，便于管理与查阅。第十四条保管环境要求（一）纸质记录保管：档案存放区域需保持干燥、通风，温度控制在15-25℃，相对湿度控制在45%-60%，配备防火、防潮、防虫、防盗设施，严禁与易燃、易爆、腐蚀性物品混放；（二）电子记录保管：电子记录需存储在公司专用服务器，实行双机备份、异地备份，定期进行数据校验，防止数据丢失、损坏，服务器需设置访问权限，安装防火墙及杀毒软件；（三）保管责任人：档案管理岗为质量记录保管第一责任人，需定期检查记录保管状态，发现破损、丢失、损坏等情况需立即上报质量管理部，并采取补救措施。第十五条保管期限规定（一）基础类质量记录：包括原材料检验记录、生产工序记录、施工验收记录等，保管期限不低于产品质保期结束后3年；（二）工程类质量记录：包括建筑光伏一体化项目施工记录、竣工验收记录等，保管期限不低于工程设计使用年限；（三）体系类质量记录：包括质量管理体系审核记录、质量评审记录等，保管期限不低于5年；（四）特殊类质量记录：涉及质量纠纷、客户投诉、监管检查的质量记录，保管期限不低于纠纷/检查事项处理完毕后5年，法律法规另有规定的，从其规定。第五章质量记录查阅与销毁管理第十六条查阅权限管理（一）内部查阅：公司员工因工作需要查阅质量记录的，需填写《质量记录查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，在档案管理岗监督下查阅，查阅后需及时归还，不得带出档案存放区域；（二）外部查阅：客户、监管部门、审计机构等外部单位需查阅质量记录的，需填写《外部单位记录查阅申请表》，经质量管理部负责人及公司分管领导批准后，在指定人员陪同下查阅，涉及商业秘密的需签订保密协议；（三）复制限制：质量记录原则上不得复制，确因工作需要复制的，需经质量管理部批准，复制件需注明复制日期、复制人，并由档案管理岗盖章确认，与原件具有同等效力。第十七条查阅记录管理档案管理岗需建立《质量记录查阅台账》，记录查阅人、查阅日期、查阅记录名称、查阅目的、归还日期等信息，确保查阅过程可追溯，台账保管期限与所查阅记录的保管期限一致。第十八条销毁条件与流程（一）销毁条件：质量记录达到保管期限且无保存价值，经确认不存在质量纠纷、监管检查、诉讼等未结事项的，可申请销毁；（二）销毁申请：由档案管理岗填写《质量记录销毁申请表》，列明需销毁记录的名称、数量、保管期限、销毁原因等，报质量管理部审核、公司管理层审批；（三）销毁执行：审批通过后，由档案管理岗、质量管理部及审计部共同监督销毁，纸质记录采用碎纸、焚烧等不可逆方式销毁，电子记录采用彻底删除、格式化存储介质等方式销毁，销毁过程需留存影像资料；（四）销毁记录：销毁完成后，填写《质量记录销毁记录表》，由参与销毁人员签字确认，记录表永久保存。第六章监督与责任追究第十九条监督检查机制（一）日常监督：质量管理部每月对各部门质量记录编制、填写、归档情况进行抽查，重点核查记录的真实性、完整性、及时性，形成《质量记录监督检查报告》；（二）专项检查：每季度开展一次质量记录专项检查，覆盖所有业务环节，重点核查记录保管、查阅、备份情况，排查管理漏洞；（三）年度审核：将质量记录管理纳入质量管理体系年度审核范围，评估制度执行有效性，提出改进建议。第二十条责任追究情形凡出现下列情形之一的，追究相关岗位人员及部门负责人责任：（一）未按规定编制、填写质量记录，导致记录缺项、漏项、内容错误的；（二）虚构、篡改、伪造质量记录，或授意他人伪造记录的；（三）未按规定时限编制、审核、归档质量记录，导致记录丢失、损毁的；（四）未按规定保管质量记录，导致记录破损、霉变、数据丢失的；（五）未经授权擅自查阅、复制、泄露质量记录，造成公司商业秘密泄露或客户隐私泄露的；（六）未按规定流程销毁质量记录，或擅自销毁仍在保管期限内的质量记录的；（七）质量记录管理不当，导致公司在客户审核、监管检查中出现合规问题，或引发质量纠纷无法举证的。第二十一条责任追究标准（一）情节轻微：指未造成经济损失、未影响审核/检查结果的，给予相关责任人口头警告、通报批评，扣发当月绩效奖金的10%-30%；（二）情节较重：指造成轻微经济损失、影响审核/检查进度或引发客户轻微投诉的，给予相关责任人记过处分、调岗处理，扣发季度绩效奖金，部门负责人承担连带责任；（三）情节严重：指造成重大经济损失、引发客户重大投诉、被监管部门处罚或导致公司在质量纠纷中败诉的，给予相关责任人解除劳动合同处分，追回因失职造成的经济损失；部门负责人及分管领导给予降职、撤职处分；涉嫌违法犯罪的，移交司法机关处理。第七章附则第二十二条制度培训质量管理部需在本制度生效后1个月内组织全员培训，确保各岗位人员熟悉制度条款及记录编制、保管要求；新员工入职时，需将本制