2026年海洋能发电公司办公软件使用规范制度

2026年海洋能发电公司办公软件使用规范制度第一章总则第一条为规范本公司办公软件的安装、使用、维护及安全管理行为，提升办公效率，保障公司信息安全，防范软件使用过程中的泄密、病毒入侵、违规操作等风险，结合海洋能发电行业办公场景（含技术文档处理、项目数据核算、跨部门协同等）特点，制定本制度。第二条本制度适用于公司总部、各分公司、项目子公司全体员工（含正式员工、试用期员工、劳务派遣人员、实习人员），涵盖公司统一部署、员工日常使用的各类办公软件，包括但不限于办公套件、协同办公系统、邮件系统、即时通讯工具、专业分析软件等。第三条办公软件使用遵循“统一规范、安全优先、按需使用、高效便捷”的核心原则，兼顾海洋能发电项目技术文档保密、数据精准核算、跨区域协同的特殊需求，确保软件使用合规、信息安全、效率可控。第四条公司信息技术部为办公软件管理的归口部门，负责软件的统一采购、授权管理、安装部署、技术维护、安全管控；各部门负责人为本部门员工办公软件使用的第一责任人，负责督促本部门员工遵守使用规范；全体员工需严格按照本制度要求使用办公软件，对自身账号及操作行为负责。第五条办公软件使用需符合《中华人民共和国著作权法》《计算机软件保护条例》等法律法规，严禁使用盗版软件，严禁未经授权破解、篡改软件功能，确保公司软件使用合法合规。第二章办公软件范围与分类管理第一节软件范围界定第六条公司办公软件分为核心办公软件、专业办公软件、辅助办公软件三类，具体范围如下：核心办公软件：包括文字处理、表格制作、演示文稿等通用办公套件，邮件收发系统，公司统一部署的协同办公平台（含流程审批、文档共享、任务管理等功能），是全体员工日常办公的基础软件；专业办公软件：包括适配海洋能发电业务的数据分析软件、工程制图软件、项目管理软件、技术仿真软件、财务核算软件等，仅向相关岗位员工授权使用；辅助办公软件：包括即时通讯工具、文件压缩工具、PDF处理工具、截图工具等，用于辅助提升办公效率，由信息技术部统一筛选合规版本后部署。第七条未经信息技术部审核批准，任何员工不得私自安装除公司统一部署外的其他办公软件，确因工作需要新增软件的，需按审批流程申请，严禁安装与工作无关的娱乐类、违规类软件。第二节软件授权管理第八条公司所有办公软件均采用正版授权模式，信息技术部负责统一采购软件授权，建立《软件授权管理台账》，记录软件名称、版本、授权数量、授权期限、使用部门、使用人等信息，确保授权合规、台账清晰。第九条软件授权实行“按需分配、一人一授权”原则：核心办公软件向全体员工开放授权；专业办公软件仅向技术部、项目管理部、财务部等相关岗位员工授权，授权期限与员工岗位任职期限一致；辅助办公软件由信息技术部统一部署公共授权版本，无需个人单独授权。第十条软件授权到期前30天，信息技术部需完成授权续期评估，对仍有使用需求的软件及时办理续期，对无使用需求的软件终止授权并清理相关安装包；员工岗位调整或离职时，信息技术部需及时收回其专业办公软件授权，注销相关账号。第三章办公软件安装与卸载规范第十一条办公软件安装实行“统一部署、专人操作”原则：公司新入职员工的办公设备，由信息技术部在入职当天完成核心办公软件的安装调试；专业办公软件需由员工填写《软件安装申请表》，经部门负责人初审、信息技术部复审批准后，由技术人员上门或远程安装。第十二条软件安装需使用信息技术部统一提供的正版安装包，严禁使用来路不明的安装包，安装过程中需关闭不必要的插件、广告弹窗，确保软件纯净运行；安装完成后，信息技术部需对软件版本、授权状态进行核验，确保安装合规。第十三条软件卸载需履行审批手续：员工因岗位调整、软件停用等原因需卸载办公软件的，需填写《软件卸载申请表》，经部门负责人签字确认后，由信息技术部技术人员操作卸载，卸载后需清理软件残留文件，确保设备系统整洁。第十四条员工办公设备更换时，需先由信息技术部注销原设备的软件授权，再在新设备上重新安装授权软件，严禁同一授权同时在多台设备上使用，避免授权违规。第四章不同类型软件使用规范第一节核心办公软件使用规范第十五条文字处理软件使用规范：用于起草公司制度文件、技术交底文档、项目报告等内容时，需按公司统一格式模板编写，文件命名遵循“部门-年份-文档类型-标题”规则（如“技术部-2026-技术方案-海洋能机组优化”）；处理涉密文档（如核心技术参数、招投标文件）时，需开启文档加密功能，设置访问密码，严禁随意保存至非加密磁盘。第十六条表格制作软件使用规范：用于核算海洋能发电项目成本、统计生产数据、整理财务报表时，需确保数据准确，重要数据表格需设置修改保护，仅允许授权人员编辑；严禁在表格中录入公司涉密信息后通过非加密渠道传输，严禁将含核心数据的表格发送至外部邮箱或即时通讯工具。第十七条协同办公平台使用规范：员工需使用个人账号登录平台，密码需包含字母、数字、特殊符号，每90天更换一次；平台内的流程审批需按规定时限处理，不得拖延；文档共享需设置精准的权限范围（如仅部门可见、仅指定人员编辑），涉及海洋能项目核心信息的文档，仅向项目组成员开放查看权限，严禁全员公开。第十八条邮件系统使用规范：员工需使用公司统一分配的企业邮箱处理工作邮件，严禁使用个人邮箱收发公司工作邮件；发送含涉密信息的邮件时，需开启邮件加密功能，添加收件人白名单，严禁抄送无关人员；收到外部邮件时，需先核查发件人身份，警惕钓鱼邮件，严禁点击不明链接、下载可疑附件。第二节专业办公软件使用规范第十九条技术类专业软件（如工程制图、技术仿真软件）使用规范：仅可用于海洋能发电项目的设备设计、技术仿真、数据测算等工作，严禁用于私人项目或对外提供技术服务；软件生成的设计图纸、仿真数据需按公司保密规定分级管理，绝密级图纸需加密存储，仅向核心技术人员开放查看权限。第二十条财务类专业软件使用规范：仅可用于公司财务核算、资金管理、税务申报等工作，操作人员需严格按照财务制度录入数据，严禁篡改财务数据、虚构交易记录；软件操作日志需定期备份，保存期限不少于5年，便于审计核查。第二十一条项目管理软件使用规范：用于海洋能发电项目进度管理、成本管控、人员调度时，需实时更新项目数据，确保数据与项目实际进展一致；项目核心数据（如招投标底价、设备采购报价）需设置查看权限，仅向项目负责人、公司管理层开放。第三节辅助办公软件使用规范第二十二条即时通讯工具使用规范：仅可用于工作沟通，严禁传播与工作无关的信息、谣言、违规内容；传递工作文件时，需确认接收人身份，严禁将涉密文件发送至外部群组或非授权人员；工作群聊需定期清理无关人员，离职员工需及时移出群聊。第二十三条文件处理类辅助软件使用规范：处理涉密文件时，需使用加密版本的PDF工具、压缩工具，设置解压密码；截图工具仅可用于工作场景截图，截图含涉密信息的，需及时加密保存，严禁随意分享至外部平台。第五章软件使用安全管理第二十四条办公软件账号安全管理：员工需妥善保管个人软件登录账号和密码，严禁转借、共享账号，严禁将密码告知他人；如发现账号异常登录、密码泄露，需立即修改密码并向信息技术部报告，信息技术部需及时排查安全风险。第二十五条软件数据安全管理：使用办公软件处理的工作数据，需定期备份至公司指定的加密服务器，严禁将核心数据备份至私人U盘、移动硬盘、云盘等非加密存储介质；涉及海洋能发电核心技术、经营数据的文件，需设置自动备份机制，至少每日备份一次。第二十六条软件病毒防护管理：信息技术部需为所有办公设备安装正版杀毒软件，定期更新病毒库，每周对办公软件及存储介质进行病毒扫描；员工发现软件运行异常、设备中毒时，需立即断开网络，联系信息技术部处理，严禁自行操作导致病毒扩散。第二十七条软件漏洞修复管理：信息技术部需定期监测办公软件的安全漏洞，及时推送补丁更新，员工需在收到更新提醒后24小时内完成补丁安装；严禁关闭软件自动更新功能，避免因漏洞未修复导致信息泄露。第六章监督检查与考核第二十八条信息技术部每月对办公软件使用情况开展一次常规检查，重点核查软件授权合规性、账号安全、数据备份、违规安装软件等情况；每季度开展一次专项检查，针对专业办公软件的使用权限、涉密数据处理情况进行深度核查，形成检查报告。第二十九条检查中发现的问题需建立整改台账，明确整改责任人、整改期限和整改措施：对轻微违规行为（如未及时更换密码、文件命名不规范），责令责任人限期整改；对严重违规行为（如使用盗版软件、泄露涉密数据），立即暂停相关员工软件使用权限，启动追责程序。第三十条办公软件使用规范执行情况纳入员工绩效考核：严格遵守制度、无违规操作的员工，在年度评优中优先考虑；违反制度规定的员工，扣减当月绩效奖金，情节严重的取消年度评优资格。第七章责任追究第三十一条对违反本制度的行为，按情节轻重分级追责：情节较轻的（如私自安装非授权辅助软件、文件命名不规范、未及时备份数据）：给予口头警告、书面警告，责令限期整改，扣减当月绩效奖金的5%-10%；情节较重的（如使用盗版软件、转借软件账号、未加密传输涉密文档但未造成泄露）：给予通报批评，扣减当月绩效奖金的20%-50%，暂停软件使用权限1-3个月；情节严重的（如泄露软件内存储的核心技术/经营数据、故意传播病毒、违规使用专业软件造成公司经济损失）：解除劳动合同，要求赔偿公司经济损失；构成犯罪的，移交司法机关追究刑事责任。第三十二条部门负责人未履行监督职责，导致本部门员工多次违反软件使用规范或发生重大信息泄露事件的，按情节轻重给予降职、撤职等处分，承担连带管理责任。第三十三条因信息技术部未及时更新软件授权、未修复安全漏洞导致公司损失的，追究相