2026年海洋能发电公司办公设备使用与维护制度

2026年海洋能发电公司办公设备使用与维护制度第一章总则第一条为规范本公司办公设备的配置、领用、使用、维护、报废全流程管理，保障办公设备正常运行，降低设备故障率，提高办公效率，控制运营成本，结合海洋能发电行业办公场景多元化（含总部办公区、海上作业平台、生产厂区临时办公点）、盐雾环境对设备腐蚀风险高、海上作业设备便携性与防护要求高等特点，制定本制度。第二条本制度适用于公司总部、各分公司、项目子公司所有办公设备的管理，包括通用办公设备（电脑、打印机、复印机、传真机、投影仪、办公桌椅等）、专用办公设备（数据采集终端、行业专用软件终端、涉密办公设备等）、海上作业专用办公设备（三防电脑、防水打印机、防爆通讯终端等），覆盖设备从采购配置到报废处置的全部生命周期。第三条办公设备管理遵循“统一配置、归口管理、谁使用谁负责、定期维护、安全高效”的核心原则，兼顾海洋能发电海上作业平台设备防盐雾、防潮湿、防震动的特殊要求，以及涉密设备的安全管控要求，平衡设备使用效率与维护成本。第四条公司行政部为办公设备管理归口部门，履行以下职责：制定设备配置标准、统筹设备采购与验收、建立设备管理台账、组织设备维护保养、审批设备报废处置、监督设备使用规范；各部门负责人为本部门办公设备管理第一责任人，指定专人配合行政部做好本部门设备的日常核对与维护提醒；海上作业平台办公设备由平台负责人指定专人代管，定期向行政部报备设备状态。第五条全体员工需严格遵守本制度使用办公设备，掌握基本的设备操作和日常维护技能，严禁违规操作导致设备损坏；设备使用过程中需遵守《中华人民共和国数据安全法》《个人信息保护法》等法规，做好数据安全和信息保密工作。第二章办公设备分类与配置第一节设备分类标准第六条通用办公设备：指全公司各岗位通用的基础办公设备，包括台式电脑、笔记本电脑、打印机、复印机、扫描仪、传真机、碎纸机、办公桌椅、文件柜、空调、饮水机等，是日常办公的基础保障设备。第七条专用办公设备：指适配海洋能发电专业工作的设备，包括数据采集终端（用于海上设备参数记录）、行业专用软件终端（用于发电设备数据分析）、涉密办公设备（用于核心技术资料处理）、投影仪（用于项目评审）等，需适配专业工作场景的功能需求。第八条海上作业专用办公设备：指适配海上作业平台盐雾、潮湿、空间有限等环境特点的设备，包括三防笔记本电脑（防水、防尘、防摔）、防水打印机、防爆通讯终端、便携式数据存储设备等，需具备抗盐雾腐蚀、抗震动、防水的性能。第二节设备配置规范第九条办公设备配置遵循“按需配置、合理匹配”原则，行政部结合岗位工作需求制定《办公设备配置标准》：通用岗位：配置台式电脑、办公桌椅、文件柜等基础设备，按需配置打印机、扫描仪；技术岗位：配置高性能台式电脑（适配专业软件运行）、便携式笔记本电脑（便于现场办公）、数据采集终端；海上作业岗位：配置三防笔记本电脑、防水打印机、便携式数据存储设备、防爆通讯终端；管理岗位：按需配置笔记本电脑、投影仪、涉密办公设备（仅限核心管理岗位）。第十条新增或更换办公设备需由使用部门填写《办公设备配置申请表》，注明配置原因、设备类型、规格要求，经部门负责人审核、行政部复核、分管行政副总审批后，由行政部统一采购；紧急需求（如设备突发故障影响工作）可走加急审批流程，但需事后补充完整手续。第十一条办公设备采购需符合公司采购管理规定，优先选择适配海洋能发电场景、性价比高、售后保障完善的品牌和型号；海上作业专用设备需额外核验抗盐雾、防水、防爆等性能认证，确保适配海上环境。第三章设备领用与登记第十二条办公设备采购验收合格后，行政部建立《办公设备管理台账》，记录设备名称、型号、采购时间、采购金额、使用部门、使用人、设备编号、状态（在用/维修/报废）等信息，实现设备全生命周期可追溯。第十三条员工领用办公设备需填写《办公设备领用登记表》，核对设备型号、外观、配件完整性，由领用人和行政部经办人签字确认；海上作业专用设备领用需额外核对设备防护性能，确保无损坏、功能正常。第十四条员工岗位调整或离职时，需办理设备移交或归还手续：岗位调整的，由行政部更新台账使用人信息；离职的，需在离职手续办理前归还所有领用设备，行政部核对设备状态，确认无损坏后签字放行，设备损坏的需按规定赔偿。第十五条海上作业平台设备领用后，由平台代管人建立《海上办公设备临时台账》，记录设备领用时间、使用人、使用场景，作业结束后统一归还行政部，行政部核对设备状态并更新台账。第四章设备使用规范第一节通用设备使用规范第十六条电脑设备使用：严禁安装与工作无关的软件、插件，严禁私自更改系统设置，严禁接入不明U盘、移动硬盘等存储设备；使用完毕后及时关机，长时间离开需锁屏，做好数据备份；定期清理电脑缓存和垃圾文件，保障运行流畅。第十七条打印/复印/扫描设备使用：按需打印、复印文件，提倡无纸化办公，减少纸张浪费；打印涉密文件需在专用设备上操作，打印后及时取走文件，避免信息泄露；设备出现卡纸、缺墨等问题，先尝试简单处理，无法解决的及时联系行政部。第十八条办公家具及其他设备使用：办公桌椅、文件柜轻拿轻放，严禁暴力使用；空调、饮水机按使用说明操作，下班前关闭电源，节约用电；碎纸机仅用于碎办公文件，严禁放入硬物、粘性纸张。第二节专用及海上设备使用规范第十九条专用办公设备使用：数据采集终端仅用于海上设备参数记录，严禁挪作他用，记录的数据及时同步至公司服务器；涉密办公设备仅用于核心技术资料处理，严禁接入外网，严禁拷贝涉密资料至私人设备。第二十条海上作业专用设备使用：三防笔记本电脑使用前检查防护密封是否完好，避免盐雾、海水进入设备内部；防水打印机使用后及时关闭防水盖，定期擦拭设备表面盐雾残留；便携式数据存储设备使用后及时拔除，做好防水密封存放。第二十一条所有办公设备使用禁止行为：严禁违规拆卸设备、严禁私自改装设备、严禁将办公设备转借外部人员、严禁利用办公设备从事与工作无关的活动（如追剧、游戏、刷单）、严禁泄露设备存储的公司数据和信息。第五章设备维护与保养第一节日常维护责任第二十二条办公设备实行“谁使用谁负责日常维护”制度：使用人需保持设备清洁，定期擦拭设备表面灰尘；电脑设备每周清理一次键盘、屏幕；打印机、复印机每月清理一次进纸口灰尘；海上作业设备每次使用后擦拭表面盐雾残留，存放至防潮柜。第二十三条使用人发现设备轻微故障（如电脑卡顿、打印机缺墨），需先按使用说明自行排查处理；无法处理的，及时向行政部报修，严禁私自拆机维修，避免扩大故障。第二节定期保养规范第二十四条行政部制定《办公设备定期保养计划》，按设备类型确定保养频次和内容：电脑设备：每季度进行一次系统优化、病毒查杀、硬件检测，每年进行一次内部清灰；打印/复印设备：每月检查耗材余量，每季度进行一次喷头清洗、走纸系统维护，每年进行一次全面拆机保养；空调设备：每年换季前进行一次滤网清洗、制冷/制热系统检测；海上作业专用设备：每月进行一次盐雾腐蚀检查，每季度进行一次防水性能测试，每半年进行一次全面拆机保养（更换易腐蚀配件）。第二十五条办公设备定期保养由行政部委托专业维保人员或设备厂家售后完成，保养后填写《办公设备保养台账》，记录保养时间、内容、设备状态、保养人员等信息；海上作业设备保养需额外记录防盐雾、防水性能检测结果。第二十六条行政部建立设备耗材管理台账，记录打印机硒鼓、墨盒、电脑配件、海上设备防护配件等耗材的采购、领用、更换信息，按需采购耗材，避免积压或短缺。第六章故障处置与报废第二十七条设备出现故障后，使用人需立即填写《办公设备故障报修单》，注明设备名称、型号、故障现象、报修时间，提交至行政部；行政部接到报修后，1个工作日内安排维保人员排查，紧急设备（如海上作业数据终端）需4小时内响应。第二十八条设备维修遵循“先内后外”原则：轻微故障由公司维保人员处理，复杂故障委托设备厂家售后或专业维修机构处理；维修过程中需做好数据备份，避免数据丢失，涉密设备维修需全程监督，严禁维修人员拷贝设备数据。第二十九条办公设备报废需满足以下条件之一：使用年限超过8年（海上作业设备超过5年），性能严重下降，无法满足工作需求；故障维修成本超过设备当前价值的50%，无维修价值；设备存在安全隐患（如漏电、防爆性能失效），无法通过维修消除；技术落后，无法适配公司系统和软件，且升级成本过高。第三十条设备报废由使用部门填写《办公设备报废申请表》，注明报废原因、设备信息、残值预估，经部门负责人审核、行政部技术核验、分管行政副总审批后，由行政部统一处置；涉密设备、海上作业专用设备报废前需彻底清除数据，确保信息安全，防爆设备报废需委托具备资质的机构处理。第七章监督考核与责任追究第三十一条办公设备管理纳入部门绩效考核：行政部每季度对各部门设备使用、维护、报修情况进行统计，设备完好率≥98%、报修及时率100%的部门，在绩效考核中加1-2分；设备损坏率高、违规使用情况多的部门，扣减1-2分，部门负责人需提交整改说明。第三十二条对违反本制度的行为，按情节轻重分级追责：情节较轻的（如设备清洁不到位、下班未关闭设备电源、轻微违规操作未造成损坏）：给予口头警告、书面警告，责令限期整改；情节较重的（如违规安装无关软件导致设备卡顿、私自拆卸设备、转借办公设备给外部人员）：给予通报批评，扣减当月绩效奖金的5%-10%，承担设备维修费用；情节严重的（如违规操作导致设备报废、泄露设备存储的涉密数据、故意损坏办公设备）：扣减当月绩效奖金的20%-50%，赔偿设备损失；构成犯罪的，移交司法机关追究刑事责任。第三十三条行政部档案管理员未履行台账管理、保养监督职责，导致设备管理混乱、数据丢失的，按情节轻重给予警告、通报批评、扣减绩效奖金等处分；海上作业平台代管人未履行设备维护职责，导致设备因盐雾腐蚀损坏的，承担相