2026年海洋能发电公司财务档案保管与查阅制度

2026年海洋能发电公司财务档案保管与查阅制度第一章总则第一条制定目的为规范XX海洋能发电有限公司（以下简称“公司”）财务档案保管与查阅管理工作，明确财务档案的保管标准、查阅流程、保密要求及责任主体，确保财务档案的安全、完整、可追溯，保障财务档案管理工作符合国家法规及公司运营需求，结合公司海洋能发电业务特性及财务管理制度要求，制定本制度。第二条制定依据本制度依据《中华人民共和国档案法》《会计档案管理办法》《企业财务会计报告条例》《电力行业财务档案管理规范》等国家法律法规及行业标准，以及公司《财务管理制度》《档案管理办法》《保密管理制度》等内部规章制度制定。第三条适用范围本制度适用于公司所有财务档案的收集、整理、保管、移交、查阅、销毁等全流程管理工作；涵盖的财务档案包括会计凭证、会计账簿、财务会计报告、成本费用归集台账、采购付款凭证、税务申报资料、银行对账单等；公司财务部、档案管理部、审计部及涉及财务档案保管与查阅的所有人员均须遵守本制度。第四条核心定义（一）财务档案：指公司在财务核算、资金管理、成本管控等经济活动中形成的，具有保存价值的纸质和电子会计资料，是记录和反映公司经济业务的重要史料和证据；（二）电子财务档案：指以电子形式存储的财务数据和文档，包括电子凭证、电子账簿、电子报表、扫描件等，需满足电子档案归档的合规性要求；（三）档案保管期限：指财务档案需按法规及公司要求保存的最低时限，分为永久保管和定期保管（10年、30年）两类；（四）档案密级：根据财务档案内容的敏感程度，分为绝密、机密、秘密三个等级，绝密级包括公司核心财务数据、重大投融资方案等，机密级包括成本费用归集核心数据、税务筹划资料等，秘密级包括普通费用报销凭证、银行流水等；（五）档案移交：指财务部按规定将整理完毕的财务档案移交档案管理部统一保管的行为。第五条基本原则（一）安全保密原则：财务档案保管须采取严格的保密措施，严禁泄露、篡改、损毁档案内容，确保档案信息不被非法获取；（二）完整规范原则：财务档案的收集、整理、装订需符合统一标准，做到内容完整、编号规范、存放有序；（三）分类管理原则：按档案类型、保管期限、密级对财务档案分类存放，便于保管和查阅；（四）便捷查阅原则：在符合保密要求的前提下，简化合规的查阅流程，保障公司内部正常的经营管理查阅需求；（五）全程可溯原则：财务档案的保管交接、查阅借阅、销毁处置等环节均需记录留痕，确保全流程可追溯。第二章管理架构与职责第六条管理体系公司财务档案实行“财务部归集整理、档案管理部归口保管、审计部监督核查”的管理模式，财务部负责财务档案的日常归集、整理和移交前保管，档案管理部负责档案的接收、长期保管和查阅审批，审计部负责档案管理合规性的监督检查。第七条财务部职责（一）制定财务档案整理规范，明确纸质档案装订标准、电子档案存储格式及命名规则；（二）在财务业务完成后10个工作日内，完成会计凭证、账簿、报表等档案的整理、装订、编号，建立档案台账；（三）按保管期限和密级对财务档案分类标注，在年度结束后3个月内，将整理完毕的财务档案移交档案管理部；（四）负责电子财务档案的格式转换、数据备份，确保电子档案的可读性和安全性；（五）配合档案管理部处理财务档案的查阅、复制需求，核实查阅事由的合理性和查阅范围的合规性；（六）参与财务档案保管期限鉴定及销毁审核工作，提供档案相关的业务说明。第八条档案管理部职责（一）设置专用财务档案库房，配备防潮、防火、防虫、防磁、防盗等设施，满足财务档案保管的环境要求；（二）接收财务部移交的财务档案，审核档案整理的规范性和完整性，办理移交手续并录入档案管理系统；（三）按“年度-类型-密级-保管期限”对财务档案分类存放，编制档案检索目录，便于快速查找；（四）严格执行财务档案查阅审批流程，审核查阅人员身份、查阅权限及查阅事由，做好查阅记录；（五）定期检查财务档案的保管状态，对破损、霉变的档案及时修复，对电子档案定期校验和备份；（六）按规定期限组织财务档案的鉴定和销毁工作，销毁流程符合国家法规及公司制度要求。第九条审计部职责（一）每半年对财务档案保管情况开展专项检查，核查档案的完整性、保管环境的合规性；（二）监督财务档案查阅流程的执行情况，核查是否存在违规查阅、泄露档案信息的行为；（三）参与财务档案销毁的监销工作，确保销毁过程合规、记录完整；（四）对财务档案管理中发现的违规问题，提出整改要求并跟踪整改落实情况。第三章财务档案保管规范第十条纸质档案保管要求（一）纸质财务档案需采用无酸纸档案盒存放，档案盒标注档案年度、类型、编号、保管期限、密级等信息；（二）财务档案库房温度控制在14℃-24℃，相对湿度控制在45%-60%，定期通风除湿，防止档案霉变、虫蛀；（三）档案存放架需远离热源、水源和磁性物质，会计凭证、账簿等核心档案需入柜上锁保管；（四）每月对纸质档案进行一次外观检查，发现破损、字迹模糊的及时修复或复制，修复记录留存归档；（五）纸质档案的保管期限：会计凭证、会计账簿保管30年，月度、季度财务报告保管10年，年度财务报告、会计档案保管清册等永久保管。第十一条电子档案保管要求（一）电子财务档案需存储至公司专用档案服务器，采用加密存储方式，设置访问权限分级管控；（二）电子档案需同时保存通用格式（PDF、OFD）和源格式文件，确保不同设备均可读取，每年校验一次文件可读性；（三）实行“本地+异地”双备份机制，每月对电子财务档案进行一次全量备份，备份介质专人保管；（四）电子档案的保管期限与对应纸质档案一致，保管期满需销毁的，需先删除服务器数据，再销毁备份介质；（五）电子档案的修改、删除需经财务部负责人审批，操作记录自动留存，确保修改过程可追溯。第十二条档案移交规范（一）财务部移交财务档案前，需填写《财务档案移交清单》，列明档案名称、数量、编号、保管期限、密级等信息，经部门负责人签字确认；（二）档案管理部核对移交清单与实物一致后，办理移交手续，双方签字确认，移交清单一式两份，财务部和档案管理部各留存一份；（三）电子档案移交时，需一并移交备份介质及访问权限说明，确保档案管理部可独立读取和保管；（四）移交过程中发现档案缺失、破损的，档案管理部有权拒绝接收，财务部需在5个工作日内补充完善。第四章财务档案查阅规范第十三条内部查阅流程（一）公司内部人员查阅财务档案，需填写《财务档案查阅申请表》，注明查阅事由、档案名称、查阅范围、查阅方式（现场查阅/复制），经所在部门负责人签字；（二）查阅绝密级财务档案需经公司分管财务领导审批，查阅机密级档案需经财务部负责人审批，查阅秘密级档案需经档案管理部负责人审批；（三）审批通过后，查阅人持申请表到档案管理部办理查阅手续，档案管理人员全程陪同，严禁查阅人擅自摘抄、复制超出审批范围的档案内容；（四）现场查阅需在档案管理部指定区域进行，严禁将档案带出库房，确需复制的，需经审批人同意，复制件由档案管理人员核对后加盖档案证明章；（五）查阅完毕后，档案管理人员核对档案完整性，填写《财务档案查阅记录》，由查阅人签字确认。第十四条外部查阅流程（一）外部单位（如税务机关、审计机构、司法机关等）查阅财务档案，需出具正式公函及经办人有效身份证件；（二）档案管理部收到查阅申请后，报公司分管财务领导审批，审批通过后，由财务部专人陪同查阅；（三）外部单位需复制财务档案的，复制件需经财务部核对无误后，加盖公司财务专用章，并留存复制记录；（四）严禁外部单位查阅超出公函范围的财务档案，严禁将财务档案原件带出公司。第十五条查阅保密要求（一）查阅人需对查阅的财务档案内容严格保密，不得向无关人员泄露，不得用于与查阅事由无关的用途；（二）复制的财务档案需妥善保管，使用完毕后按公司要求销毁或交还档案管理部，严禁私自留存；（三）档案管理人员不得向查阅人提供超出审批范围的档案信息，不得擅自泄露档案内容。第五章监督考核与责任追究第十六条监督考核（一）考核频次：每月对财务档案整理移交及时性、保管规范性进行考核，每季度对查阅流程合规性进行考核；（二）考核指标：包括档案移交完成率、档案保管完好率、查阅审批合规率、保密制度执行率等；（三）结果应用：考核结果与财务部、档案管理部相关人员绩效挂钩，考核优秀的给予奖励，未达标的限期整改。第十七条违规情形及处理（一）财务部未按规定整理、移交财务档案，导致档案缺失、混乱的，扣减部门负责人及经办人当月绩效15%-30%；（二）档案管理部未按要求保管财务档案，导致档案损毁、丢失的，扣减相关责任人当月绩效20%-40%；（三）查阅人违规查阅、复制财务档案，或泄露档案内容的，扣减当月绩效30%-50%，情节严重的给予警告、记过处理；（四）档案管理人员擅自提供档案查阅、复制权限，或泄露档案信息的，视情节给予记过、降职处理，涉嫌违法的移交司法机关；（五）未按规定销毁财务档案，或违规留存已销毁档案的，追究相关责任人责任，扣减当月绩效20%-35%。第六章附则第十八条制度修