档案突发事件应急预案制度

档案突发事件应急预案制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国数据安全法》及相关行业标准，结合集团母公司关于风险防控的总体要求，以及本公司档案管理实际需求，为规范突发事件应急处置流程，保障档案信息安全，维护企业合法权益，制定本制度。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，涵盖档案收集、整理、存储、利用、销毁等全生命周期管理中的突发事件应急处置工作。业务场景包括但不限于档案火灾、水浸、盗窃、失密、系统故障、自然灾害等风险事件。第三条本制度下列术语含义：（一）XX专项管理：指公司围绕档案管理领域建立的合规化、体系化风险防控机制，包括制度建设、流程优化、技术应用及监督考核等管理活动。（二）XX风险：指因内外部因素导致的档案信息损坏、泄露、丢失或无法正常利用的可能性，分为一般风险（可能造成局部影响）和重大风险（可能引发系统性损失）。（三）XX合规：指档案管理活动严格遵循法律法规、行业规范及企业内部制度要求，确保档案安全与完整性的行为准则。第四条专项管理的核心原则：（一）全面覆盖：确保所有档案管理环节纳入风险防控范围，不留管理空白；（二）责任到人：明确各级管理人员和岗位的应急处置职责，实现权责统一；（三）风险导向：优先处置重大风险事件，动态调整管控措施；（四）持续改进：通过复盘评估优化应急预案，提升响应效能。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人为公司档案突发事件应急管理的第一责任人，对专项管理工作负总责；分管领导为直接责任人，统筹日常管理及资源协调。第六条设立档案突发事件应急管理领导小组（以下简称“领导小组”），由公司主要负责人牵头，分管领导主持，相关部门负责人组成。领导小组职责包括：（一）统筹协调应急管理工作，制定重大风险事件的处置方案；（二）审批应急资源调配方案及专项经费预算；（三）监督应急处置过程，评估处置成效。第七条领导小组下设办公室，由档案管理部门牵头，负责日常管理，具体职能包括：（一）编制应急资源清单（人员、设备、物资等）；（二）定期组织预案演练及培训；（三）汇总分析风险事件，提出改进建议。第八条牵头部门（档案管理部门）职责：（一）统筹制定应急管理制度及操作流程；（二）开展专项风险识别，建立风险台账；（三）监督各部门落实应急措施，组织考核评估；（四）负责应急信息的统一发布与上报。第九条专责部门（法律合规部、信息科技部等）职责：（一）法律合规部负责审核应急预案的合规性，提供法律支持；（二）信息科技部负责保障应急系统的稳定运行，提供技术支持；（三）人力资源部负责应急人员的选拔与培训。第十条业务部门/下属单位职责：（一）落实档案管理职责，开展日常风险排查；（二）制定本单位的应急处置细则，明确岗位分工；（三）及时上报风险事件，配合处置工作。第十一条基层执行岗责任：（一）遵守档案操作规程，签署岗位合规承诺书；（二）发现异常情况立即上报，不得隐瞒或拖延；（三）参与应急演练，熟练掌握处置流程。第三章专项管理重点内容与要求第十二条档案收集环节管控：（一）业务操作标准：严格审核档案来源合法性，确保原始性、真实性；建立收集登记台账，实现可追溯管理。（二）禁止性行为：严禁收集来源不明的档案材料，杜绝伪造或篡改档案内容。（三）重点防控点：防范虚假档案混入，强化第三方采集过程的监督。第十三条档案整理环节管控：（一）业务操作标准：遵循分类、编号、编目规范，确保档案标识清晰；采用标准化整理工具，避免字迹模糊或载体损坏。（二）禁止性行为：严禁随意删改档案内容，杜绝私自抽取或销毁档案材料。（三）重点防控点：防范整理过程中信息错录或丢失，强化复核环节。第十四条档案存储环节管控：（一）业务操作标准：采取恒温恒湿、防火防虫措施，定期检查存储环境；电子档案需双机热备，异地备份。（二）禁止性行为：严禁将档案存放在潮湿或易燃场所，杜绝擅自更改存储位置。（三）重点防控点：防范自然灾害（如地震、水浸）导致的档案损毁，建立应急转移机制。第十五条档案利用环节管控：（一）业务操作标准：实行查阅审批制度，记录利用过程；涉密档案需在专用场所调阅，全程监控。（二）禁止性行为：严禁复印涉密档案，杜绝违规外借或传输。（三）重点防控点：防范利用过程中信息泄露，建立违规行为追溯机制。第十六条档案销毁环节管控：（一）业务操作标准：严格审批销毁申请，采用符合标准的碎纸机或销毁设备，全程录像存证。（二）禁止性行为：严禁私自销毁档案，杜绝销毁记录不完整。（三）重点防控点：防范重要档案错销或遗漏，建立销毁复核制度。第十七条电子档案安全管控：（一）业务操作标准：建立电子档案管理系统，实现权限分级；定期开展数据备份，确保可恢复性。（二）禁止性行为：严禁非授权访问或下载电子档案，杜绝系统漏洞未修复。（三）重点防控点：防范黑客攻击或数据篡改，强化加密与安全审计。第十八条档案安全事件处置：（一）业务操作标准：发生安全事件需第一时间隔离涉事档案，保护现场；启动应急预案，按流程上报。（二）禁止性行为：严禁隐瞒事件或擅自处置，杜绝扩大损失。（三）重点防控点：防范处置延误导致责任扩大，强化跨部门协同。第四章专项管理运行机制第十九条制度动态更新机制：（一）每年由领导小组组织评估制度适用性，根据法规变化、业务调整修订条款；（二）重大风险事件处置后30日内完成预案修订，并组织全员培训。第二十条风险识别预警机制：（一）每季度由牵头部门牵头，联合专责部门开展风险排查，形成《风险清单》；（二）对重大风险发布预警通知，明确管控措施及责任部门；（三）建立风险趋势分析模型，动态调整管控重点。第二十一条合规审查机制：（一）将档案管理合规审查嵌入业务流程，如采购合同签订前审查档案附件完整性；（二）设立“未经审查不得实施”的刚性约束，违规行为按制度处罚；（三）定期开展合规抽查，对问题单位进行通报。第二十二条风险应对机制：（一）一般风险由业务部门自行处置，上报办公室备案；（二）重大风险由领导小组启动应急响应，明确总指挥、分指挥及协同单位；（三）建立应急处置流程图，明确各环节时限要求。第二十三条责任追究机制：（一）明确违规情形及处罚标准，如档案丢失罚款5000-20000元，情节严重移送司法；（二）联动绩效考核，连续两次违规取消评优资格；（三）建立责任倒查机制，对管理失职行为追究领导责任。第二十四条评估改进机制：（一）每年12月由领导小组组织应急演练评估，形成《评估报告》；（二）对流程漏洞提出优化方案，次年3月前完成修订；（三）将评估结果纳入部门年度考核指标。第五章专项管理保障措施第二十五条组织保障：（一）各级领导干部需签署应急职责承诺书，定期述职；（二）设立应急专项经费，纳入年度预算，专款专用。第二十六条考核激励机制：（一）将应急响应表现纳入部门考核，优秀单位给予奖励；（二）对主动报告风险事件且处置得当的员工给予表彰；（三）建立“黑名单”制度，对连续违规的部门取消资源倾斜。第二十七条培训宣传机制：（一）管理层每半年接受合规履职培训，考核合格后方可履职；（二）一线员工每月开展操作规范培训，考试合格后方可上岗；（三）制作应急手册，张贴关键流程图，强化意识。第二十八条信息化支撑：（一）建设档案管理系统，实现风险实时监控；（二）采用AI技术识别异常操作，自动触发预警；（三）接入视频监控系统，记录档案管理全过程。第二十九条文化建设：（一）每年发布《应急合规手册》，配发全员学习；（二）组织签订年度合规承诺书，确保证书存档；（三）设立合规文化月，开展征文、演讲等宣传活动。第三十条报告制度：（一）风险事件上报时限：一般风险2小时内、重大风险30分钟内；