企业档案管理标准操作指南（标准版）

企业档案管理标准操作指南（标准版）第1章总则1.1档案管理的总体原则档案管理应遵循“统一领导、分级负责、分类管理、安全保密”的原则，依据《档案法》及《档案管理规范》（GB/T18894-2016）的要求，确保档案的完整性、真实性和可用性。档案管理需贯彻“以人为本、服务为本”的理念，注重档案的利用价值与社会服务功能，提升档案工作的信息化与数字化水平。档案管理应结合企业实际业务流程，实现档案的全生命周期管理，确保档案在形成、整理、保管、利用等各环节符合规范要求。档案管理应注重档案的长期保存与有效利用，遵循“保管期限”与“归档范围”的科学划分，避免因管理不善导致档案损毁或遗失。档案管理应建立科学的评估机制，定期对档案管理流程进行审查与优化，确保管理标准持续符合企业发展需求与法律法规要求。1.2档案管理的组织架构企业应设立档案管理部门，通常由档案管理员、业务部门负责人及信息化部门协同配合，形成“统一领导、分级管理”的组织架构。档案管理部门应配备专职档案管理人员，确保档案的规范化管理与专业操作，符合《企业档案管理规范》（GB/T18894-2016）中关于人员资质与职责的要求。企业应明确档案管理的各级负责人，包括档案主管、部门负责人及业务主管，形成“上下联动、协同配合”的管理机制。企业档案管理应与业务管理一体化，实现档案管理与业务流程的深度融合，确保档案信息与业务数据同步更新与同步归档。企业应建立档案管理的制度体系，包括档案管理制度、档案保管制度、档案调阅制度等，确保档案管理工作的规范化与标准化。1.3档案管理的职责分工档案管理员负责档案的日常管理、整理、归档及销毁工作，确保档案的规范性与完整性。业务部门负责档案的形成与归档，确保档案内容真实、完整、及时，并按照档案管理要求进行分类与编号。信息化部门负责档案的数字化管理，包括档案的电子化存储、检索与共享，提升档案的可查性与利用效率。档案管理部门负责制定档案管理制度，监督各部门执行档案管理规定，并定期开展档案管理工作评估与改进。企业领导应定期组织档案管理工作会议，确保档案管理工作的战略部署与执行落实到位。1.4档案管理的适用范围本标准适用于各类企业及事业单位的档案管理，包括但不限于企业内部业务档案、财务档案、人事档案、合同档案、技术档案等。适用范围涵盖档案的形成、整理、保管、调阅、销毁等全过程，确保档案管理的全生命周期控制。适用于企业各类业务活动产生的档案，包括但不限于项目文件、合同协议、财务凭证、员工档案、产品技术资料等。适用于企业内部各部门及分支机构，确保档案管理的统一性与协调性，避免因管理分散导致档案混乱。适用于企业档案管理的信息化建设与数字化转型，确保档案管理符合现代企业信息化发展的要求。第2章档案分类与编码2.1档案分类的原则与方法档案分类应遵循“科学性、系统性、实用性”三大原则，确保分类体系符合档案管理的客观规律和实际需求。根据《档案分类法》（GB/T17202-2013），分类应以“按内容特征”和“按载体形式”为基本依据，同时结合档案的使用价值和保存条件进行综合判断。常用的分类方法包括“主题分类法”、“按载体分类法”、“按使用部门分类法”以及“按时间顺序分类法”。其中，主题分类法以档案内容为核心，适用于技术、科研、管理类档案；按载体分类法则适用于纸质、电子、声像等不同形式的档案。分类应采用“层级式”结构，通常分为一级、二级、三级等，确保分类体系层次分明、逻辑清晰。例如，企业档案可按“企业性质”、“业务范围”、“管理职能”等维度进行多级分类，形成系统化的分类体系。档案分类需结合档案的保管期限、保密等级、使用频率等因素，合理设置分类规则。根据《企业档案管理规范》（GB/T13562-2017），档案的分类应考虑其“保存价值”和“使用价值”，避免分类过细或过粗。档案分类应定期进行调整和优化，根据企业业务发展和档案管理需求的变化，动态更新分类体系。例如，企业每年应组织档案管理人员对分类体系进行评审，确保其符合实际管理需求。2.2档案分类的实施步骤档案分类前应进行档案的清查和整理，明确档案的种类、数量、保管条件及使用情况。根据《档案管理信息系统建设规范》（GB/T22240-2017），档案清查应包括档案的分类、编号、借阅记录等基本信息。档案分类应由专人负责，制定分类方案并组织培训，确保分类人员具备相应的专业知识和操作能力。根据《档案分类工作规范》（GB/T12713-2016），分类人员需经过专业培训，掌握分类原则和方法。档案分类应按照统一的分类规则进行，确保分类标准一致、分类结果准确。例如，企业档案可采用“主题分类法”与“按载体分类法”相结合的方式，形成综合分类体系。分类完成后，应建立档案分类目录、分类表和分类索引，便于检索和管理。根据《档案分类目录编制规范》（GB/T15014-2011），目录应包括分类名称、分类号、档案数量、保管期限等信息。分类结果应进行验证和复核，确保分类的准确性。例如，企业可采用“交叉验证法”或“分类复核法”，由不同人员对分类结果进行检查，确保分类无误。2.3档案编码的制定与管理档案编码是档案分类和检索的重要依据，应遵循“唯一性、稳定性、可扩展性”原则。根据《档案编码规则》（GB/T15015-2011），档案编码应由主码、子码和附加码三部分构成，确保编码的唯一性和可识别性。编码应结合档案的分类结果，按照统一的编码规则制定。例如，企业档案可采用“档案号”+“分类号”+“序号”三级编码，其中“档案号”用于标识档案本身，“分类号”用于标识档案的类别，“序号”用于标识档案的顺序。档案编码的制定应结合档案的保管期限、保密等级、使用部门等因素，确保编码具有一定的灵活性和可扩展性。根据《档案编码管理规范》（GB/T15016-2011），编码应根据档案的使用需求进行动态调整。档案编码应由专人负责管理，确保编码的准确性和一致性。例如，企业档案编码可由档案管理部门统一管理，定期进行编码的检查和更新。档案编码应与档案的分类目录、目录索引等信息保持一致，确保档案的可检索性和可管理性。根据《档案目录编制规范》（GB/T15014-2011），编码应与目录信息同步更新，确保信息的一致性。2.4档案分类与编码的记录与更新档案分类与编码的记录应包括分类结果、编码信息、分类目录、目录索引等，确保档案管理的可追溯性。根据《档案管理信息系统建设规范》（GB/T22240-2017），档案管理信息系统应具备分类与编码的记录功能。档案分类与编码的更新应定期进行，根据档案的变动和管理需求进行调整。例如，企业每年应组织档案管理人员对分类与编码进行复核，确保分类与编码的准确性。档案分类与编码的更新应通过档案管理信息系统进行，确保信息的及时性和一致性。根据《档案管理信息系统建设规范》（GB/T22240-2017），档案管理信息系统应支持分类与编码的动态更新。档案分类与编码的更新应与档案的借阅、调阅、销毁等管理流程相结合，确保档案管理的规范性和可操作性。根据《企业档案管理规范》（GB/T13562-2017），档案的借阅和调阅应与分类与编码同步进行。档案分类与编码的记录与更新应形成完整的档案管理档案，便于日后查阅和审计。根据《档案管理信息系统建设规范》（GB/T22240-2017），档案管理信息系统应具备完整的记录与更新功能，确保信息的完整性和可追溯性。第3章档案入库与整理3.1档案入库的流程与要求档案入库应遵循“先入先出”原则，确保档案的有序接收与管理，符合《国家档案局关于加强档案管理工作的若干规定》的要求。入库前需对档案进行分类编号，按照《档案分类法》进行科学归类，确保档案的可检索性与管理效率。入库过程中应严格核对档案的完整性、真实性与准确性，确保档案内容无损，符合《档案法》关于档案实体与内容的规范要求。档案入库需填写《档案入库登记表》，并由档案管理人员、接收人及负责人三方签字确认，确保责任明确。入库后应建立电子档案与纸质档案的对应关系，确保信息一致，符合《电子档案管理规范》的相关标准。3.2档案整理的标准与方法档案整理应按照《档案整理规范》进行，采用“目次法”或“分类法”进行归档，确保档案结构清晰、层次分明。整理过程中应去除多余的纸张、破损的档案，确保档案的整洁与完好，符合《档案整理技术规范》的要求。档案应按照时间、类别、主题等维度进行排列，确保检索便捷，符合《档案分类与编目规则》的指导原则。整理完成后需进行二次检查，确保档案的完整性和准确性，避免因整理不当导致信息丢失或错误。整理过程中应使用标准化的装订工具与方法，确保档案的物理状态良好，符合《档案装订规范》的要求。3.3档案装订与保管的规范档案装订应采用防紫外线、防潮的材料，确保档案在长期保存过程中不受损害，符合《档案装订技术规范》的要求。装订时应使用统一规格的档案袋或文件夹，确保档案的整齐排列与安全存放，避免因装订不当导致档案损坏。档案保管应遵循“防尘、防虫、防潮、防光”原则，确保档案在存储过程中不受环境因素影响，符合《档案库房管理规范》的相关规定。档案应定期进行检查与维护，确保档案的完好性与可读性，符合《档案库房管理标准》的要求。档案保管应建立档案借阅登记制度，确保档案的使用安全与责任明确，符合《档案借阅管理规范》的规定。3.4档案入库的验收与登记入库验收应由档案管理人员、接收人及负责人共同参与，确保档案的完整性与准确性，符合《档案验收规范》的要求。验收过程中应检查档案的物理状态、内容完整性及编号一致性，确保档案符合入库标准。验收结果应填写《档案入库验收表》，并由三方签字确认，确保责任明确，资料完整。入库登记应包括档案的编号、类别、数量、日期、保管期限等信息，确保档案信息可追溯。入库登记应与电子档案管理系统同步更新，确保档案信息的实时性与准确性，符合《档案信息化管理规范》的要求。第4章档案存储与保管4.1档案存储的环境要求档案存储环境应保持恒温恒湿，温度宜控制在14℃～24℃，相对湿度应保持在45%～60%，以防止档案受潮或受热损坏。根据《GB/T18824-2018企业档案管理规范》规定，档案库房应具备防尘、防虫、防光、防鼠等防护措施。档案库房应远离热源、电源及可能产生有害气体的设备，避免阳光直射，防止紫外线对档案造成褪色或老化。档案存储空间应具备良好的通风系统，确保空气流通，避免因空气流通不畅导致的档案霉变或虫害。根据《GB/T18824-2018》建议，库房应配备除湿机或新风系统，保持环境稳定。档案存储区域应设有防虫、防鼠、防尘的设施，如防虫剂、鼠夹、防尘罩等，防止档案在存储过程中受到虫害或尘埃污染。档案存储环境应定期进行通风和清洁，保持库房整洁，避免灰尘沉积影响档案的保存质量。4.2档案保管的设施与设备档案保管应采用专用档案柜，柜体应具备防潮、防虫、防尘功能，柜体材质应为防火、防虫、防潮的复合材料。根据《GB/T18824-2018》要求，档案柜应具备防紫外线涂层，防止档案褪色。档案应分类存放，按类别、保管期限、载体类型等进行归类管理，确保档案查找方便、分类清晰。档案保管应配备恒温恒湿设备，如温湿度调节器、除湿机、通风系统等，确保档案存储环境稳定。根据《GB/T18824-2018》建议，温湿度调节器应具备自动控制功能，确保环境参数符合标准。档案保管应配备防火设施，如灭火器、防火墙、消防通道等，防止因火灾导致档案损失。档案保管应配备安全监控系统，如摄像头、报警器等，确保档案库房安全，防止盗窃或意外事故。4.3档案保管的期限与安全措施档案保管期限应根据其重要性、保存价值及法律法规要求确定，一般分为永久、长期、短期三种类型。根据《GB/T18824-2018》规定，档案的保管期限应由档案管理部门根据档案的使用需求和保存条件综合确定。档案保管应采取安全措施，如密码锁、门禁系统、监控系统等，确保档案库房的安全性。根据《GB/T18824-2018》要求，档案库房应设置双重门禁系统，确保只有授权人员方可进入。档案保管应定期进行安全检查，包括防火、防虫、防鼠、防潮等，确保档案存储环境安全。根据《GB/T18824-2018》建议，每年至少进行一次全面检查，确保档案安全无损。档案保管应建立档案安全管理制度，明确责任人，定期培训员工，提高档案安全管理意识。根据《GB/T18824-2018》要求，档案管理人员应接受定期的安全培训，确保掌握档案安全操作规范。档案保管应建立档案安全应急预案，包括火灾、盗窃、系统故障等突发事件的应对措施，确保档案在突发情况下能够及时恢复和处理。4.4档案存储的检查与维护档案存储应定期进行环境检查，包括温湿度、空气质量、灰尘、虫害等情况，确保档案存储环境符合标准。根据《GB/T18824-2018》建议，每季度进行一次全面检查，确保环境稳定。档案存储应定期进行档案柜的清洁与维护，包括除尘、检查柜体是否损坏、更换老化部件等，确保档案柜功能完好。根据《GB/T18824-2018》要求，档案柜应每半年进行一次全面检查和维护。档案存储应定期进行档案的物理检查，包括档案的完整性、完整性、是否受潮、虫蛀等，确保档案状态良好。根据《GB/T18824-2018》建议，档案应每半年进行一次物理检查，确保档案保存状态良好。档案存储应建立档案存储档案，记录存储环境、检查结果、维护情况等，确保档案存储过程可追溯。根据《GB/T18824-2018》要求，档案存储应建立档案存储记录，记录存储环境参数、检查结果、维护情况等信息。档案存储应建立档案存储档案管理系统，实现档案存储的数字化管理，提高档案存储的效率和安全性。根据《GB/T18824-2018》建议，档案存储应采用信息化管理系统，实现档案的电子化管理，提高档案存储的可追溯性和安全性。第5章档案借阅与调阅5.1档案借阅的申请与审批档案借阅申请应遵循“先申请、后借阅”原则，申请人需填写《档案借阅申请表》，并提供相关证明材料，如身份证明、工作证明或授权书等。根据《档案法》规定，借阅档案需经单位负责人批准，特殊情况需报上级主管部门备案。申请流程应明确分为初审、复审和终审三个阶段，初审由档案管理员负责，复审由部门负责人审核，终审由单位主管领导批准。根据《企业档案管理规范》（GB/T18894-2016），借阅档案需在借阅申请表中注明借阅人、借阅日期、借阅期限、归还日期及用途。借阅权限应根据档案的保密等级和使用范围进行分级管理，一般分为内部借阅和外部借阅，内部借阅需经部门负责人审批，外部借阅需报相关部门批准，并签订借阅协议。借阅档案需在借阅申请表中注明借阅人、借阅日期、借阅期限、归还日期及用途，并在借阅登记簿上进行登记，确保借阅过程可追溯、可查证。借阅档案应按规定归还，逾期未还者需按《档案管理处罚规定》进行处理，情节严重者可能面临档案管理部门的通报批评或罚款。5.2档案借阅的流程与规范档案借阅流程应包括申请、审批、借阅、使用、归还五个环节，每个环节需严格履行审批手续，确保档案流转合规。借阅档案应按照档案分类编号进行管理，借阅前需进行档案状态核查，确保档案处于可用状态，避免因档案损坏或丢失影响借阅使用。借阅档案应按照借阅人身份、借阅目的、借阅时间等进行分类管理，借阅人需在借阅登记簿上签字确认，确保借阅过程可追踪、可管理。借阅档案应按照规定期限归还，借阅期限一般不超过60天，特殊情况可延长，但需提前报批并做好归还准备。借阅档案归还后，应进行检查和验收，确保档案完整无损，如有损坏或丢失需及时上报并处理，防止档案信息流失。5.3档案调阅的权限与记录档案调阅权限应根据档案的保密等级和使用范围进行分级管理，一般分为内部调阅和外部调阅，内部调阅需经部门负责人批准，外部调阅需报相关部门批准，并签订调阅协议。档案调阅应严格遵守调阅登记制度，调阅人员需填写《档案调阅登记表》，并注明调阅人、调阅日期、调阅内容、调阅目的及归还时间。档案调阅应做好调阅记录，调阅过程需有专人负责记录，调阅后应及时归还档案，确保档案流转过程可追溯、可查证。档案调阅应遵循“先调阅、后使用”原则，调阅人员需在调阅登记簿上签字确认，调阅内容应严格保密，防止信息泄露。档案调阅后，调阅人员需在规定时间内归还档案，如逾期未还，需按《档案管理处罚规定》进行处理，情节严重者可能面临档案管理部门的通报批评或罚款。5.4档案借阅的归还与管理档案借阅归还后，应进行检查和验收，确保档案完整无损，如有损坏或丢失需及时上报并处理，防止档案信息流失。借阅档案应按规定归还，归还时间应与借阅申请表中注明的归还日期一致，归还过程中需确保档案安全，避免因归还不当导致档案损坏。借阅档案归还后，应进行档案状态更新，更新内容包括档案状态、借阅人信息、借阅时间等，确保档案信息准确无误。借阅档案应建立借阅档案管理台账，台账内容包括借阅人、借阅日期、借阅期限、归还日期、归还状态等，便于后续查询和管理。借阅档案归还后，应进行归还登记，登记内容包括归还人、归还时间、归还状态等，确保档案流转过程可追溯、可查证。第6章档案销毁与处置6.1档案销毁的审批程序根据《档案法》及相关法规，档案销毁需经单位负责人批准，并报上级主管部门备案，确保程序合法合规。档案销毁前应进行风险评估，明确销毁对象、范围及销毁方式，确保符合国家档案管理标准。一般情况下，销毁档案需由单位档案管理部门提出申请，经分管领导审核，报同级档案行政管理部门审批。对涉及国家秘密、商业秘密或个人隐私的档案，销毁前应进行脱密处理，确保不泄露敏感信息。档案销毁需留存销毁清单及销毁原因说明，作为后续审计的依据。6.2档案销毁的实施步骤档案销毁应由专业人员在指定场所进行，避免因操作不当造成档案损坏或信息丢失。档案销毁前应进行分类整理，按类别、时间、载体等进行编号登记，确保销毁过程可追溯。档案销毁方式包括物理销毁（如粉碎、烧毁）和电子销毁（如数据清除），需根据档案类型选择合适方式。物理销毁应由具备资质的第三方机构进行，确保销毁过程符合国家档案安全标准。档案销毁后，应填写销毁登记表，记录销毁时间、人员、方式及责任人，确保全过程可查。6.3档案销毁的记录与归档档案销毁过程应详细记录，包括销毁时间、销毁人、销毁方式、销毁对象及销毁原因，确保信息完整。档案销毁后，应将销毁清单、登记表及销毁过程影像资料归档保存，作为档案管理的重要资料。档案销毁记录应按年度分类归档，便于后续查阅与审计。档案销毁记录需保存不少于30年，确保在审计或争议时可提供依据。档案销毁记录应由档案管理人员定期检查，确保记录的准确性和完整性。6.4档案销毁的监督与审计档案销毁过程应接受内部监督，由档案管理部门或第三方审计机构进行核查，确保销毁程序合法合规。审计机构应定期对档案销毁情况进行检查，评估销毁流程是否符合国家档案管理标准。审计结果应作为单位年度档案管理考核的重要依据，确保档案管理工作的持续改进。档案销毁审计应包括销毁过程、销毁方式、销毁记录及销毁后的归档情况，确保全面覆盖。对于销毁过程中的异常情况，应立即进行调查并采取补救措施，防止潜在风险。第7章档案信息化管理7.1档案信息化管理的总体要求档案信息化管理应遵循“统一标准、分级实施、安全可靠、持续优化”的原则，确保档案数据的完整性、准确性和可追溯性。根据《档案信息化建设技术规范》（GB/T34226-2017），档案信息系统的建设需符合国家相关法律法规及行业标准，确保数据的合规性与安全性。信息化管理应与企业数字化转型战略相结合，推动档案管理从传统手工操作向数字化、智能化转型。档案信息化管理应建立数据标准体系，包括档案分类、编码、存储格式等，确保数据在不同系统间的互通与共享。信息化管理需定期进行系统评估与优化，确保系统运行效率与用户体验，提升档案管理的智能化水平。7.2档案信息系统的建设标准档案信息系统的建设应遵循“功能完备、结构合理、安全可靠、扩展性强”的原则，满足档案管理的多样化需求。根据《档案信息管理系统功能规范》（GB/T34227-2017），档案信息系统的功能应涵盖档案入库、分类、保管、调阅、销毁等核心业务流程。系统应支持多平台、多终端访问，确保档案信息在不同场景下的可获取性与可用性。系统需具备数据备份与恢复机制，确保在系统故障或数据丢失时能快速恢复，保障档案数据安全。系统建设应结合企业实际业务需求，采用模块化设计，便于后期功能扩展与系统升级。7.3档案信息的录入与更新档案信息的录入应遵循“准确、及时、完整”的原则，确保数据的实时性和一致性。根据《档案信息采集规范》（GB/T34228-2017），档案信息的录入需规范使用档案分类号、保管期限、载体类型等字段，确保数据结构化。档案信息的更新应建立自动化机制，通过扫描、OCR识别、人工录入等方式实现数据的动态维护。系统应支持多源数据整合，包括电子档案、纸质档案、影像档案等，确保信息的全面性与一致性。档案信息的更新需建立责任追溯机制，明确录入与更新人员的职责，确保数据变更可追溯。7.4档案信息的查询与检