物业公司合同制度

物业公司合同制度第一章总则第一条本制度根据《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国民法典》等法律法规，结合物业服务行业相关规范及集团母公司关于企业内控管理的要求制定，旨在规范公司合同管理行为，防控合同履行风险，提升合规经营水平，保障公司合法权益。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，覆盖物业服务合同、客户服务合同、采购合同、工程合同、合作合同等各类业务合同的全生命周期管理，包括合同起草、审核、签订、履行、变更、解除及归档等环节。第三条本制度下列术语含义如下：（一）“XX专项管理”：指公司围绕合同管理建立的全流程、系统性风险防控与合规管理体系，包括制度建设、风险识别、审查审批、履行监控、责任追究等环节。（二）“XX风险”：指合同管理过程中可能存在的法律风险、经营风险、财务风险、安全风险及声誉风险等，需通过制度措施予以防范。（三）“XX合规”：指公司合同管理活动严格遵守国家法律法规、行业规范及内部制度要求，确保业务行为的合法性、合规性及可追溯性。第四条XX专项管理遵循以下核心原则：（一）全面覆盖：所有业务合同纳入统一管理范畴，确保无死角、无遗漏。（二）责任到人：明确各层级、各岗位合同管理职责，实现责任闭环。（三）风险导向：以风险防控为核心，重点关注重大合同及高风险环节。（四）持续改进：根据法规变化、业务发展及管理实践动态优化制度体系。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人为公司XX专项管理的第一责任人，对合同管理工作的全面性、合规性负总责；分管领导为直接责任人，负责组织落实专项管理制度，协调解决重大问题。第六条设立XX专项管理领导小组，由公司主要负责人牵头，分管领导及相关部门负责人组成，履行以下职能：（一）统筹协调公司合同管理工作，研究解决重大管理问题。（二）审批重大合同及特殊合同的管理方案。（三）监督评估专项管理体系的运行效果，定期通报管理情况。第七条公司设立XX专项管理办公室（暂定），隶属于[牵头部门名称]，具体承担以下职责：（一）牵头制定、修订XX专项管理制度及操作细则。（二）组织开展合同管理培训，提升全员合规意识。（三）定期排查合同履行风险，提出防控建议。第八条明确牵头部门职责：（一）统筹XX专项管理制度建设，确保与公司战略及业务需求匹配。（二）组织编制合同管理工具模板，规范合同条款及审批流程。（三）监督各部门合同管理执行情况，开展考核评价。第九条明确专责部门职责：（一）负责合同法律审核，确保条款合法性、完整性。（二）优化合同审批流程，推动电子化、自动化管理。（三）处理合同纠纷，协调外部法律支持。第十条明确业务部门/下属单位职责：（一）落实本领域合同管理要求，严格执行审批流程。（二）开展合同履行监控，及时发现并报告风险隐患。（三）建立合同台账，确保资料完整可追溯。第十一条明确基层执行岗责任：（一）签订岗位合规承诺书，明确风险上报义务。（二）严格执行合同审批程序，不得擅自变更或解除合同。（三）妥善保管合同相关资料，配合内部审计及外部监管。第三章专项管理重点内容与要求第十二条合同起草环节管理：（一）业务部门起草合同前，需收集完整背景资料，明确合同目的、主体及关键条款。（二）重要合同需经XX专项管理办公室审核模板及风险点，确保格式规范、要素齐全。第十三条合同审核环节管理：（一）专责部门对合同法律效力、权利义务、违约责任等条款进行合规性审核。（二）涉及金额X万元以上的合同，需经法律顾问或外部律师出具意见。第十四条合同审批环节管理：（一）审批权限划分：一般合同由部门负责人审批，重大合同由分管领导审批，特殊合同报领导小组审议。（二）审批流程需嵌入OA系统，实现全程留痕、实时监控。第十五条合同签订环节管理：（一）签订前核对合同主体资质，确保对方信用良好、履约能力达标。（二）采用电子签章时，需确保系统安全性，并留存完整的签署记录。第十六条合同履行监控：（一）业务部门每月梳理合同履行情况，重点关注交付、付款、服务达标等关键节点。（二）发现违约苗头时，需及时启动应急预案，并上报专责部门协调处置。第十七条合同变更管理：（一）变更需通过书面协议形式，明确变更内容、生效时间及双方责任。（二）重大变更需重新履行审批程序，并备案归档。第十八条合同解除管理：（一）解除合同需符合法律规定，并提前X天书面通知对方。（二）解除后需清算债权债务，并形成完整档案。第十九条禁止性行为管理：（一）严禁以欺诈、胁迫手段签订合同。（二）严禁未经审批擅自签订或变更合同。（三）严禁将主体资格不符的单位列为合作方。第二十条专项风险防控：（一）重点关注合同条款不明确、履行能力不足、监管政策变化等风险。（二）建立风险分级清单，对高风险合同实施重点监控。第四章专项管理运行机制第二十一条制度动态更新机制：（一）每年X月由XX专项管理办公室牵头开展制度评估，根据法规变化及业务实践修订条款。（二）重大政策调整时，需在X个月内完成制度同步优化。第二十二条风险识别预警机制：（一）每季度开展合同风险排查，由业务部门提交自查报告，专责部门汇总评估。（二）发布预警通知时需明确风险等级、处置时限及责任部门。第二十三条合规审查机制：（一）将合同审查嵌入业务决策流程，未经审查不得签订合同。（二）对已签订合同每年开展合规抽查，不合格的需限期整改。第二十四条风险应对机制：（一）一般风险由业务部门自行处置，重大风险由领导小组协调解决。（二）建立应急联系人机制，确保风险事件时能够快速响应。第二十五条责任追究机制：（一）对违规签订合同的行为，根据情节轻重给予警告、降级、解聘等处分。（二）联动绩效考核，连续X次审核不合规的，取消评优资格。第二十六条评估改进机制：（一）每年X月开展专项管理有效性评估，从制度覆盖率、风险发生率等维度衡量成效。（二）评估结果作为制度优化的重要依据。第五章专项管理保障措施第二十七条组织保障：（一）各层级领导需定期研究合同管理议题，确保资源投入到位。（二）设立专项管理督导小组，每半年开展现场检查。第二十八条考核激励机制：（一）将合同合规情况纳入部门年度考核指标，权重不低于X%。（二）对优秀合同管理团队给予奖励，对问题突出的予以通报。第二十九条培训宣传机制：（一）每年X月开展全员合同管理培训，新员工必须考核合格后方可接触合同工作。（二）制作合规手册，在办公区设置宣传栏。第三十条信息化支撑：（一）引入合同管理信息系统，实现合同电子签章、存储及检索。（二）系统需具备风险自动预警功能，与审批流程无缝对接。第三十一条文化建设：（一）发布《XX专项管理行为规范》，明确员工行为准则。（二）签订全员合规承诺书，营造“人人重合同、处处讲合规”氛围。第三十二条报告制度：（一）风险事件需在X小时内上报至专责部门，重大事件同步上报领导小组。