电梯配件采购制度

电梯配件采购制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国采购法》《中华人民共和国产品质量法》等法律法规，参照行业企业采购管理规范，结合集团母公司关于供应商管理、风险防控的指导要求，以及公司为强化内部控制、防范采购风险、提升配件质量及采购效率的内部管理需求而制定。通过明确采购流程、规范操作标准、强化风险管控，保障电梯配件供应链的稳定性和安全性，促进公司业务健康发展。第二条本制度适用于公司总部各部门、下属单位及全体员工在电梯配件采购及管理全过程中的行为规范。具体覆盖电梯配件的供应商选择、招标采购、合同签订、合同履行、验收交付、仓储管理及质量追溯等环节，并延伸至相关业务场景，如设备维修、更新改造等涉及配件采购的业务活动。第三条本制度中下列术语含义：（一）“XX专项管理”是指公司针对电梯配件采购风险防控而建立的全流程、系统性管理机制，涵盖风险识别、评估、控制、报告及改进等环节，旨在实现风险的可控性、可追溯性及可改进性。（二）“XX风险”是指电梯配件采购过程中可能存在的各类风险，包括但不限于供应商资质风险、价格波动风险、质量瑕疵风险、交付延误风险、合规性风险及供应链中断风险等。（三）“XX合规”是指电梯配件采购活动必须严格遵守国家法律法规、行业准则、公司内部制度及合同约定，确保采购行为的合法性、合规性与合理性。第四条电梯配件采购管理应遵循以下核心原则：（一）全面覆盖原则，确保采购活动各环节均纳入制度管控范围，不留管理盲区；（二）责任到人原则，明确各层级、各岗位的采购管理职责，实现责任闭环；（三）风险导向原则，聚焦高发风险领域，实施差异化管控措施；（四）持续改进原则，通过动态评估与优化，提升采购管理效能。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人为公司电梯配件采购管理的第一责任人，对采购活动的合规性、安全性负总责；分管领导为公司采购管理的直接责任人，负责牵头组织制度落实、风险管控及监督考核。第六条公司设立电梯配件采购管理领导小组（以下简称“领导小组”），由公司主要负责人牵头，分管领导主持，相关职能部门负责人及下属单位代表组成。领导小组负责统筹采购管理工作的顶层设计，协调跨部门协作，审批重大采购决策，监督制度执行，并定期开展管理评价。第七条领导小组下设办公室，挂靠在公司[牵头部门名称，如采购部或供应链管理部]，具体负责：（一）组织制定、修订和解释采购管理制度；（二）统筹开展供应商准入、资质审核及动态管理；（三）协调处理采购过程中的重大问题及风险事件；（四）汇总分析采购数据，提出管理优化建议。第八条牵头部门（如采购部或供应链管理部）作为电梯配件采购管理的归口部门，负责：（一）统筹制定采购计划，组织招标采购活动；（二）审核供应商资质，建立合格供应商名录；（三）监督采购合同履行，协调解决交付纠纷；（四）开展采购风险识别，定期发布风险预警。第九条专责部门（如质量部、法务部）作为采购管理的支撑部门，负责：（一）质量部负责配件验收标准制定、质量抽检及不合格品处置；（二）法务部负责采购合同的合规性审查、法律风险防控；（三）财务部负责采购预算管理、支付审核及资金安全。第十条业务部门及下属单位作为采购管理的执行主体，负责：（一）根据业务需求提出采购申请，明确技术参数及数量；（二）配合牵头部门完成供应商调研及资质审核；（三）参与配件验收及质量反馈，及时上报异常情况；（四）落实属地管理责任，确保采购活动符合公司制度要求。第十一条基层执行岗位（如采购专员、验收员）作为制度执行的落脚点，必须履行以下职责：（一）严格遵守采购操作流程，不得擅自越权或变通执行；（二）签署岗位合规承诺书，对操作结果的合规性负责；（三）发现采购风险或违规行为时，及时向专责部门或领导小组报告。第三章专项管理重点内容与要求第十二条供应商尽职调查。采购前必须对供应商进行全面的尽职调查，包括但不限于：（一）核实供应商营业执照、生产许可证、质量管理体系认证等资质文件的有效性；（二）审查供应商过往合作客户的评价记录及行业口碑；（三）评估供应商的生产规模、技术能力及抗风险能力；（四）禁止向无资质或存在重大经营风险的企业采购配件。第十三条招标采购规范。所有电梯配件采购必须遵循以下流程：（一）采购需求需经业务部门及技术部门联合审批，明确技术规格及预算；（二）超过[金额标准]的采购项目必须采用公开招标或邀请招标方式，并依法发布招标公告；（三）评标过程需组建由技术专家、采购人员及财务人员组成的评审小组，确保评标结果的客观公正；（四）禁止任何形式的围标、串标及利益输送，一经发现将严肃追究责任。第十四条合同签订管理。采购合同必须包含以下核心条款：（一）明确配件型号、数量、质量标准、交付时间及违约责任；（二）约定质量保证金比例及返还条件，确保供应商履行质量承诺；（三）明确知识产权归属及保密义务，防止技术泄露；（四）合同签订前必须经法务部门审核，确保条款合法有效。第十五条配件验收管理。配件到货后必须按照以下标准进行验收：（一）核对配件型号、规格是否与合同约定一致；（二）实施抽检或全检，确保配件符合质量标准；（三）验收不合格的配件应及时退回供应商，并形成书面记录；（四）验收结果需由采购人员、质量人员及业务代表共同签字确认。第十六条价格波动管控。为防范市场价格波动风险，可采用以下措施：（一）对于价格敏感的配件，可签订年度框架协议，约定价格调整机制；（二）建立价格监测机制，定期收集市场行情，及时调整采购策略；（三）对长期合作的供应商，可推行战略合作模式，稳定采购成本；（四）禁止通过虚假交易或拆分订单等手段规避价格管控。第十七条交付时效管理。为保障电梯维保需求，必须强化交付时效管控：（一）合同中需明确交付时间及延迟交付的违约责任；（二）建立交付进度跟踪机制，及时发现并解决延误问题；（三）对于紧急采购需求，需启动应急预案，优先保障交付；（四）因供应商原因导致的交付延误，需按合同约定追究责任。第十八条合规性审查。采购活动必须满足以下合规性要求：（一）禁止向关联企业采购配件，除非符合反商业贿赂规定；（二）禁止采购假冒伪劣或未通过认证的配件，确保质量安全；（三）禁止超预算采购，所有支出必须纳入预算管理；（四）采购过程需留痕备案，确保可追溯性。第四章专项管理运行机制第十九条制度动态更新机制。根据法律法规变化及业务发展需要，领导小组办公室每年至少开展一次制度评估，必要时启动修订程序。修订后的制度需经公司总经理办公会审议通过，并自发布之日起施行。第二十条风险识别预警机制。每季度由牵头部门牵头，联合专责部门开展风险排查，内容包括：（一）供应商资质变化、经营异常等动态风险；（二）配件质量投诉、退货率异常等操作风险；（三）采购价格异常波动、交付延误等市场风险；（四）风险排查结果需分级评估，并形成预警通知，下发至相关单位。第二十一条合规审查机制。将合规审查嵌入以下关键节点：（一）采购申请阶段，由牵头部门审核需求的合规性；（二）供应商选择阶段，由专责部门进行资质审查；（三）合同签订阶段，由法务部门进行法律合规审查；（四）验收交付阶段，由质量部门审核交付标准的符合性；（五）未经合规审查的采购活动，一律不得实施。第二十二条风险应对机制。根据风险等级采取分级处置措施：（一）一般风险，由业务部门及下属单位自行处置，并报牵头部门备案；（二）重大风险，由领导小组启动应急程序，协调相关部门协同处置；（三）风险处置需形成书面记录，并及时上报至公司管理层；（四）对于供应商违约行为，需依法采取索赔、合同解除等措施。第二十三条责任追究机制。对违反本制度的责任主体，采取以下处罚措施：（一）对于一般违规行为，给予警告或通报批评；（二）对于造成经济损失的，需按损失金额的[比例]追究经济赔偿；（三）对于涉嫌违法或违规操作的，移交法务部门或纪律委员会处理；（四）处罚结果与绩效考核、评优评先直接挂钩。第二十四条评估改进机制。每年由领导小组办公室牵头，组织相关部门对采购管理体系进行评估，重点关注以下内容：（一）制度执行情况，包括流程覆盖度、操作规范性等；（二）风险管控效果，包括风险发生率、处置效率等；（三）管理效率提升，包括采购成本、交付时效等指标；（四）评估结果需形成改进方案，并纳入次年工作计划。第五章专项管理保障措施第二十五条组织保障。各级领导干部必须履行采购管理领导责任，带头落实制度要求。领导小组每年至少召开两次会议，研究解决重大问题，并建立工作台账，确保管理要求层层传导。第二十六条考核激励机制。将采购管理纳入年度绩效考核体系，考核内容包括：（一）采购计划完成率，确保需求得到及时满足；（二）供应商履约率，评估供应商配合度及质量表现；（三）合规差错率，统计违规行为及整改情况；（四）考核结果与绩效奖金、职务晋升直接挂钩。第二十七条培训宣传机制。分层级开展专项培训，包括：（一）管理层培训，重点讲解合规履职要求及管理责任；（二）业务骨干培训，重点掌握采购流程及风险防控要点；（三）基层员工培训，重点强调操作规范及违规后果；（四）培训需留痕记录，并定期开展考核，确保培训效果。第二十八条信息化支撑。通过信息化系统实现以下功能：（一）采购需求在线提报，实现流程自动化审批；（二）供应商信息电子化管理，动态监控资质状态；（三）采购数据统计分析，为决策提供数据支持；（四）风险预警自动触发，提升风险防控时效性。第二十九条文化建设。通过以下措施营造合规文化：（一）编制《电梯配件采购合规手册》，明确行为规范；（二）组织全员签订合规承诺书，强化责任意识；（三）设立合规举报渠道，鼓励员工监督违规行为；（四）通过宣传栏、内部刊物等载体，持续强化合规理念。第三十条报告制度。各级单位必须履行以下报告义务：（一）业务部门每月提交采购需求汇总表，说明需求合理性；（二）牵头部门每季度提交采购管理工作报告，反映制度执行情况；（三）专责部门每半年提交风险评估报告，分析风险趋势及对策；（四）所有报告需经领导小组