监理例会会议制度

监理例会会议制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国公司法》《中华人民共和国合同法》等国家法律法规，参照《企业内部控制基本规范》等行业准则，结合[集团母公司名称]关于风险防控与合规管理的指导意见，以及公司内部提升管理效能、防控专项风险的实际需求制定。旨在通过规范监理例会管理流程，强化过程监督，确保项目管控质量，防范重大风险事件发生，促进公司治理水平持续优化。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工在参与或组织监理例会过程中所涉及的职责履行、信息传递、决策执行等全部活动。覆盖工程建设、质量监督、进度控制、合同管理、安全文明施工等监理业务场景，以及与监理例会相关的专项会议、临时协调会、专题分析会等所有形式。第三条本制度中的核心术语定义如下：（一）“监理例会专项管理”指公司以监理例会为核心载体，通过定期会议、专项报告、风险预警等手段，对工程建设项目的全过程实施监督、协调和决策的过程管理活动。其外延包括例会组织、议题设置、决议执行、结果反馈等闭环管理流程。（二）“专项风险”指在监理例会管控范围内可能引发重大质量事故、安全事故、成本失控或工期延误的系统性或非系统性风险因素，如设计变更未及时审批、关键节点验收缺失、关键材料供应中断等。（三）“合规管理”指公司依据法律法规、行业规范及内部制度要求，对监理例会相关业务活动实施的事前预防、事中控制、事后监督的系统性管理活动，包括程序合规、权限合规、行为合规等维度。第四条监理例会专项管理遵循以下核心原则：（一）“全面覆盖”原则，确保所有监理业务场景纳入例会管控范围，不留监管盲区；（二）“责任到人”原则，明确各层级、各岗位在例会管理中的具体职责；（三）“风险导向”原则，优先讨论重大风险事项，突出问题导向；（四）“持续改进”原则，通过例会管理经验总结与制度优化实现管理效能提升。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对监理例会专项管理承担第一责任，负责统筹协调公司级重大监理事项决策；分管领导承担直接责任，负责组织专项管理制度的制定、实施与监督考核。各层级领导应按照“一岗双责”要求，将监理例会管理纳入分管领域绩效考核。第六条设立公司监理例会专项管理领导小组（以下简称“领导小组”），作为公司级专项决策与协调机构。成员由分管领导担任组长，各部门主要负责人、下属单位负责人担任成员。领导小组主要履行以下职能：（一）统筹协调全公司监理例会管理工作的方向与重点；（二）对重大监理决策事项进行集体审议与审批；（三）监督指导各部门、下属单位监理例会管理工作的实施情况；（四）定期听取专项管理工作报告并作出决议。第七条明确各级管理组织职责分工：（一）公司总部1.统筹监理例会专项管理制度体系建设；2.组织开展全公司监理例会质量评估；3.对跨部门、跨单位的重大监理事项进行协调；4.负责专项管理培训与宣传材料的审定。（二）下属单位1.落实公司级专项管理制度，制定本单位实施细则；2.负责本单位监理例会的组织与记录；3.建立监理例会问题整改台账；4.定期向公司总部报送管理情况报告。（三）业务部门1.提供监理例会所需的业务数据与专业支持；2.负责本领域监理例会问题的闭环管理；3.组织开展专项领域监理风险排查。第八条牵头部门职责：（一）工程管理部作为监理例会专项管理的牵头部门，负责：1.统筹管理制度的制定、修订与解释；2.组织实施监理例会年度计划；3.对例会决议的执行情况进行跟踪；4.负责监理例会管理信息的汇总与上报。第九条专责部门职责：（一）风险控制部负责：1.监理例会相关风险的识别与评估；2.组织开展专项合规审查；3.协调重大风险事件的处置；4.负责风险应对措施的监督落实。（二）审计监督部负责：1.对监理例会管理过程的独立监督；2.组织开展专项审计；3.对违规行为提出处理建议。第十条业务部门及下属单位职责：（一）业务部门应：1.落实本领域监理例会管理要求；2.提供真实、完整的监理数据；3.配合开展问题整改；4.负责一线监理人员的合规培训。（二）下属单位应：1.建立本单位的监理例会管理制度；2.确保监理例会信息的及时传递；3.落实本单位的监理风险防控措施；4.负责监理例会管理工作的日常监督。第十一条基层执行岗责任：（一）监理人员应：1.严格履行岗位合规承诺；2.及时发现并上报监理风险隐患；3.按要求参加监理例会并做好记录；4.落实例会决议的执行任务。（二）相关管理人员应：1.定期检查监理例会管理情况；2.对发现的问题及时提出整改要求；3.建立监理例会管理问题清单；4.配合开展专项管理调查。第三章专项管理重点内容与要求第十二条会议组织规范：（一）会议频次：重大工程每月召开例会，一般工程每季度召开例会，特殊情况由牵头部门临时召集；（二）议题设置：应包含但不限于：工程进度偏差分析、质量隐患整改、安全检查结果、成本变更确认、关键节点验收等；（三）参会人员：原则上应包括业主代表、监理单位、施工单位主要管理人员，必要时可邀请设计单位、分包商参加；（四）会议材料：应提前3个工作日送达参会人员，材料应包含：监理报告、问题清单、数据统计、整改计划等。第十三条决议执行管控：（一）会议决议应明确责任部门、完成时限、验收标准，并由牵头部门建立台账管理；（二）逾期未完成的应提交专项报告说明原因；（三）重大事项决议需经领导小组审议通过；（四）决议执行情况应在下次例会上进行汇报。第十四条风险防控标准：（一）重大风险预警标准：出现可能导致工程停工、重大安全事故、成本超支30%以上等情形；（二）风险处置流程：发现风险→分级上报→制定预案→同步监控→评估效果；（三）风险报告要求：一般风险每月汇总，重大风险即时上报。第十五条信息管理规范：（一）例会记录应包含：会议时间、参会人员、议题、决议、整改情况等要素；（二）重要会议应录音或录像，并做好保密管理；（三）会议材料应归档保存3年备查。第十六条跨部门协调机制：（一）涉及多部门的监理问题应建立联席会议制度；（二）牵头部门应在2个工作日内召集协调会；（三）协调结果应经所有相关部门确认。第十七条质量控制要求：（一）质量问题的整改应实行闭环管理；（二）重大质量问题应立即停工整改；（三）质量验收应严格按设计文件和规范执行。第十八条安全管理规范：（一）安全检查问题应“零容忍”处理；（二）重大安全隐患必须立即整改；（三）安全培训记录应纳入监理档案。第十九条成本控制要求：（一）设计变更应严格履行审批程序；（二）重大成本变更需经业主单位确认；（三）成本数据应每月进行比对分析。第二十条沟通协调规范：（一）会议沟通应使用标准化语言；（二）重要事项需书面确认；（三）沟通障碍应及时升级处理。第四章专项管理运行机制第廿一条制度动态更新机制：（一）每年由牵头部门组织评估，根据法规变化、业务调整进行修订；（二）重大变更应经领导小组审议；（三）修订后的制度应自发布之日起30日内完成宣贯。第廿二条风险识别预警机制：（一）建立监理风险清单，每季度更新；（二）采用定量与定性相结合的方法进行评估；（三）风险预警信息应分级发布。第廿三条合规审查机制：（一）审查内容应包含：会议规范性、决议合理性、整改有效性；（二）审查结果应作为绩效考核依据；（三）不合规事项应立即整改。第廿四条风险应对机制：（一）一般风险由责任部门自行处置，重大风险需上报领导小组；（二）风险应对方案应经风险控制部审核；（三）应急处置应制定专项预案。第廿五条责任追究机制：（一）违反制度规定应按“一级管理一级责任”原则追究；（二）处罚标准应与问题性质、影响程度挂钩；（三）追责结果应与绩效考核联动。第廿六条评估改进机制：（一）每年开展管理效果评估，指标应量化；（二）评估报告应提交领导小组审议；（三）优化方案应纳入制度修订。第五章专项管理保障措施第廿七条组织保障：（一）各级领导干部应签订年度管理目标责任书；（二）建立“例会管理日志”，记录履职情况；（三）定期开展管理述职。第廿八条考核激励机制：（一）将例会管理情况纳入年度考核指标；（二）优秀案例应予以表彰奖励；（三）考核结果与绩效工资挂钩。第廿九条培训宣传机制：（一）新员工必须接受例会管理培训；（二）定期开展专业技能比武；（三）制作标准化操作手册。第三十条信息化支撑：（一）开发例会管理系统，实现流程线上化；（二）建立风险数据库，支持智能预警；（三）实现会议数据自动统计分析。第三十一条文化建设：（一）每年开展“合规月”活动；（二