珠宝公司费用管控管理规定

珠宝公司费用管控管理规定第一章总则

1.1制定依据与目的

本规定依据《中华人民共和国会计法》《企业会计准则》《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国反不正当竞争法》等相关国家法律法规，参照《珠宝玉石质量监督检验中心检验规则》《国际商会跟单信用证统一惯例》（UCP600）等行业标准及国际公约，结合公司《企业内部控制基本规范》及国际化经营战略需求制定。针对珠宝公司费用管控中存在的审批随意、风险累积、效率低下等痛点，旨在规范费用管理行为，防控财务风险与合规风险，提升资源配置效率，实现价值创造与精细化管理目标。

1.2适用范围与对象

本规定适用于公司所有子公司、事业部及部门，覆盖正式员工、外包服务商、合作单位等关联人员。适用范围包括但不限于差旅费、业务招待费、采购费、维修费、折旧摊销等费用类别的申请、审批、报销与核算。例外适用场景包括紧急采购、抢险救灾等特殊业务，需经总经理特别授权后方可豁免部分流程，但须在事后3个工作日内补办手续。审批权限由财务部根据金额、业务类型及风险等级制定细则，报总经理办公会备案。

1.3核心原则

本规定遵循以下核心原则：

（1）合规性原则：费用管理活动须符合国家法律法规及公司内部制度，涉外业务需符合当地法律法规；

（2）权责对等原则：审批权限与责任主体明确对应，禁止越权审批；

（3）风险导向原则：重点管控高风险领域，如大额采购、涉外费用等；

（4）效率优先原则：优化流程节点，推行电子化审批，审批时限原则上不超过3个工作日；

（5）持续改进原则：基于业务变化、风险暴露及审计结果动态优化制度；

（6）国际化适配原则：跨境费用管理需结合当地税收协定与外汇管制要求。

1.4制度地位与衔接

本规定为基础性专项制度，与《公司财务管理办法》《内部控制手册》《采购管理办法》等制度形成管理闭环。冲突时，以本规定为准；若涉及国际业务，需优先适用当地法律优先原则，具体由合规部协调处理。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

公司费用管控实行“决策层—执行层—监督层”三级管理架构。决策层由董事会及总经理办公会组成，负责重大费用预算审批与政策制定；执行层由财务部、各业务部门及行政部承担，分别负责预算执行、审批操作与报销执行；监督层由内控部、审计部及合规部组成，负责全过程风险监控与专项审计。各层级职责边界清晰，执行层对监督层负责双重汇报。

2.2决策机构与职责

董事会负责审定年度费用预算总额及重大费用标准（金额超过500万元）；总经理办公会负责季度预算调整、单项费用超预算30%以上的审批，决策事项需经三分之二以上成员同意。重大事项决策须同步开展风险评估，高风险项目需提交合规部备案。

2.3执行机构与职责

（1）财务部：主责费用预算编制、审批流转、账务处理及异常监控，设立费用管理岗（1名），对应低风险控制点（如预算超支预警），防控措施为每月出具预算执行分析报告；

（2）业务部门：主责费用申请的真实性审核，对应中风险控制点（如招待费真实性），防控措施为建立供应商回单留存制度；

（3）行政部：主责差旅费标准制定与报销审核，对应高风险控制点（如超额招待费），防控措施为嵌入OA系统智能校验功能。跨部门协同需通过“费用申请单”联动触发，责任主体为发起部门。

2.4监督机构与职责

（1）内控部：每季度开展费用合规性检查，对应内控关键环节“预算控制”，核查标准为审批流程完整性，发现问题需形成《内控缺陷报告》并推动整改；

（2）审计部：每年开展专项审计（至少一次），覆盖金额占比不低于20%，审计结果纳入部门绩效考核；

（3）合规部：负责涉外费用（如跨国差旅）的合规性审查，对应内控关键环节“国际业务合规”，核查标准为当地外汇管制要求。监督结果需纳入《风险控制报告》，作为制度优化依据。

2.5协调与联动机制

建立“费用管理联席会议”机制，由财务部牵头，每季度召开一次，解决跨部门争议。信息系统对接需通过ERP接口实现数据自动校验，如：系统自动比对预算额度、合同编号等关键信息，异常触发人工复核。涉外业务需增设属地法务部会签环节，确保合规性。

第三章费用预算管理标准

3.1管理目标与核心指标

设定年度费用预算执行偏差率≤5%，预算编制准确率≥95%，审批平均时长≤2小时，核心KPI包括：预算完成率、费用合规率、报销及时率。统计口径以ERP系统财务报表为准。

3.2专业标准与规范

（1）预算编制：按“零基预算+滚动调整”模式，销售费用按业务量测算，管理费用按部门人数测算，风险系数按行业特性调整；

（2）预算调整：一般调整需经财务部测算，报总经理办公会审批；重大调整需提交董事会审议；

（3）风险控制点：高、中、低风险项分别为：超预算50%以上、预算内异常波动、常规费用超标准10%以上，对应防控措施为：分级审批、异常预警、系统自动拦截。

3.3管理方法与工具

采用“PDCA+风险矩阵”管理方法，高费用项目需进行风险矩阵评估（风险值≥7需额外审核）。工具应用要求：

（1）ERP系统：实现预算自动预警、费用归集与多维度分析；

（2）OA系统：嵌入电子签批，审批节点自动流转；

（3）CRM系统：关联客户招待费，需提供业务背景说明。

第四章费用申请与审批流程

4.1主流程设计

费用申请按“提交—初审—复核—终审—支付”五步走，具体操作如下：

（1）提交：申请人通过OA系统填写《费用申请单》，附件上传需符合“单据齐全+扫描清晰”标准，对应低风险点（如发票完整性），防控措施为系统自动校验；

（2）初审：部门负责人审核真实性，对应中风险点（如招待费合理性），防控措施为抽查业务记录；

（3）复核：财务部审核预算额度与合规性，对应高风险点（如超额招待费），防控措施为系统限制超额申请；

（4）终审：分管领导审批，金额超过50万元需总经理办公会审议；

（5）支付：财务部审核通过后3个工作日内完成支付，电子发票需同步归档至ERP系统。

4.2子流程说明

（1）采购类费用：需同步《采购合同》或《供应商报价单》，审批路径增加采购部会签环节；

（2）差旅费：参照《差旅费管理办法》，系统自动校验机票/酒店与预算匹配度；

（3）招待费：金额超过1万元的需附《招待事项说明》，经业务部门负责人签字确认。

4.3流程关键控制点

（1）预算校验：系统自动比对申请金额与预算额度，差异超过20%需财务部人工干预；

（2）发票审核：财务部抽查发票合规性，异常发票需退回重填；

（3）重复报销：系统自动拦截同一发票重复申请，对应高风险点（如虚开发票），防控措施为纳入征信黑名单。

4.4流程优化机制

每年6月30日前开展全流程复盘，优化重点包括：

（1）高频业务简化：如小额差旅费（≤500元）免审批，通过系统自动核销；

（2）跨部门协同优化：通过OA流程嵌入采购部会签节点，减少纸质流转；

（3）风险点动态调整：根据审计结果调整审批权限，如2023年将招待费审批上限从2万元降至1万元。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

按“业务类型+金额+岗位层级”分配权限，具体规则为：

（1）金额：常规费用≤5万元由部门负责人审批，5万元<金额≤50万元由分管领导审批，>50万元需总经理办公会；

（2）岗位层级：基层员工无审批权，主管可审批≤2万元的日常费用；

（3）权限类型：财务部仅享查询权，部门负责人兼有审批权。

5.2审批权限标准

（1）审批层级：三层审批制，基层员工→部门负责人→分管领导/总经理；

（2）审批时限：常规审批≤2小时，紧急事项需加急通道，审批通过后24小时内通知申请人；

（3）越权禁止：禁止越级审批，越权行为需追究审批人责任。

5.3授权与代理机制

授权需通过OA系统发起，授权范围需明确到具体费用类型与金额上限，授权期限最长6个月，到期自动失效。临时代理需直属上级签字，最长15个工作日，代理权限需在《费用申请单》备注栏说明。

5.4异常审批流程

（1）紧急通道：金额≤50万元的紧急事项可通过OA系统发起，经总经理手机端确认后优先处理；

（2）补批流程：超预算费用需提供《预算调整说明》，经财务部评估后报审批，审批时需附《风险评估报告》；

（3）责任追溯：异常审批需在OA系统全程留痕，审计部每季度抽查异常记录。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

（1）操作规范：费用申请需符合“三单匹配”原则（发票、发票联、报销单）；

（2）表单填报：电子表单需按模板填写，附件需符合“扫描清晰+无水印”标准；

（3）痕迹留存：电子审批流自动留存，纸质单据需归档至财务档案室，双备份保存。

6.2监督机制设计

（1）日常监督：财务部每月出具《费用分析报告》，内控部每季度开展“突击检查”，覆盖金额占比不低于30%；

（2）专项监督：审计部每年对超预算费用开展专项审计，核查标准为审批流程合规性；

（3）风险嵌入：内控关键环节包括“预算控制”“发票合规”“审批制衡”，核查标准为制度执行率≥95%。

6.3检查与审计

（1）检查频次：日常检查每月≥1次，专项检查每季度≥1次，重大节日前开展突击检查；

（2）审计范围：年度审计覆盖所有子公司，专项审计重点为金额超100万元的费用项目；

（3）审计报告：审计部需形成《费用审计报告》，明确整改要求，逾期未整改的追究部门负责人责任。

6.4执行情况报告

每月5日前由财务部向总经理办公会提交《费用执行报告》，内容包含：预算执行率、超预算事项清单、风险点汇总、改进建议。报告需经分管财务副总经理审核签字。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

（1）部门考核：费用预算执行偏差率、报销及时率、合规率，权重分别为40%、30%、30%；

（2）个人考核：基层员工考核报销单据合规性，主管考核部门费用控制效果，指标与绩效奖金挂钩。

7.2评估周期与方法

考核周期为月度+年度，月度考核由财务部统计数据，年度考核结合审计结果，评估方法包括：数据统计、现场核查、问卷调查。

7.3问题整改机制

（1）整改分类：一般问题（≤5万元影响）需7个工作日内整改，重大问题（>50万元影响）需30个工作日内整改；

（2）责任追究：逾期未整改的，对部门负责人罚款500-2000元，连续两次未整改的直接降级；

（3）闭环管理：财务部每月跟踪整改进度，整改完成后形成《整改完成报告》报总经理审批。

7.4持续改进流程

（1）建议收集：通过OA系统设立“制度优化建议”模块，每季度收集一次；

（2）评估审批：合规部牵头评估建议可行性，报总经理办公会审批；

（3）跟踪实施：财务部负责实施，每季度汇报改进效果，未达预期的需重新评估。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

（1）奖励情形：费用控制先进部门、制度执行标兵、风险防控突出贡献者；

（2）奖励类型：精神奖励（通报表扬）+物质奖励（奖金1000-5000元）+晋升优先；

（3）申报程序：通过OA系统发起，经部门推荐、财务部审核、总经理办公会审批，公示期不少于3个工作日。

8.2违规行为界定

（1）一般违规：费用超标10%以下、单据轻微瑕疵，如未按要求扫描发票；

（2）较重违规：费用超标10%-30%、多次轻微违规，如虚报差旅住宿标准；

（3）严重违规：超预算30%以上、虚开发票、泄露公司费用数据。

8.3处罚标准与程序

（1）分级处罚：一般违规通报批评，较重违规罚款500-2000元，严重违规降级或解除劳动合同；

（2）处罚程序：合规部调查取证→告知当事人→审批→执行，保障当事人陈述权；

（3）处罚执行：罚款从绩效奖金中扣除，解除合同需按《劳动合同法》执行。

8.4申诉与复议

（1）申诉条件：收到处罚通知后3个工作日内提出；

（2）受理部门：合规部负责受理，需提交书面申诉材料；

（3）复议流程：合规部复核→形成《复议决定书》→五个工作日内送达，复议结果为终局。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

（1）重大风险预案：针对金额超100万元的超额费用，制定《超额费用应急处理预案》，明确：

-紧急启动条件：预算超支50%以上、合规风险暴露；

-组织机构：成立应急小组，由财务总监牵头，成员包括合规部、业务部门负责人；

-处置措施：紧急削减非核心费用、启动备用金支付、追加预算；

-资源保障：预留5%的弹性预算用于应急。

（2）危机公关：涉及涉外费用争议的，需按《危机公关管理办法》执行，由法务部制定差异化沟通方案。

9.2例外情况处理

（1）例外场景：自然灾害、突发疫情等不可抗力导致费用超标；

（2）审批流程：需提供相关证明材料，经财务部评估后报总经理审批，审批时需附《不可抗力风险评估报告》；

（3）例外跟踪：财务部每月汇总例外事项，纳入年度预算调整。

9.3危机公关与善后

（1）责任主体：涉外费用危机由法务部牵头，结合当地律师团队处理；

（2）沟通口径：通过公司官方渠道发布声明，避免信息不对称；

（3）善后措施：费用超标部分需在次年预算中优先覆盖，审计部加强后续监督。

第十章附则

10.1制度解释权归属

本规定由财务部负责解释，解释意见需形成书面文件，报总经理办公会备案。

10.2相关制度索引

（1）《公司财务管理办法》（文号：企财字〔2023〕15号）；

（2）《内部控制手册》（文号：企内控字〔2023〕8号）；

（3）《采购管理办法》（文号：企采字〔2023〕12号）。

10.3修订与废止程序

（1）修订条件：法律法规变化、重大业务调整、审计发现重大缺陷；

（2）审批权限：修订稿经财务部起草，合规部审核，报董事会或总经理办公会审议；