珠宝公司电子秤管理规定

珠宝公司电子秤管理规定第一章总则

1.1制定依据与目的

本规定依据《中华人民共和国计量法》《中华人民共和国产品质量法》《全球贸易术语解释通则（Incoterms）》《国际数据加密标准（ISO27001）》等国家法律法规、行业标准及国际公约，结合珠宝行业特性及企业数字化转型战略，旨在规范电子秤的采购、使用、校准、维护及报废全生命周期管理，有效防控计量风险、产品质量风险及合规风险，提升运营效率与品牌价值。针对珠宝公司电子秤使用中存在的管理漏洞（如校准不规范、数据篡改风险、跨区域标准不统一等），本规定通过“制度-流程-表单-责任”四维一体管控模式，实现精细化管理与智能化监控，保障业务合规性与持续发展。

1.2适用范围与对象

本规定适用于公司所有分子公司、事业部及合作单位的电子秤管理，覆盖采购部、仓储部、质检部、销售部、运营部、财务部等相关部门，以及所有接触电子秤的正式员工、外包服务单位及授权合作单位。适用范围包括但不限于用于称重计价的便携式电子秤、台秤、地磅等计量设备。例外场景包括临时性实验性使用（需提前报备并记录），由质检部审批，审批权限为部门负责人。

1.3核心原则

本规定遵循以下核心原则：

（1）合规性原则：严格符合《计量法》及国际计量标准，确保计量器具合法使用；

（2）权责对等原则：明确各级职责，避免交叉或空白管理；

（3）风险导向原则：聚焦高风险环节（如校准、数据采集），实施重点防控；

（4）效率优先原则：优化流程节点，减少不必要审批，适配数字化管理需求；

（5）持续改进原则：基于审计、业务变化及技术升级动态优化制度；

（6）国际化适配原则：跨国业务需符合当地计量法规（如欧盟CE认证、美国NIST认证），建立差异化管控方案。

1.4制度地位与衔接

本规定为公司基础性专项管理制度，与《公司内部控制手册》《财务报销管理办法》《设备资产管理办法》等制度形成协同，冲突时以本规定为准。关联制度条款对应关系如下：

-与《财务报销管理办法》衔接，第5.3条授权需经财务部备案；

-与《设备资产管理办法》衔接，第6.3条检查需联合资产管理部执行；

-与《内部控制手册》衔接，嵌入“三重一大”管控要求，第3.2条高风险点需经内控部评估。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

公司电子秤管理实行“董事会-总经理办公会-内控部牵头、相关部门协同”的三级管控架构。董事会负责顶层设计审批（如重大采购预算），总经理办公会决策年度校准计划，内控部统筹监督，各部门按职责分工执行。

2.2决策机构与职责

（1）股东会：审议电子秤管理制度及重大采购预算（金额≥500万元）；

（2）董事会：审批年度校准计划、供应商准入标准及应急预案；

（3）总经理办公会：决策跨部门协调事项、校准资源调配及违规处罚方案。

2.3执行机构与职责

（1）采购部：负责供应商评估（需通过ISO9001认证）、采购合同签订（金额≥10万元需财务部会签）；

（2）仓储部：执行电子秤入库验收（核对型号、序列号、校准证书），建立台账；

（3）质检部：负责定期校准（高风险环节，需第三方机构认证）、异常数据追溯；

（4）运营部：负责电子秤日常使用规范培训，建立操作日志；

（5）IT部：保障计量数据数字化采集（对接ERP系统，数据加密传输）；

（6）财务部：监督采购预算执行，报废资产核销。

跨部门协同责任：质检部为牵头部门，采购部、仓储部、运营部需配合提供设备信息、使用记录，IT部需配合系统接口开发。

2.4监督机构与职责

（1）内控部：实施季度专项检查，核查校准记录、授权审批、系统权限；

（2）审计部：每年开展一次专项审计，重点审计校准合规性、数据完整性；

（3）合规部：监督跨国业务计量标准适配（如欧盟CE认证），处理合规投诉。

监督结果应用：检查、审计报告需提交总经理办公会，重大问题纳入绩效考核，整改不合格启动问责机制。

2.5协调与联动机制

建立“月度例会+即时沟通群”机制，由内控部牵头，每月5日召集相关部门同步校准计划、风险点。跨国业务增设属地合规联络人制度，由驻外机构负责人指定专人对接当地计量监管机构。

第三章管理目标与核心指标

3.1管理目标与核心指标

（1）管理目标：实现电子秤全生命周期可追溯、校准合规率100%、计量争议零发生；

（2）核心KPI：

-校准及时率≥98%（从到期到完成校准≤7个工作日）；

-采购合规率100%（所有设备需三证齐全）；

-异常数据上报时效≤2小时。

3.2专业标准与规范

（1）采购标准：

-国内市场优先选择CMA认证供应商，金额≥20万元需招标；

-跨国采购需符合ISO9001及当地计量标准（如欧盟CE、美国NIST）；

-高风险设备（如地磅）需配备双重校准装置（高风险点，内控部备案）。

（2）校准标准：

-便携式电子秤每年校准一次，台秤每半年校准一次；

-校准记录需双人复核（操作员+审核员，高风险点，需留影像证据）；

-跨国校准需委托当地授权机构，结果需归档至ERP系统。

（3）报废标准：

-设备使用年限≤5年或累计校准次数≥10次需强制报废（中风险点，需质检部评估）；

-报废流程需经仓储部、财务部、IT部会签。

3.3管理方法与工具

（1）管理方法：

-PDCA循环管理（Plan-Do-Check-Act）；

-风险矩阵法（高/中/低风险点对应不同管控措施）；

-全生命周期管理（从采购到报废闭环监控）。

（2）管理工具：

-ERP系统：记录采购、校准、报废全流程数据；

-OA系统：电子校准申请、审批留痕；

-智能巡检APP：实时上传使用位置、时长（数字化监控关键内控环节）。

第四章电子秤全流程管理

4.1主流程设计

电子秤管理主流程分为“采购-验收-使用-校准-报废”五个阶段，责任主体如下：

（1）采购阶段：采购部发起需求（需运营部确认型号），经财务部预算审核（金额≥10万元需总经理审批）；

（2）验收阶段：仓储部核对实物与合同（型号、序列号、校准证书，高风险点，需双人签字）；

（3）使用阶段：运营部培训操作员（需签《操作责任书》），质检部每月抽查使用规范；

（4）校准阶段：质检部发起申请（ERP系统自动预警到期设备），第三方机构实施校准（需提供校准报告）；

（5）报废阶段：仓储部申请报废（需质检部评估），财务部核销资产（金额≥5万元需审计部备案）。

各环节时限：采购周期≤30天，校准完成≤10个工作日，报废流程≤15个工作日。

4.2子流程说明

（1）紧急采购子流程：适用于突发事件（如设备故障），采购部需提供应急预案，经总经理特批，校准可延期但需补偿双倍校准费用（高风险点，需附风险评估报告）；

（2）校准异常子流程：校准不合格需退回生产厂，质检部记录原因并通知采购部更换供应商（中风险点，需3日内完成）。

4.3流程关键控制点

（1）采购控制点：供应商准入（ISO9001+CMA认证）、合同条款（校准责任）、预算审批；

（2）校准控制点：校准资质（第三方认证）、双人复核、结果归档；

（3）报废控制点：年限/次数评估、三部门会签、资产核销。

高风险点防控措施：

-校准环节：强制使用智能校准系统（数据加密，内控部定期抽查日志）；

-采购环节：建立供应商黑名单（违规供应商永久禁用）；

-报废环节：报废设备需销毁存储介质（IT部执行）。

4.4流程优化机制

每年6月30日前由内控部牵头复盘，流程优化需经以下程序：

（1）需求收集：运营部、质检部、IT部提交优化建议；

（2）评估审批：内控部评估可行性，总经理办公会审议；

（3）实施跟踪：IT部实施系统优化，内控部跟踪效果。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

（1）采购权限：

-金额≤5万元：采购部经理审批；

-金额5万元-20万元：分管副总审批；

-金额≥20万元：董事会审批。

（2）校准权限：

-普通校准：质检部主管审批；

-跨国校准：分管副总审批。

（3）报废权限：

-金额≤5万元：仓储部经理审批；

-金额5万元-20万元：总经理审批；

-金额≥20万元：董事会审批。

5.2审批权限标准

（1）审批层级：采购、校准、报废均需三级审批（申请-审核-批准）；

（2）审批时限：常规业务≤3个工作日，紧急业务≤1个工作日；

（3）越权禁止：审批需逐级，禁止越权/越级审批，违规需通报批评。

5.3授权与代理机制

（1）授权条件：采购部经理可授权下属处理金额≤5万元采购，授权期限≤1年，需报内控部备案；

（2）代理机制：临时代理需提供授权书（有效期≤15个工作日），代理权限不得超出授权范围。

5.4异常审批流程

（1）紧急审批：适用于突发故障（如地磅失灵），采购部需提供现场照片及应急方案，经总经理特批；

（2）补批流程：审批超期需补办手续，由原审批人追责；

（3）异常记录：所有异常审批需附风险评估报告，存档于ERP系统。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

（1）操作规范：

-操作员需佩戴工牌，称重前轻敲电子秤；

-高价值珠宝（如钻石、铂金）需使用校准过的便携秤（质检部每月抽检）；

-数据录入需双人核对（操作员+复核员）。

（2）表单填报：

-校准记录需包含设备编号、校准日期、误差值、操作员、审核员；

-电子表单需通过OA系统提交，纸质表单归档于仓储部。

（3）痕迹留存：

-电子数据需加密存储（IT部定期备份）；

-纸质记录需双备份（仓储部+档案室）。

6.2监督机制设计

（1）监督范围：覆盖采购、校准、使用、报废全流程；

（2）监督方式：

-日常检查：内控部每月抽查台账、系统记录；

-专项检查：内控部每季度联合质检部抽查校准合规性；

-突击检查：审计部每年至少一次全流程突击检查。

（3）内控环节嵌入：

-采购环节：嵌入供应商准入评估；

-校准环节：嵌入双人复核；

-报废环节：嵌入三部门会签。

6.3检查与审计

（1）检查频次：

-日常检查：每月不少于2次；

-专项检查：每季度1次；

-突击检查：每年2次。

（2）检查内容：

-校准记录完整性；

-操作日志规范性；

-系统权限设置合理性。

（3）审计要求：

-专项审计每年至少1次，审计报告需提交董事会；

-审计发现问题需形成整改清单，整改期≤30天。

6.4执行情况报告

（1）报告周期：月度报告（内控部提交）、季度报告（总经理办公会审议）；

（2）报告内容：设备数量、校准完成率、异常事件、风险趋势；

（3）报告应用：作为绩效考核依据（质检部权重20%），考核结果与奖金挂钩。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

（1）考核对象：采购部（采购合规率）、质检部（校准及时率）、运营部（操作规范率）；

（2）考核指标：

-采购部：采购合规率100%，预算偏差≤5%；

-质检部：校准及时率98%，校准报告准确率100%；

-运营部：操作规范率95%，异常数据上报时效≤2小时。

7.2评估周期与方法

（1）评估周期：月度自评、季度复核；

（2）评估方法：数据统计（ERP系统）、现场核查（内控部抽查）。

7.3问题整改机制

（1）整改流程：发现-立案-整改-复核-销号；

（2）分类处理：

-一般问题：7个工作日内整改；

-重大问题：30个工作日内整改；

-紧急问题：2小时内响应。

（3）问责机制：整改不力者按《员工手册》追责，重大问题启动组织调整。

7.4持续改进流程

（1）改进建议来源：审计报告、业务投诉、技术升级；

（2）改进流程：

-建议收集：内控部每月汇总；

-评估审批：内控部评估可行性，总经理审批；

-实施跟踪：IT部实施，内控部跟踪效果。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

（1）奖励情形：

-校准及时率100%；

-采购成本节约≥5%；

-发现重大计量风险并避免损失。

（2）奖励类型：

-精神奖励：通报表扬；

-物质奖励：奖金500-5000元；

-晋升奖励：优先晋升。

（3）奖励程序：部门提名-内控部审核-总经理审批-公示3个工作日-财务部发放。

8.2违规行为界定

（1）一般违规：校准记录缺失（如1-2项）；

（2）较重违规：采购未三证齐全（金额＜20万元）；

（3）严重违规：故意篡改计量数据（金额≥100万元）。

8.3处罚标准与程序

（1）处罚标准：

-一般违规：通报批评；

-较重违规：罚款500-2000元；

-严重违规：解除劳动合同。

（2）处罚程序：

-调查取证：质检部牵头，2日内完成；

-告知：书面告知当事人，保留陈述权；

-审批：人力资源部审批；

-执行：财务部执行罚款。

8.4申诉与复议

（1）申诉条件：收到处罚通知后3个工作日内提出；

（2）申诉流程：人力资源部受理-内控部复核-总经理审批；

（3）复议时限：5个工作日内出具复议结果。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

（1）应急预案：针对电子秤失准导致客户投诉制定预案；

（2）响应流程：

-发现问题：运营部立即停止使用，质检部现场核查；

-启动预案：分管副总牵头，协调资源（备用秤、第三方校准）；

-危机公关：合规部制定沟通口径，IT部监控舆情。

9.2例外情况处理

（1）例外场景：自然灾害（地震）、设备被盗等；

（2）处理流程：

-报告：运营部2小时内报告；

-审批：总经理特批；

-处理：IT部记录异常，财务部补偿损失。

9.3危机公关与善