珠宝公司销售合同规范制度

珠宝公司销售合同规范制度第一章总则

1.1制定依据与目的

本制度依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国合同法》《企业内部控制基本规范》及相关配套指引、《珠宝玉石首饰行业规范》等国内法律法规及行业标准，同时参照《联合国国际货物销售合同公约》（CISG）、《欧盟通用数据保护条例》（GDPR）等国际公约与规则，结合公司国际化经营战略与数字化转型需求，旨在规范珠宝公司销售合同全生命周期管理，防范合同风险，提升运营效率，实现价值创造与合规经营。针对当前业务痛点，如合同模板固化不足、审批流程冗长、履约风险管控滞后、跨国业务合规性欠缺等问题，本制度聚焦流程标准化、风险精准防控、效率优化提升，构建“制度-流程-表单-责任”四维一体管理闭环。

1.2适用范围与对象

本制度适用于公司所有涉及珠宝产品销售的业务活动，包括但不限于线上平台交易、线下门店销售、批发采购、跨境电商、定制服务等。适用对象涵盖销售部、市场部、财务部、法务部、内控部、供应链部等相关部门，以及所有参与合同管理、审批、执行、归档等环节的正式员工、外包团队及合作单位。例外适用场景包括小额即时交易（单笔金额低于人民币1万元的非定制业务）、内部调拨等，此类业务可简化流程但需经财务部备案。重大合同（单笔金额超过人民币500万元或涉及跨国交易的合同）需经董事会专项审批。

1.3核心原则

本制度遵循以下核心原则：

（1）合规性原则：确保所有合同条款符合法律法规及行业规范，涉外业务需适配目标市场法律要求；

（2）权责对等原则：明确各部门、岗位的合同管理职责，审批权限与责任后果相匹配；

（3）风险导向原则：重点关注高价值、高风险业务（如大额定制、跨境采购），实施差异化管控；

（4）效率优先原则：通过数字化工具优化审批流程，减少不必要环节，合同审批时效目标控制在3个工作日内；

（5）持续改进原则：基于业务变化、风险暴露及内外部审计结果，定期优化制度与流程。

1.4制度地位与衔接

本制度为公司基础性专项管理制度，与《公司内部控制手册》《财务报销管理办法》《国际业务合规操作指引》等制度形成协同。如存在冲突，以本制度为准，重大事项由法务部牵头协调，必要时提交总经理办公会裁决。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

公司销售合同管理实行“董事会-总经理-业务部门-监督部门”四级管理架构。董事会负责重大合同战略决策与风险授权；总经理办公会审议金额超过人民币100万元的合同；业务部门负责合同具体执行；内控部、审计部、合规部实施全流程监督。决策层与执行层通过合同审批委员会（由法务部、财务部、销售部核心成员组成）实现风险前置管控，监督层通过独立抽查、专项审计确保制度落地。

2.2决策机构与职责

董事会负责：

（1）审批金额超过人民币1000万元的合同或涉及股权、资产处置的合同；

（2）制定合同管理战略，明确重大风险容忍度；

（3）授权总经理办公会处理特定金额范围的合同审批。

总经理办公会负责：

（1）审议金额超过人民币100万元至1000万元的合同；

（2）决策合同模板更新、重大争议解决方案；

（3）监督合同审批委员会决议执行情况。

2.3执行机构与职责

（1）销售部：主责合同发起、客户信用评估、履约跟进；

（2）法务部：主责合同条款合规性审核、法律风险识别；

（3）财务部：主责合同金额复核、收款风险管控；

（4）供应链部：主责定制产品生产进度管控；

（5）IT部：主责合同管理系统开发与运维。

跨部门协同职责需通过《跨部门协作备忘录》明确，如合同金额超过人民币200万元需法务部、财务部双重审核。

2.4监督机构与职责

（1）内控部：负责合同审批流程合规性检查，每月抽查10%以上合同；

（2）审计部：每年开展合同管理专项审计，重点核查高价值、跨境合同；

（3）合规部：负责涉外合同法律风险监控，定期更新目标市场合规指南。

监督结果纳入部门及责任人绩效考核，重大问题提交总经理办公会决策。

2.5协调与联动机制

建立“月度合同管理联席会议”机制，由法务部牵头，销售部、财务部、内控部参会，解决跨部门争议。涉外业务增设“属地合规联络员”制度，由法务部指定熟悉目标市场法律的人员负责对接当地监管机构。

第三章销售合同管理标准

3.1管理目标与核心指标

（1）合同签订率≥95%；

（2）合同审批时效≤3个工作日；

（3）履约纠纷发生率≤1%；

（4）跨境业务合规差错率≤0.5%。

核心KPI纳入《合同管理绩效考核量表》，数据由CRM系统自动统计，财务部每月汇总。

3.2专业标准与规范

（1）合同模板标准化：按业务类型（如零售、批发、定制）制定标准化模板，法务部定期更新；

（2）条款合规要求：涉及消费者权益的合同需符合《消费者权益保护法》，跨境合同需适配目标市场法律；

（3）风险控制点：

-高风险点（高）：大额定制合同（如金额超过人民币50万元）、跨境销售合同；

-中风险点：批发合同（如金额超过人民币10万元）、分期付款合同；

-低风险点：零售合同、小额批发合同。

防控措施包括但不限于：定制合同需提供设计稿及预付款凭证，跨境合同需附法律顾问意见书。

3.3管理方法与工具

（1）管理方法：采用全生命周期管理（从客户意向识别到归档销毁），高风险业务实施风险矩阵评估；

（2）管理工具：

-ERP系统：自动校验合同金额与信用额度；

-CRM系统：记录客户合同历史，自动推送续签提醒；

-合同管理系统：电子签章、版本管理、流程审批一体化。

第四章销售合同业务流程

4.1主流程设计

（1）合同发起：销售部通过CRM系统提交合同申请，包含客户信息、产品规格、金额、付款条件等；

（2）合同审核：法务部（条款合规）、财务部（金额与信用）、销售部（履约能力）依次审核；

（3）审批授权：系统自动匹配权限矩阵，审批路径可追溯；

（4）合同签署：通过电子签章平台或线下签署，签署后同步至ERP系统；

（5）归档管理：纸质合同由档案室双人保管，电子合同归档至合同管理系统，保留15年。

4.2子流程说明

（1）定制合同流程：增加设计稿合规性审核环节，由供应链部确认生产能力；

（2）跨境合同流程：增加目标市场法律适配审核，由合规部出具风险评估报告；

（3）分期付款合同流程：增加首付款到账确认节点，财务部需监控回款进度。

4.3流程关键控制点

（1）信用额度校验：ERP系统在合同发起时自动比对客户信用额度，低于预警线需额外审批；

（2）条款合规校验：合同管理系统内置条款合规校验规则，法务部需对异常标红条款进行人工复核；

（3）履约确认：供应链部需在发货前确认定制产品完成度，并发送电子签收单。

4.4流程优化机制

每年6月和12月由内控部牵头开展全流程复盘，重点关注审批时效、风险暴露情况，优化建议经总经理办公会审议后执行。数字化工具应用不足的业务（如部分外包团队）需优先纳入优化范围。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

按“业务类型+金额+岗位层级”设计权限矩阵：

（1）零售合同（金额≤5万元）：销售主管直接审批；

（2）批发合同（5万元<金额≤50万元）：销售经理审批，金额超过20万元需财务部会签；

（3）定制合同（金额>50万元）：总经理审批，金额超过200万元需董事会决策；

（4）跨境合同：金额超过人民币100万元的需法务部、合规部双重审核，金额超过200万元需董事会审批。

5.2审批权限标准

（1）审批层级：基层员工无直接审批权，审批路径自动生成；

（2）审批时限：合同金额每增加10万元，审批层级增加一级，但累计不超过3级；

（3）越权限制：禁止越级审批，审批超时系统自动预警，需附延期理由说明。

5.3授权与代理机制

（1）授权条件：需提供授权书，明确授权范围、期限（最长6个月）；

（2）临时代理：最长15个工作日，需经直接上级同意并报法务部备案；

（3）授权变更：需撤销原授权并提交新授权书，系统自动失效原授权。

5.4异常审批流程

（1）紧急审批：金额超过人民币1000万元的紧急合同，经总经理特批可先执行后补办；

（2）权限外审批：需提交《特殊审批申请表》，附风险评估报告，经法务部、合规部双重确认后提交总经理办公会；

（3）补批情形：审批超时未处理，需提供补救措施说明，延迟审批需额外审批权限。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

（1）表单规范：CRM系统标准化表单，缺项、错填需退回重填；

（2）信息录入：合同关键信息需与ERP系统、CRM系统数据一致，系统自动校验；

（3）痕迹留存：电子审批需截图留存，纸质审批需扫描归档，双备份机制由IT部负责运维。

6.2监督机制设计

（1）日常监督：内控部每月抽查5%合同，核查审批流程完整性；

（2）专项监督：每年4月开展跨境合同专项审计，核查法律条款适配性；

（3）突击检查：合规部可随时抽查合同管理系统操作日志。

6.3检查与审计

（1）检查频次：日常检查每月≥5项，专项审计每年≥2次；

（2）审计标准：重点核查授权审批、履约跟进、风险预警等环节；

（3）整改要求：审计报告需明确整改责任部门、时限（重大问题≤30个工作日），整改结果由审计部复核。

6.4执行情况报告

每月由法务部提交《合同管理执行情况报告》，内容含：

（1）当月合同签订量、金额、审批时效等数据；

（2）风险事件清单及处理结果；

（3）制度优化建议。报告需经内控部审核，总经理办公会审议。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

（1）销售部：合同履约率（权重40%）、审批时效达标率（权重20%）；

（2）法务部：条款合规差错率（权重30%）；

（3）财务部：回款逾期率（权重10%）。

7.2评估周期与方法

考核周期为季度，方法包括：

（1）数据统计：CRM系统自动生成考核指标；

（2）现场核查：内控部抽查合同执行情况；

（3）客户反馈：销售部每季度收集客户投诉数据。

7.3问题整改机制

（1）整改分类：一般问题（≤7个工作日）、重大问题（≤30个工作日）、紧急问题（24小时内）；

（2）责任追究：整改不力需通报批评，重大问题追究直接责任人和管理责任；

（3）闭环管理：内控部复核整改效果，销号后纳入年度考核。

7.4持续改进流程

（1）建议收集：通过CRM系统、月度联席会议收集优化建议；

（2）评估流程：法务部、内控部共同评估建议可行性，需经总经理办公会审议；

（3）跟踪机制：IT部负责优化措施落地，内控部每月跟踪进度。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

（1）奖励情形：合同提前回款、重大风险化解、流程优化贡献等；

（2）奖励类型：年度优秀合同管理团队（奖金+晋升）、个人突出贡献奖（奖金+股权激励）；

（3）奖励程序：部门提名→法务部复核→总经理审批→财务部发放。

8.2违规行为界定

（1）一般违规：合同模板使用不规范、审批超时未报备等；

（2）较重违规：未授权签署合同、关键信息错填等；

（3）严重违规：故意隐瞒风险、伪造审批记录等。

8.3处罚标准与程序

（1）处罚梯度：一般违规通报批评，较重违规扣罚绩效工资，严重违规解除劳动合同；

（2）处罚程序：调查取证→告知→审批→执行；被处罚人可申请复核，复核结果由人力资源部出具。

8.4申诉与复议

（1）申诉条件：收到处罚决定后3个工作日内提出；

（2）受理部门：人力资源部；

（3）复议流程：人力资源部组织复核，5个工作日内出具复议结果，全程录音录像。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

（1）重大违约预案：制定《合同违约应急处理手册》，明确分级响应措施；

（2）跨境纠纷预案：针对目标市场法律冲突，指定属地法律顾问负责协调；

（3）资源保障：设立应急专项资金，由财务部统一管理。

9.2例外情况处理

（1）例外场景：自然灾害、疫情等不可抗力导致的合同违约；

（2）审批权限：需提交《不可抗力申请表》，经法务部、合规部确认后由总经理审批；

（3）记录要求：需附不可抗力证明材料，系统自动标记例外状态。

9.3危机公关与善后

（1）责任主体：市场部牵头，法务部、公关部配合；

（2）沟通口径：由法务部根据《危机公关手册》制定统一口径；

（3）善后措施：重大危机需提交《危机复盘报告》，优化相关制度。

第十章附则

10.1制度解释权归属

本制度由法务部负责解释，解释意见需形成书面文件，经总经理办公会审议后发布。

10.2相关制度索引

（1）《公司内部控制手册》第5.3节；

（2）《财务报销管理办法》第3.2节；

（3）《国际业务合规操作指引》第2.1节。

10.3修订与废止程序

（1）修订条件：法律法规变化、重大业务模式调整；

（2）审批权限：修订案经法务部牵头，提交总经理办公会审议，重大修订需董事会批准；

（3）公示要求：修订后10个