某家具公司档案管理工作制度（规则）

某家具公司档案管理工作制度第一章总则

1.1制定依据与目的

1.1.1制定依据

本制度依据《中华人民共和国档案法》《企业档案管理规定》（国家档案局令第10号）、《商业秘密保护法》《数据安全法》《个人信息保护法》等国家法律法规，参考ISO9001质量管理体系、ISO27001信息安全管理体系、GDPR等国际公约及行业标准，结合某家具公司国际化经营战略与内部治理需求，旨在规范公司档案管理行为，防范合规风险，提升管理效能。

1.1.2制定目的

针对公司档案管理中存在的分散存储、分类不清、利用效率低、跨境流转不规范等痛点，本制度通过构建“制度-流程-表单-责任”四维一体管理闭环，实现档案全生命周期管控，平衡管控力度与运营效率，适配数字化转型与国际化经营需求，为核心业务发展提供数据支撑与风险保障。

1.2适用范围与对象

1.2.1适用范围

本制度覆盖公司所有部门及关联人员，包括但不限于研发、采购、生产、销售、市场、财务、人力资源等业务领域，涵盖产品档案、客户档案、合同档案、财务档案、人力资源档案、知识产权档案、行政档案等所有类型档案，以及电子档案与纸质档案的同步管理。

1.2.2适用对象

本制度适用于公司全体正式员工、外包服务单位及合作单位相关人员，具体岗位包括档案管理员、业务经办人、审批人、监督人员等。例外场景如临时性项目档案可由项目组自行管理，但需向档案管理部门备案。

1.3核心原则

1.3.1合规性原则

档案管理活动必须符合国家及目标市场法律法规、行业标准及国际公约要求，确保档案真实性、完整性、安全性。

1.3.2权责对等原则

档案管理职责与岗位权限相匹配，各层级责任主体需明确分工，权责清晰。

1.3.3风险导向原则

重点关注高价值、高风险档案（如知识产权、客户数据、重大合同等），实施差异化管控。

1.3.4效率优先原则

优化流程设计，减少不必要的审批环节，确保档案及时归档与高效利用。

1.3.5持续改进原则

定期复盘档案管理活动，根据业务变化、技术发展及合规要求动态优化制度。

1.3.6国际化适配原则

跨境业务档案管理需遵守目标市场法律法规，适配本地化存储、查阅及安全要求。

1.4制度地位与衔接

1.4.1制度层级

本制度为公司基础性专项制度，与《公司内部控制基本规范》《公司合同管理制度》《公司信息安全管理制度》等关联制度构成体系，冲突时以本制度为准。

1.4.2制度衔接

档案管理需与财务、内控、人力资源等制度协同，具体衔接点包括：

-财务档案与合同档案同步归档，由财务部与法务部双重校验（高控点）；

-人力资源档案涉及个人信息需经合规部审核（中控点）；

-电子档案需与ERP、OA等系统对接，确保数据一致性（中控点）。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

公司档案管理实行“董事会主导-管理层执行-内控监督”三级架构。董事会负责重大档案管理政策审批，总经理办公会统筹资源保障，内控部制定标准并监督执行，档案管理部门（隶属于行政部）负责具体操作。各部门设立档案联络员，落实档案管理主体责任。

2.2决策机构与职责

2.2.1董事会

决策范围：档案管理战略、重大投入、跨境数据存储政策、核心档案安全等级划分。

议事规则：重大事项需三分之二以上董事出席，经半数以上董事同意。

2.2.2总经理办公会

决策范围：年度档案管理预算、制度修订、跨部门资源协调。

2.3执行机构与职责

2.3.1行政部（档案管理岗）

职责：制定操作细则、建立档案目录、组织培训、定期盘点、配合审计。

2.3.2各业务部门（档案联络员）

职责：档案的初步整理、分类、移交，主责为研发部、市场部、法务部。

2.3.3信息系统部

职责：确保档案管理系统安全稳定，定期备份，配合跨境数据合规需求。

2.4监督机构与职责

2.4.1内控部

职责：制定档案管理内控检查清单，季度抽查，嵌入采购合同审批、客户信息管理、财务凭证归档等三个关键内控环节。

2.4.2审计部

职责：每年开展专项审计，核查整改落实情况。

2.4.3合规部

职责：审核涉及个人信息、商业秘密的档案管理行为。

2.5协调与联动机制

2.5.1跨部门协调

建立月度档案管理联席会议，由行政部牵头，内控部、业务部门参与，解决跨部门问题。

2.5.2涉外业务协调

设立“属地合规小组”，由驻外机构负责人、行政部、合规部组成，处理跨境档案合规事务。

第三章【档案管理专业标准】

3.1管理目标与核心指标

3.1.1管理目标

-档案完整率≥99%；

-档案利用响应时间≤2个工作日；

-电子档案安全事件零发生；

-跨境档案合规差错率≤1%。

3.1.2核心KPI

-合同档案归档时效≤5个工作日；

-产品档案数字化率≥80%；

-档案查阅审批通过率≥95%。

3.2专业标准与规范

3.2.1档案分类标准

-产品档案：设计图纸、测试报告、工艺文件、认证证书；

-客户档案：合同、付款记录、服务记录；

-合同档案：采购、销售、合作合同及附件；

-知识产权档案：专利、商标申请及授权文件。

3.2.2风险控制点及措施

|风险等级|控制点|防控措施|

|----------|--------------|--------------------------------------------------------------------------|

|高|商业秘密|签订保密协议、分级授权查阅、物理隔离存储|

|中|客户信息|数据脱敏、访问日志记录、定期销毁过期数据|

|低|行政档案|分类编号、定期归档至电子档案库|

3.3管理方法与工具

3.3.1管理方法

-全生命周期管理：从形成到销毁全流程管控；

-风险矩阵法：根据价值与风险等级确定管控措施；

-PDCA循环：持续优化档案管理流程。

3.3.2管理工具

-电子档案系统：对接ERP、CRM等系统实现数据自动归档；

-档案管理系统：支持全文检索、版本控制、权限管理；

-物理档案库：温湿度控制、双门双锁、红外监控。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

档案管理主流程分为“形成-收集-整理-鉴定-保管-利用-销毁”七个环节，各环节责任主体如下：

-形成环节：业务经办人负责原始记录规范；

-收集环节：档案联络员负责及时移交；

-整理环节：档案管理部门负责分类编目；

-鉴定环节：内控部与业务部门共同参与；

-保管环节：行政部负责物理与电子存储；

-利用环节：需求部门填写申请，经审批后查阅；

-销毁环节：鉴定后编制销毁清单，经总经理审批后执行。

4.2子流程说明

4.2.1电子档案归档子流程

-业务系统自动归档触发后，档案联络员核对内容；

-档案管理部门每日抽查归档质量；

-信息系统部每月验证系统完整性。

4.2.2跨境档案调取子流程

-目标市场需提供法律授权文件；

-合规部审核调取必要性；

-行政部安排专人陪同查阅或邮寄。

4.3流程关键控制点

4.3.1档案移交控制

-纸质档案需双方签字交接，电子档案需日志记录；

-高价值档案需双重核对。

4.3.2档案查阅控制

-客户档案需提供授权书，经法务部审批；

-商业秘密档案需在授权范围内查阅，全程录音录像。

4.4流程优化机制

每年由内控部牵头，组织业务部门、行政部进行流程复盘，重点优化电子档案归档效率、跨境查阅便捷性等环节，优化方案需经总经理办公会审批。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

档案查阅权限按“部门+岗位+档案类型+密级”分配，例如：

-销售部经理可查阅本部门客户合同（普通级）；

-法务总监可查阅所有合同（核心级）；

-董事会成员需专项审批查阅商业秘密档案（最高级）。

5.2审批权限标准

5.2.1审批层级

-普通档案：部门负责人审批；

-核心档案：分管领导审批；

-最高级档案：总经理审批。

5.2.2审批时限

-正常业务≤3个工作日；

-紧急需求需加急审批，但需说明理由。

5.3授权与代理机制

长期出差人员需办理书面授权，授权期限最长6个月，授权书需报档案管理部门备案。临时代理需提供工作证及授权书，代理期限最长15个工作日。

5.4异常审批流程

紧急情况需经分管领导签字，加急处理需逐级上报至总经理；异常审批需在档案查阅申请表中注明，并附风险评估报告。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

6.1.1操作规范

-纸质档案需分类编号、编目入册；

-电子档案需统一命名格式（“年份-部门-事由”）；

-档案库需每日巡查，温湿度记录存档。

6.1.2痕迹留存

-电子操作需留日志；

-纸质档案交接需双人签字；

-重要查阅需拍照存档。

6.2监督机制设计

6.2.1日常监督

行政部每周抽查档案库房、电子系统；

6.2.2专项监督

内控部每季度检查档案查阅记录、销毁执行情况；

6.2.3突击检查

审计部每年至少一次随机抽查。

6.3检查与审计

6.3.1检查频次

-日常检查：每月不少于2次；

-专项检查：每季度一次；

-突击检查：每半年一次。

6.3.2审计要求

审计报告需包含问题清单、整改时限、责任部门，并抄送至人力资源部作为考核依据。

6.4执行情况报告

每月由行政部汇总档案管理情况，内容包括：

-档案归档率、查阅量、销毁量；

-异常事件统计；

-改进建议。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

7.1.1考核指标体系

|指标类型|指标名称|权重|评分标准|

|----------------|------------------------|------|-----------------------------------|

|定量指标|档案归档及时率|40%|≥95%得满分，每低1%扣5分|

|定量指标|档案查阅响应时间|30%|≤2个工作日得满分，超时按比例扣分|

|定性指标|制度执行规范性|30%|完整符合要求得满分，每项不符扣10分|

7.1.2考核对象

-部门考核：纳入部门绩效；

-个人考核：档案联络员考核纳入KPI。

7.2评估周期与方法

7.2.1评估周期

-月度自评：行政部汇总；

-季度复评：内控部审核；

-年度总评：总经理办公会审议。

7.2.2评估方法

-数据统计：系统自动生成报表；

-现场核查：随机抽取档案验证。

7.3问题整改机制

7.3.1整改流程

“发现-分析-整改-复核-销号”五步闭环，重大问题需上报董事会。

7.3.2时限要求

-一般问题≤7个工作日整改；

-重大问题≤30个工作日整改。

7.4持续改进流程

7.4.1改进建议收集

7.4.2优化方案评估

行政部提出方案，内控部组织论证，总经理审批。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

8.1.1奖励情形

-档案管理创新；

-成功防范重大风险；

-超额完成KPI。

8.1.2奖励程序

申报→部门推荐→内控部审核→总经理办公会审批→公示→发放。

8.2违规行为界定

8.2.1一般违规

-档案归档超期1-3天；

-查阅记录未完整填写。

8.2.2较重违规

-档案遗失但无重大损失；

-违规查阅客户信息。

8.2.3严重违规

-泄露商业秘密；

-档案库失密事件。

8.3处罚标准与程序

8.3.1处罚标准

|违规等级|处罚方式|时限|

|----------|------------------|-------------|

|一般|口头警告|当场|

|较重|通报批评+扣罚绩效|当月|

|严重|解除劳动合同|立即|

8.3.2处罚程序

调查→取证→告知→审批→执行→申诉。

8.4申诉与复议

员工收到处罚通知后3个工作日内可申诉，由人力资源部受理，7个工作日内出具复议结果。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

9.1.1商业秘密泄露预案

-启动条件：发现核心档案被窃取；

-响应流程：行政部封锁现场→合规部评估损失→法务部发律师函→董事会决策补偿。

9.1.2档案系统故障预案

-启动条