化工公司销售合同优化制度

化工公司销售合同优化制度第一章总则

1.1制定依据与目的

1.1.1制定依据

本制度依据《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国反不正当竞争法》《中华人民共和国安全生产法》《危险化学品安全管理条例》《联合国国际货物销售合同公约》（CISG）、《欧盟通用数据保护条例》（GDPR）等国家法律法规及行业标准（如GB18218-2018《危险化学品生产企业安全生产许可证实施办法》、REACH法规等）；同时参照《企业内部控制基本规范》《企业内部控制应用指引第18号——销售与收款》等内部控制规范；结合公司国际化经营战略，适应不同国家法律体系及商业环境要求。

1.1.2制定目的

针对公司销售合同管理中存在的流程冗长、风险点分散、跨国业务合规性不足、数字化工具应用滞后等痛点，本制度旨在通过规范合同全生命周期管理，实现以下核心目标：

（1）价值创造：通过标准化合同条款、优化谈判效率、降低交易成本，提升客户满意度与合同履约收益；

（2）风险防控：建立覆盖合同签订、履行、归档的全流程风险管控体系，重点防范欺诈、违约、合规及财务风险；

（3）效率提升：通过流程简化和系统工具赋能，缩短合同审批周期至3个工作日内，提高销售团队响应速度。

1.2适用范围与对象

1.2.1适用范围

本制度适用于公司所有涉及化工产品（含危险化学品）销售的业务场景，包括但不限于：

（1）国内销售合同：大宗化学品采购、定制化产品供应、技术服务配套等；

（2）出口销售合同：国际直接销售、跨境电商、第三方物流配套等；

（3）特殊业务：租赁合同、技术许可合同、跨境并购中的合同尽职调查等。

1.2.2适用对象

（1）责任主体：销售部、法务部、内控部、财务部、物流部、海外分支机构等相关部门；

（2）岗位人员：销售经理、合同专员、法务顾问、财务审核员、项目经理等；

（3）关联方：客户法务代表、第三方供应商、合作金融机构等。

1.2.3例外适用场景

（1）金额低于人民币10万元的标准化销售合同，可由销售部直接签署并报备法务部；

（2）紧急采购合同（交货期≤24小时），经总经理特批可简化审批流程。

1.3核心原则

1.3.1合规性原则

所有合同条款必须符合国家及目标市场法律法规，涉及危险化学品销售需严格遵循REACH、OSHA等专项标准。

1.3.2权责对等原则

合同审批权限与责任主体直接挂钩，每项条款需明确法律风险责任归属。

1.3.3风险导向原则

优先管控金额＞500万元或涉及第三方付款担保的重大合同，高风险条款需双方法务审核。

1.3.4效率优先原则

1.3.5持续改进原则

每年根据业务数据变化调整合同模板及审批节点，重大变更需经董事会审议。

1.4制度地位与衔接

本制度为专项性制度，在《公司内部控制手册》之下运行，与《财务报销制度》《客户信用管理制度》《海外投资合规指引》等制度形成协同：

（1）财务部通过合同金额与付款周期核对《ERP销售订单管理模块》数据；

（2）内控部将合同审批超期纳入《销售部绩效考核指标体系》；

（3）冲突处理规则：若本制度与上级制度冲突，以本制度为准，特殊情况由总法律顾问会审解决。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

公司销售合同管理实行“董事会-总经理-法务部-销售部”三级管控体系，其中：

（1）董事会负责重大合同（金额＞1000万元或跨3个国家）的最终决策授权；

（2）总经理通过总经理办公会审批金额＞200万元且＜1000万元的合同；

（3）法务部作为风险控制枢纽，对全部合同条款进行合规性校验；

（4）海外分支机构需同步执行当地法律要求的特殊审批程序，但核心条款需报备总法律顾问。

2.2决策机构与职责

2.2.1股东会

（1）决策范围：年度重大合同预算（占比＞10%）、境外销售合同的法律框架；

（2）议事规则：季度召开1次，需2/3以上股东出席。

2.2.2董事会

（1）决策范围：金额＞1000万元的战略合同、涉及并购交易的合同条款；

（2）责任要求：重大合同决策需附《风险评估报告》（内控部编制）。

2.3执行机构与职责

2.3.1销售部

（1）责任清单：

-负责合同文本初稿的商务条款拟定；

-客户信用额度超限合同需提前7个工作日报备法务部；

-保留客户沟通记录（电子化归档）。

2.3.2法务部

（1）责任清单：

-编制《化工品销售合同标准模板库》（含高危物质限制条款）；

-对全部合同进行法律风险标注（红/黄/绿灯制）。

2.4监督机构与职责

2.4.1内控部

（1）监控重点：

-合同审批节点超时（超过审批时限20%需预警）；

-重复签约风险（同客户同产品合同数量超过2份需评估）。

2.4.2审计部

（1）审计频次：合同履约后180天内必须开展专项审计。

2.5协调与联动机制

（1）建立“法务-销售-财务”联席会议制度，每月讨论重大合同争议；

（2）跨国业务增设属地合规联络人制度，需在合同签订前完成《属地法律适配清单》签署。

第三章专业领域管理标准

3.1管理目标与核心指标

（1）合同签订率：核心客户合同签订率≥95%；

（2）审批时效：金额＜50万元的合同审批时效≤2天；

（3）合规差错率：低于0.05%（年度统计）。

3.2专业标准与规范

3.2.1合同模板标准化

（1）基础模板：包含“产品安全说明”“环保责任”“不可抗力条款”等13项化工品特殊条款；

（2）高风险条款校验：

-危险化学品种类需对照《GB30077-2020危险化学品目录》自动校验；

-限制性销售区域需与《欧盟REACH附录15》同步更新。

3.2.2风险控制点设置

（1）高风险点（红色标注）：

-涉及易制爆物质（如红磷）的合同需3级审批；

-金额＞300万元合同需附《第三方付款信用报告》。

（2）中风险点（黄色标注）：

-跨境合同需附《汇率波动风险承诺函》。

3.3管理方法与工具

（1）管理方法：

-采用全生命周期管理，将合同管理嵌入CRM系统；

-风险评估采用“金额×风险系数”量化模型。

（2）系统工具：

-合同电子签章需与工商银行“电子合同云平台”对接；

-建立合同履行预警机制（ERP自动监控付款周期）。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

（1）合同发起阶段：销售专员在CRM系统创建合同任务，需附《客户信用等级证明》（法务部审核有效期）；

（2）合同审核阶段：按金额分配审批权限，金额＞200万元的需法务部出具《合规意见书》；

（3）合同执行阶段：物流部在ERP系统中确认发货信息后自动触发付款流程；

（4）合同归档阶段：纸质合同扫描存档于“化工品合同档案库”，电子版同步至企业知识管理平台。

4.2子流程说明

4.2.1紧急合同处理流程

（1）适用场景：客户破产重组前的订单（需客户律师出具《临时付款保函》）；

（2）操作细则：销售部→财务部（3天内）→总经理（加急审批）。

4.2.2合同变更流程

（1）变更条件：产品规格变更需提供供应商《技术许可证明》；

（2）表单要求：需填写《合同变更影响评估表》（含潜在客户投诉风险）。

4.3流程关键控制点

（1）控制点1（金额＜50万元）：销售经理自审；

（2）控制点2（金额＞50万元）：法务部校验条款；

（3）控制点3（金额＞300万元）：需附《合同履行风险评估矩阵表》（含海关查验风险）。

4.4流程优化机制

（1）优化发起条件：连续2个季度合同审批超时率＞15%；

（2）评估流程：内控部编制《流程改进建议书》（需销售部、法务部会签）。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

（1）金额分层：

-10万元以下：销售部经理直接审批；

-10-50万元：销售总监审批；

-50-200万元：总经理审批；

（2）岗位层级：

-销售专员仅可发起流程，不可修改条款；

-法务部专员仅可添加合规条款，不可调整商务金额。

5.2审批权限标准

（1）审批层级：金额＞1000万元的需董事会审批；

（2）审批时限：每审批节点最长不超过3个工作日，超时自动触发升级审批。

5.3授权与代理机制

（1）授权条件：需在《授权书》中明确授权期限（最长不超过1年）；

（2）代理要求：临时代理需提供《授权书》复印件及被代理人书面委托。

5.4异常审批流程

（1）适用场景：付款方式为“分期付款+银行保函”；

（2）审批路径：销售部→财务部（保函审核）→总经理（金额超限需会签法务部）。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

（1）操作规范：合同条款必须采用“条款号+小标题”格式；

（2）痕迹留存：所有电子审批需截图存档，纸质合同需双面扫描归档。

6.2监督机制设计

（1）日常监督：内控部每月抽取10份合同进行《合同合规性检查表》核查；

（2）专项监督：针对REACH法规更新（如2023年新增物质清单），需在30日内完成全部存量合同条款修订。

6.3检查与审计

（1）检查频次：季度开展一次《合同履行合规性审计》，重点检查海关单证完整性；

（2）审计要求：审计组需携带《化工品销售合同审计清单》（含客户投诉记录）。

6.4执行情况报告

（1）报告周期：每月5日前提交《合同管理执行报告》，需含《逾期合同清单》及《风险整改计划表》；

（2）报告内容：需附《合同审批效率统计图》（横轴为审批层级，纵轴为审批周期）。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

（1）考核指标：

-合同签订额达成率（权重40%）；

-合同违约率（权重30%）；

-审批超时次数（权重30%）。

7.2评估周期与方法

（1）评估周期：季度考核，年度汇总；

（2）评估方法：CRM系统自动统计数据（占60%），现场核查（占40%）。

7.3问题整改机制

（1）整改分类：

-一般问题：7个工作日内整改；

-重大问题：30个工作日内整改。

（2）问责标准：连续2次整改未达标的主管需降级。

7.4持续改进流程

（1）改进建议来源：客户投诉（占40%）、内控审计（占30%）；

（2）审批权限调整：每年根据业务数据重新绘制《审批权限矩阵图》。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

（1）奖励情形：

-连续6个月合同违约率＜0.1%；

-成功挽回金额＞500万元的重大合同。

（2）奖励程序：提交《奖励申请表》→人力资源部审核（5个工作日）→总经理批准。

8.2违规行为界定

（1）一般违规：合同条款缺少“不可抗力条款”；

（2）较重违规：金额＞200万元的合同未附《风险评估报告》；

（3）严重违规：将危险化学品销售给无资质的第三方。

8.3处罚标准与程序

（1）处罚标准：

-一般违规：通报批评；

-较重违规：扣除当月绩效奖金（10-20%）；

（2）处罚程序：调查→告知→审批→执行（需保留《违规处理记录表》）。

8.4申诉与复议

（1）申诉条件：收到处罚通知3个工作日内；

（2）复议流程：提交《复议申请表》→总法律顾问组织听证会→7个工作日内出具复议决定书。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

（1）预案编制：针对《REACH新物质公告》等突发合规风险，需在7日内启动应急响应；

（2）处置措施：立即暂停相关产品出口（需法务部出具《临时禁令操作指南》）。

9.2例外情况处理

（1）例外场景：政府临时征收（如2023年某省化工产品专项检查）；

（2）处理要求：需在《例外合同处理审批单》中注明“政府强制要求”。

9.3危机公关与善后

（1）危机主体：法务部牵头，公关部配合；

（2）善后措施：3日内完成《客户赔偿方案》（金额＞100万元的需董事会批准）。

第十章附则

10.1制度解释权归属

本制度由总法律顾问办公室负责解释，解释意见需经法务委员会审议。

10.2相关制度索引

（1）《企业内部控制手册》第3.2节；

（2）《财务报销制度》第2.5条；

（3）《海外投资合规指引》第4