公司印章证照管理制度

公司印章证照管理制度一、引言印章与证照是公司经营管理活动中行使职权、明确权利义务关系的重要凭证和工具，其管理的规范与否直接关系到公司的合法权益、经营秩序及声誉。为确保公司印章、证照使用的合法性、严肃性和安全性，防范潜在风险，维护公司整体利益，特制定本制度。本制度旨在通过明确管理职责、规范操作流程、强化监督检查，构建一套科学、高效的印章证照管理体系。二、总则（一）管理原则公司印章证照管理遵循“统一管理、分级负责、权责明确、安全规范”的原则。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门、分支机构（以下统称“各单位”）的所有印章刻制、启用、保管、使用、变更、废止、缴销和各类证照的申领、保管、使用、年检、变更、注销等管理活动。（三）管理部门公司综合管理部门（或指定专门部门，以下统称“印章证照管理部门”）是公司印章证照的统一管理部门，负责本制度的组织实施、监督检查以及公司级核心印章证照的直接保管与使用审批。各业务部门负责本部门相关专用印章及业务类证照的日常管理与合规使用。三、印章管理（一）印章的种类与定义1.公司公章：指以公司法定名称刻制的，代表公司行使法定职权的印章。2.法定代表人印章：指以公司法定代表人姓名刻制的，用于特定场合代表法定代表人职权的印章。3.财务专用章：指用于公司财务收支、银行结算等相关业务的专用印章。4.合同专用章：指用于公司对外签订各类合同、协议等法律文件的专用印章。5.部门专用章：指公司各部门在其职责范围内开展业务时使用的，仅代表该部门权限的印章。6.其他专用印章：指因特定业务需要而刻制的，如发票专用章、报关专用章等具有专门用途的印章。（二）印章的刻制与启用1.公司所有印章的刻制均须由需求部门提出申请，经印章证照管理部门审核，并按审批权限报请公司领导批准后，由印章证照管理部门统一到指定的、具备合法资质的单位刻制。任何部门或个人不得擅自刻制公司印章。2.新印章刻制完成后，印章证照管理部门应组织验收，登记备案，详细记录印章名称、印模、材质、规格、刻制日期、启用日期、保管部门及保管人等信息，并留存印模。3.印章正式启用前，应由公司发布启用通知，明确印章的使用范围、保管人和相关责任。未正式启用的印章不得使用。（三）印章的保管1.各类印章应指定专人保管，实行“专人专管、专柜存放”制度。保管人员应具备高度的责任心和良好的职业素养。2.公司公章、法定代表人印章、财务专用章、合同专用章等核心印章应由印章证照管理部门或其指定的专人保管。部门专用章由各部门指定专人保管。3.印章保管人员应妥善保管印章，不得擅自将印章交予他人代管或带出指定保管地点。如确需带出，须经公司分管领导批准并履行严格的借用手续，由两人以上共同携带，并确保印章安全及使用可控。4.保管印章的柜具应安全可靠，下班后须加锁。保管人员临时离岗或下班前，应确保印章入柜上锁。5.印章保管人员发生变动时，必须办理印章交接手续，填写交接记录，由交接双方、监交人签字确认，并及时更新保管人信息备案。（四）印章的使用1.用印审批：使用印章必须履行审批手续。申请人应填写《用印申请单》，注明用印事由、文件名称、份数、用印类型、申请部门、申请人及日期等信息，并根据用印性质和重要程度，报请相应权限的领导审批。*公司公章、法定代表人印章的使用，须经公司主要领导或其授权的分管领导审批。*财务专用章、合同专用章的使用，应根据公司财务管理制度、合同管理制度的规定，报请相应权限的领导审批。*部门专用章的使用，由部门负责人审批。2.用印审核：印章保管人应对用印申请的审批手续是否完备、用印文件内容是否合规、是否与审批事项一致等进行审核。对不符合规定的用印申请，有权拒绝用印。3.用印登记：经审核批准用印的，印章保管人应在《用印登记簿》上详细记录用印日期、文件名称、份数、审批人、申请人、用印人、印章类型等信息，并由用印人签字确认。4.用印规范：*用印时应确保印迹清晰、端正、完整，不得模糊、歪斜。*严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信或内容不完整、未经审批的文件上加盖印章。*严禁为公司以外的任何单位或个人提供印章使用。*正式文件用印应骑年盖月，落款处加盖的印章应与发文单位名称一致。5.电子印章使用：如使用电子印章，应严格遵守国家及公司关于电子签名、电子印章的相关规定，确保其生成、管理、使用过程的安全与合规。（五）印章的变更、废止与缴销1.因公司名称变更、印章损坏、遗失或其他原因需要更换印章时，应按照新印章刻制的审批流程办理，并在新印章启用的同时，将旧印章缴回印章证照管理部门。2.对于不再使用的印章，由保管部门提出废止申请，经审批后，将印章缴回印章证照管理部门。3.缴回的废旧印章，由印章证照管理部门统一登记造册，报请公司领导批准后，采取销毁、封存等方式进行处理，并记录处理结果。严禁个人私自留存、丢弃或销毁废旧印章。4.印章遗失或被盗时，保管部门及保管人应立即向印章证照管理部门和公司领导报告，并迅速采取公告作废等补救措施，同时配合相关部门查明原因，追究责任。四、证照管理（一）证照的范围与分类本制度所称证照，是指公司在经营活动中依法取得的，具有法律效力或行政许可性质的各类证明文件、证书、批文等，主要包括但不限于：1.公司营业执照（正、副本）；2.各类经营许可证、资质证书、等级证书；3.组织机构代码证、税务登记证（若适用）；4.银行开户许可证及其他金融类证照；5.知识产权证书（商标注册证、专利证书、著作权证书等）；6.公司设立及变更登记相关的批准文件、公司章程等；7.其他具有重要价值的证明文件。（二）证照的申领与取得1.各类证照的初次申领、增项、升级等，由相关业务部门根据工作需要提出申请，经公司领导批准后，负责收集整理所需材料，按法定程序办理。印章证照管理部门应予以必要的协调与支持。2.证照取得后，经办部门应及时将证照原件提交印章证照管理部门登记备案，并留存复印件。（三）证照的保管1.公司证照原件原则上由印章证照管理部门统一集中保管。确因业务需要由相关业务部门保管特定证照原件的，须经公司领导批准，并明确保管责任人及保管要求。2.证照保管应做到“专人负责、专柜存放、防潮、防火、防虫、防盗”，确保证照完好无损。3.保管人员应定期对所保管的证照进行清点核对，确保账实相符。4.证照保管人员发生变动时，应办理交接手续，详细列明证照名称、数量、状态等，由交接双方、监交人签字确认。（四）证照的使用1.借阅与复印：因工作需要借阅证照原件或复印证照的，应填写《证照借阅/复印申请单》，注明事由、借阅/复印份数、使用期限，经相关领导审批后，方可办理。*复印件应加盖“复印件与原件核对无异”章或注明用途及复印日期，并由保管人签字确认。2.出示与验证：对外出示证照原件供查验时，应由保管人或授权人员陪同，确保证照不脱离控制，并及时收回。3.使用登记：证照的借阅、复印、出示等使用情况，均应在《证照使用登记簿》中详细记录，包括使用日期、事由、证照名称、份数、审批人、使用人、归还日期等。（五）证照的维护、年检与更新1.相关业务部门负责其所主管业务范围内证照的日常维护、信息跟踪，确保证照信息的准确性和有效性。2.印章证照管理部门会同相关业务部门，建立证照管理台账，明确各类证照的有效期，提前做好证照的年检、年审、延续、变更、换发等工作，避免因证照过期或失效影响公司正常经营。3.如公司名称、住所、法定代表人、注册资本、经营范围等登记事项发生变更，相关部门应及时办理证照的变更手续，并将变更后的证照原件及复印件提交印章证照管理部门备案。4.证照有效期届满需要换发新证的，应在有效期届满前规定期限内完成换发手续。（六）证照的注销与缴销公司因终止经营、被吊销、撤销或其他原因需要注销相关证照的，由相关业务部门负责办理注销手续，并将注销证明文件交印章证照管理部门备案。五、监督检查与责任追究1.印章证照管理部门负责对公司各部门及所属单位的印章证照管理和使用情况进行定期或不定期的监督检查。各部门应积极配合检查工作。2.对于严格执行本制度，在印章证照管理工作中表现突出或有效避免公司损失的单位和个人，公司将予以表彰或奖励。3.对违反本制度规定，造成印章证照遗失、被盗、滥用、伪造、变造，或因管理不善导致公司权益受损的，公司将根据情节轻重及所造成后果的严