会议纪要编写及审批标准化模板

会议纪要编写及审批标准化模板一、适用范围与应用价值本标准化模板适用于企业内部各类工作会议的纪要编写与审批管理，包括但不限于：战略规划会、项目推进会、跨部门协调会、专题研讨会、月度/季度/年度工作总结会等。通过统一格式、规范流程，可保证会议信息传递准确、决议事项可追溯、行动责任明确，有效提升会议成果落地效率，同时为后续工作复盘、决策执行提供书面依据，避免因信息偏差导致的工作延误或执行偏差。二、会议纪要全流程操作指南（一）会议前：准备工作阶段明确会议核心信息提前与会议主持人（一般为部门负责人或项目负责人）沟通，确认会议主题、核心目标、预计时长、参会人员范围（含必须出席人员及列席人员）。若会议有预设议程，需提前获取议程清单；无固定议程的会议，需与主持人明确需重点讨论的关键议题及决策方向。准备会议记录工具根据会议性质选择记录方式：常规会议可采用电子文档（如Word、Excel）实时记录；重要或复杂会议建议使用录音设备（需提前告知参会人员）辅助记录，保证信息完整。准备标准化模板初稿，提前录入会议基本信息（如会议名称、时间、地点等），预留议题讨论、决议事项等模块填写空间。确认参会人员信息提前获取参会人员姓名、职务、联系方式（若需），保证纪要中“参会人员”信息准确；对无法参会人员，需提前确认其委托代理人或备注缺席原因。（二）会议中：信息记录阶段聚焦核心内容，客观记录要点议题讨论过程：按议程顺序记录各议题的讨论要点，包括不同观点（若存在分歧）、关键数据、支撑依据等，避免记录与主题无关的闲聊或重复内容。决议事项：对会议达成的明确结论需逐条记录，注明“决议”字样，内容需具体、无歧义（如“同意通过《XX项目方案》”而非“原则上同意方案”）。行动项：重点记录需后续落实的具体任务，明确“任务描述、责任部门/责任人、配合部门（若有）、完成时限”四要素（示例：“完成市场调研报告初稿——责任人：*专员，完成时间：2023年X月X日”）。其他重要信息：如会议中提出的待解决问题、下次会议安排、需上报事项等，需单独记录模块。记录规范要求语言简洁、客观，避免使用主观评价词汇（如“我认为”“大家觉得”），以“会议指出”“会议决定”“会议要求”等中性表述为主。对专业术语、缩写需首次出现时注明全称（如“KPI（关键绩效指标）”）。涉及数据、金额、时间等关键信息需反复核对，保证准确无误。（三）会议后：整理与审批阶段初稿整理与核对（24小时内完成）会议结束后，根据记录内容（含录音辅助整理）尽快完成纪要初稿，保证信息完整、逻辑清晰。将初稿提交至会议主持人（或指定负责人）进行内容核对，重点确认：决议事项是否准确反映会议结论、行动项责任人与时限是否明确、关键信息是否有遗漏或偏差。根据主持人反馈修改完善，形成“送审稿”。正式审批流程部门级会议纪要：由部门负责人（主持人）审批签字后生效，分发至参会人员及相关部门存档。跨部门/公司级会议纪要：经主持人审批后，需抄送至相关分管领导（如项目分管副总、部门总监等）会签，保证决议事项符合公司整体规划；涉及重大决策或资源协调的，需报请总经理或决策委员会最终审批。审批流程需在会议结束后3个工作日内完成，紧急会议可缩短至1个工作日。分发与归档审批通过后，按“分发范围清单”（由主持人明确）通过企业内部系统（如OA、钉钉）或邮件发送至相关人员，并保留发送记录。纪要原件（含审批签字版）需按公司档案管理规定归档，电子版存储至指定服务器（如共享文件夹、文档管理系统），保存期限不少于3年（涉及重大战略、项目合同的纪要保存期限不少于5年）。三、会议纪要标准化模板表单会议纪要一、会议基本信息项目内容会议名称会议时间年月日时分至时分会议地点（如：公司301会议室、线上会议）主持人*（职务）记录人*（职务）参会人员（部门/职务）、（部门/职务）……（共人）缺席人员及原因*（部门/职务）：原因（如：出差、请假）分发范围（领导）、（部门）、*（项目组）……二、会议议程及议题讨论情况议程编号议题名称讨论要点（含不同观点、关键数据）结论/决议事项1议题一：XX项目推进方案1.经理：当前项目进度滞后15%，需优化资源配置；2.主管：建议增加2名开发人员，预算需增加X万元；3.*专员：可通过调整阶段性任务优先级缓解压力。1.同意增加2名开发人员，预算由经理于X月X日前提交审批；2.主管负责优化任务优先级，X月X日前提交调整方案。2议题二：Q3营销计划（略）（略）三、行动项跟踪表行动项编号任务描述责任部门/责任人配合部门（若有）完成时间当前状态（待执行/进行中/已完成）备注（如所需资源、风险提示）2023-01提交项目人员增补预算*经理（行政部）—2023-XX-XX待执行需财务部配合审核2023-02优化项目任务优先级方案*主管（项目部）技术部2023-XX-XX进行中需与客户确认需求变更四、其他事项下次会议时间：暂定于2023年X月X日14:00，地点：线上会议，议题：XX项目阶段复盘。待解决问题：XX设备采购流程需*经理与采购部对接，X月X日前反馈结果。五、签字确认主持人签字：日期：年月日审批人（如有）：日期：年月日记录人签字：日期：年月日四、编写与审批关键注意事项（一）内容准确性原则纪要需客观反映会议实际情况，不得篡改讨论结论或遗漏关键决议，特别是涉及责任分工、时间节点的行动项，必须与主持人确认无误后录入。对会议中存在争议但未形成最终决议的议题，需如实记录“未达成一致”及各方主要观点，避免模糊表述。（二）行动项可执行性行动项“任务描述”需具体、可量化（如“完成客户需求调研”优于“推进客户调研工作”），避免使用“尽快”“适时”等模糊词汇。“完成时限”需明确到具体日期，若因特殊情况需延期，需由责任人提前向主持人申请，经同意后更新纪要并说明原因。（三）格式规范统一严格遵循模板结构，不得随意增减模块；字体、字号、行距等格式需统一（如标题黑体三号、宋体小四、1.5倍行距），保证纪要整洁易读。涉及附件（如会议方案、PPT、数据报表等），需在纪要中注明“附件：1.《XX项目方案》；2.市场调研数据表”，并随纪要一同分发。（四）保密与合规管理会议纪要内容按公司保密等级标注（如“内部公开”“秘密”“机密”），严禁向无关人员泄露敏感信息。若会议讨论内容涉及公司战略、财务数据、客户信息等，需在分发前通过保密审批流程，保证符合合规要求。