公司行政管理规范工具箱

公司行政管理规范工具箱一、办公环境日常管理工具（一）适用情形适用于公司各部门办公区域、公共区域（如会议室、茶水间、走廊）的环境维护与规范管理，包括新部门入驻前的环境验收、日常办公环境定期检查、特殊时期（如节假日、重要会议前）的专项排查等场景。（二）操作流程详解制定检查计划行政部根据公司实际情况，明确检查周期（如日常每周1次、节假日前1天专项检查）、检查范围（办公区、公共区、设备区）、检查标准（参照《办公环境管理标准》），并提前2个工作日通知各部门。明确检查标准地面与墙面：无污渍、无杂物、无乱涂乱画，墙面装饰物牢固规范；桌面与物品摆放：文件资料有序存放，个人物品（如水杯、包）统一置于指定位置，办公设备（电脑、打印机）线路整洁；公共区域：会议室桌椅归位，茶水台清洁，绿植无枯叶，消防通道畅通；设备状态：空调、照明、饮水机等设备正常运行，无故障隐患。现场实施检查检查人员（行政专员+部门环境管理员）对照《办公环境日常检查表》逐项检查，对不合格项目拍照记录，并标注具体位置及问题描述。反馈与整改检查结束后1个工作日内，将《办公环境日常检查表》及问题照片反馈至部门负责人，要求部门在2个工作日内完成整改（紧急问题如消防隐患需立即整改）。复查与验证整改期限届满后，行政部组织复查，确认问题解决后关闭整改项，并将检查结果纳入部门月度考核。（三）配套模板表1：办公环境日常检查表检查区域检查项目标准描述检查结果（合格/不合格）问题说明责任人整改期限整改情况销售部办公区桌面文件摆放分类归档，叠放整齐文件散落桌面*2024–已整改三楼会议室桌椅归位使用后恢复原位椅子未推入桌下*2024–已整改茶水间台面清洁无水渍、无食物残渣咖啡机有污渍*2024–已整改前台接待区绿植养护叶片无枯黄，无杂草绿植叶片发黄*赵六2024–已整改注：检查日期：2024年月日，检查人：陈七（行政部）、刘八（行政部）（四）执行要点检查结果需部门负责人签字确认，保证问题可追溯；对多次出现相同问题的部门，扣减部门月度考核分值；鼓励员工通过OA系统提交环境问题反馈，行政部需在24小时内响应。二、会议组织与管理工具（一）适用情形适用于公司各类内部会议（如部门例会、项目推进会、年度总结会）及外部会议（如客户洽谈会、行业研讨会）的组织、召开及后续跟进，保证会议高效有序。（二）操作流程详解会议申请与审批申请人填写《会议申请表》，明确会议主题、时间、地点、参会人员、议程、所需设备（投影仪、麦克风等）及预计时长；根据会议级别提交审批：部门内部会议由部门负责人审批，跨部门会议由分管副总审批，外部会议由总经理审批。会议准备场地安排：行政部根据申请提前预订会议室，保证设备正常（如测试投影仪、麦克风电量）；材料准备：申请人需提前1个工作日将会议议程、相关材料发送至参会人员邮箱，并打印纸质版（如需）；通知发送：通过OA系统发送会议通知，包含会议（线上会议）、签到码及注意事项。会议召开签到：参会人员提前5分钟到场，通过签到机或纸质签到表签到；主持：会议主持人按议程推进，控制各环节时长，避免偏离主题；记录：指定专人（行政专员或部门助理）记录会议要点，包括决议事项、责任部门、完成时限。会后跟进纪要整理：会议结束后2个工作日内，整理人完成《会议纪要》，经主持人及参会部门负责人审核无误后分发；决议跟踪：行政部将决议事项录入《会议决议跟踪表》，每周更新进度，保证按时完成；归档：会议材料（申请表、纪要、签到表）存档保存，保存期限不少于2年。（三）配套模板表2：会议申请表会议主题项目季度推进会会议时间2024–14:00-16:00会议地点三楼第一会议室参会人员（销售部）、（市场部）、*（技术部）等会议议程1.项目进度汇报；2.问题讨论；3.下阶段计划所需设备投影仪、麦克风、白板申请人*赵六联系方式内线8888审批意见部门负责人：陈七（签字）分管副总：刘八（签字）日期2024–表3：会议纪要模板会议纪要会议名称：项目季度推进会时间：2024年月日14:00-16:00地点：三楼第一会议室主持人：*陈七参会人员：、*等记录人：*赵六一、会议议题项目当前进度汇报；2.存在问题及解决方案；3.下季度工作计划。二、决议事项序号决议内容责任部门责任人完成时限1完成客户需求调研报告市场部*2024–2优化系统功能模块技术部*2024–3协调资源支持项目落地销售部*2024–三、其他事项下次会议时间暂定2024年月日，具体地点另行通知。分发范围：总经理室、各参会部门、行政部（四）执行要点会议需准时开始，无特殊情况不得推迟或取消（取消需提前4小时通知）；会议时长一般不超过2小时，超时需提前申请；线上会议需提前测试网络及设备，保证参会人员顺利接入。三、办公用品与库存管理工具（一）适用情形适用于公司办公用品（如纸笔、文件夹、打印耗材）的采购、申领、发放及库存管理，保证资源合理配置、避免浪费。（二）操作流程详解需求统计与申领每月25日前，各部门统计次月办公用品需求，填写《办公用品申领表》，经部门负责人审核后提交行政部；新员工入职时，由部门助理统一申领基础办公用品（笔记本、签字笔、文件夹等），每人限领1套。采购审批与执行行政部汇总各部门需求，编制《办公用品采购计划》，明确采购品类、数量、预算，提交行政经理审批；审批通过后，行政部从合格供应商处采购（优先选择定点供应商，保证价格透明、质量合格）。入库与登记办公用品到货后，行政部核对数量、质量，确认无误后入库，填写《办公用品入库台账》；建立《办公用品库存台账》，实时更新入库、出库、结存信息，保证账实相符。发放与领用员工领用办公用品时，需在《办公用品领用登记表》上签字，注明领用日期、品类、数量；部门批量领用（如打印纸）需提前1天申请，行政部统一发放。盘点与核销每季度末，行政部组织库存盘点，核对台账与实际库存，编制《办公用品盘点表》；对过期、损坏的办公用品进行核销，填写《办公用品核销申请表》，经行政经理审批后处理。（三）配套模板表4：办公用品申领表申领部门销售部申领日期2024–申领人*用途新员工入职序号物品名称规格申领数量1签字笔黑色0.5mm10支2活页笔记本A5100页5本3文件夹A2蓝色10个部门负责人签字*行政部签字*表5：办公用品库存台账日期物品名称入库数量出库数量结存数量经手人备注2024–A4纸100包20包80包*2024–签字笔50支15支35支*新员工领用2024–文件夹30个10个20个*（四）执行要点申领需按需申请，避免重复领用或囤积；高价值办公用品（如U盘、移动硬盘）需经部门负责人及行政经理双重审批；库存预警：当库存量低于安全库存（如A4纸≤20包）时，行政部需及时启动采购流程。四、印章使用与管理工具（一）适用情形适用于公司公章、合同专用章、财务专用章、部门章等印章的使用、保管及登记管理，保证印章使用规范、合法。（二）操作流程详解用印申请申请人填写《印章使用申请表》，注明用印单位、用印事由、文件名称、份数、用印日期及申请人信息；附需用印文件原件（如合同、函件、证明），保证内容完整、无误。审批权限公章、合同专用章：总经理审批；财务专用章：财务经理审批；部门章：部门负责人审批（仅限部门内部文件，不得对外出具证明）。用印审核审批人审核用印文件内容是否符合法律法规及公司规定，确认无误后签字；行政部核对审批手续是否齐全，文件与申请信息是否一致。用印登记用印时，申请人需在《印章使用登记表》上签字，注明用印日期、文件名称、份数、经办人；行政部留存用印文件复印件（1份），与《印章使用登记表》一并归档。印章保管公章、合同专用章由行政部专人保管（陈七），财务专用章由财务部专人保管（刘八）；印章存放于保险柜内，钥匙由保管人随身携带，不得转借或交他人代管；离职时，保管人需办理印章交接手续，填写《印章交接表》，由行政部监交。（三）配套模板表6：印章使用申请表用印单位销售部用印日期2024–用印事由与公司签订销售合同文件名称《产品销售合同》份数3份（正本1份、副本2份）申请人*审批意见部门负责人：（签字）总经理：（签字）日期2024–表7：印章使用登记表用印日期印章类型文件名称份数经办人审批人保管人备注2024–公章《产品销售合同》3***陈七2024–部门章《部门会议通知》1***陈七对内（四）执行要点严禁在空白纸张、空白合同或未审批文件上用印；用印文件需内容完整，涂改处需加盖印章或签字确认；定期检查印章保管情况，保证印章完好、无丢失风险。五、公务接待管理工具（一）适用情形适用于公司接待客户、上级单位、合作伙伴等外部来访人员的活动安排，包括用餐、住宿、参观等环节，保证接待规范、得体。（二）操作流程详解接待申请申请人填写《公务接待申请表》，注明接待单位、来访人员信息（姓名、职务、人数）、接待事由、时间、行程安排及预算；根据接待标准提交审批：一般接待由部门负责人审批，重要接待（如上级单位、重要客户）由总经理审批。接待方案制定行政部根据审批通过的申请，制定详细接待方案，包括：餐饮安排：根据来访人员级别选择餐厅（如公司餐厅协议酒店），人均标准不超过200元/餐；住宿安排：如需住宿，优先选择协议酒店，标准不超过400元/间/晚；行程安排：如需参观公司，提前确认参观路线及讲解人员。接待实施迎接：根据来访人员级别安排对应人员迎接（如总经理迎接重要客户，部门负责人迎接一般客户）；用餐：提前预定餐厅，引导来访人员入座，介绍菜品特色，避免铺张浪费；住宿：协助来访人员办理入住手续，告知酒店设施及注意事项。费用结算接待结束后，申请人凭《公务接待申请表》、消费发票（需注明接待事由及明细）到财务部报销；财务部核对审批手续及票据，无误后安排付款。（三）配套模板表8：公务接待申请表接待单位科技有限公司接待日期2024–来访人员（总经理）、（销售经理）人数2人接待事由商务洽谈合作事宜接待部门市场部行程安排10:00公司会议室洽谈；12:00午餐；14:0