固定资产管理流程及盘点模板

固定资产管理流程及盘点模板一、适用场景说明日常资产管理：规范资产入库、领用、转移等操作，保证资产信息准确可追溯；定期盘点：支持年度、半年度或季度实物盘点，核对账实差异，解决资产“账卡不符”“去向不明”等问题；资产新增与处置：统一新增资产验收流程，规范闲置、报废、损毁资产的处置审批；审计与合规：为内外部审计提供完整的资产记录凭证，满足财务核算及内控合规要求。二、操作流程详解（一）资产新增与入库管理目标：保证新增资产信息准确、手续完备，及时纳入固定资产管理范围。步骤1：资产需求申请使用部门根据业务需要提交《固定资产新增申请表》，注明资产名称、规格型号、预估数量、用途、预算金额及申购理由。示例：生产部因新增生产线需申请“数控机床”2台，预估单价15万元，用途为提升零件加工精度。步骤2：审批与采购申请人提交申请后，经部门负责人经理审核，再由行政部（或资产管理部）复核资产配置必要性，最后报单位分管领导总经办审批（金额较大或重大资产需报单位主要负责人审批）。审批通过后，由采购部根据采购流程执行（招标、询价或定向采购），签订采购合同并跟踪到货。步骤3：资产验收与入库资产到货后，由行政部、使用部门及财务部共同验收：核对资产名称、规格型号、数量、供应商信息是否与合同一致；检查资产外观、功能及配件是否完好，附带的说明书、保修卡等资料是否齐全；验收合格后，填写《固定资产验收单》，三方签字确认。行政部根据验收信息，为资产分配唯一“固定资产编号”（规则：部门代码-资产类别-年份-流水号，如“SC-01-2024-001”），制作资产标签（含编号、名称、购置日期），粘贴于资产显眼位置。步骤4：建卡与入账行政部将验收信息录入《固定资产台账》（见核心工具表格），同步提交财务部；财务部根据验收单、发票等原始凭证，进行资产价值确认（含买价、运输费、安装费等），建立固定资产卡片，纳入财务核算系统，按月计提折旧。（二）资产日常管理目标：保障资产安全、完整，规范使用与变更流程，避免资产流失。步骤1：使用与维护资产交付使用部门后，由部门负责人指定专人（资产保管人）负责日常保管，明保证管责任；使用人需按操作规程使用资产，定期清洁、保养，发觉故障及时报行政部维修，严禁擅自拆卸、改装；行政部建立《资产维修记录》，记录维修时间、原因、费用及维修结果，维修费用需经财务部审核。步骤2：转移与变更因部门调动、岗位变动等原因需转移资产的，原使用人需提交《资产转移申请》，注明转出部门、转入部门、资产编号及转移原因；经转出/转入部门负责人签字确认后，报行政部备案，更新《固定资产台账》中的“使用部门”“保管人”信息，并同步通知财务部调整资产卡片。步骤3：盘点与清查定期（至少每年一次）组织全面盘点，具体流程见“三、定期盘点管理”；不定期开展抽查（如季度末、节假日前），重点检查资产使用状态、保管情况及标签完整性，发觉问题及时整改。（三）资产处置管理目标：规范闲置、报废、损毁资产的处置流程，保证资产处置合规、价值最大化。步骤1：处置申请与鉴定使用部门对需处置的资产（如闲置超1年、技术淘汰、损坏无法修复等）提交《固定资产处置申请表》，注明资产编号、名称、处置原因、数量及原值；行政部组织技术部、财务部成立鉴定小组，对资产状态进行技术鉴定（如可维修性、残值评估），确认是否达到处置标准。步骤2：审批与处置鉴定通过后，按资产价值及单位审批权限逐级审批（如原值超10万元需报单位主要负责人审批）；审批通过后，选择处置方式：报废/毁损：由行政部联系有资质的回收机构回收，签订回收协议，回收收入上缴财务部；闲置转让：通过内部调剂、公开拍卖或协议转让，转让价格需经财务部评估，保证资产价值不流失。步骤3：核销与销账处置完成后，行政部收回资产标签，更新《固定资产台账》，注明“处置日期”“处置方式”；财务部根据处置证明（如回收协议、转让合同）进行销账处理，冲减固定资产原值及累计折旧，处置净损益计入当期损益。（四）定期盘点管理目标：核对资产账面信息与实物信息，及时发觉并解决差异，保证账实相符。步骤1：盘点准备盘点前3天，行政部下发《盘点通知》，明确盘点范围（全部/部分资产）、时间、分组及人员分工（每组至少2人，1人清点、1人记录）；财务部提供《固定资产台账》最新数据，包含资产编号、名称、规格型号、账面数量、存放地点、保管人等信息；各使用部门提前整理资产，保证在用、备用、维修中资产分类清晰，标签完好。步骤2：盘点实施盘点小组按部门、区域逐项清点资产，核对编号、名称、数量与台账是否一致，检查资产使用状态（在用、闲置、维修、报废等）；发觉差异时，现场核实原因（如资产转移未更新、标签脱落、盘盈/盘亏等），记录在《固定资产盘点表》的“差异情况”栏，并由盘点双方签字确认；对无法当场确认的资产（如异地使用、维修中），标注“待查”，后续由行政部跟踪落实。步骤3：结果处理盘点结束后，行政部汇总《固定资产盘点表》，编制《盘点差异报告》，说明差异原因、数量及责任部门；针对盘盈资产（账面无、实物有），由使用部门提交《盘盈资产说明》，经行政部、财务部核查后，按新增资产流程补办入库、入账手续；针对盘亏资产（账面有、实物无），由责任部门提交《盘亏资产说明》，注明原因（如丢失、损坏已处置），经鉴定小组确认后，按处置流程审批销账；更新《固定资产台账》，保证账实一致，并将盘点报告、差异处理结果存档备查。三、核心工具表格（一）固定资产台账表序号固定资产编号资产名称规格型号资产类别使用部门保管人存放地点购置日期原值（元）累计折旧（元）净值（元）使用状态备注1SC-01-2024-001数控机床CK6140生产设备生产部张三车间A区2024-03-15300,00025,000275,000在用2XB-02-2023-005办公电脑ThinkPadT14办公设备市场部李四办公楼3022023-08-208,0001,6006,400闲置调出中（二）固定资产盘点表盘点日期：2024-XX-XX盘点部门：行政部、财务部、生产部资产编号资产名称SC-01-2024-001数控机床XB-02-2023-005办公电脑CW-03-2022-012文件柜（三）固定资产处置申请表申请部门：生产部申请日期：2024-XX-XX资产编号SC-01-2020-008资产名称冲压设备规格型号YH25-500原值（元）120,000累计折旧（元）80,000净值（元）40,000处置原因技术淘汰，维修成本过高（维修报价35,000元，超过净值）鉴定小组意见经技术部鉴定，设备无修复价值，同意报废处置。鉴定人：技术员部门负责人意见同意处置。签字：经理行政部意见按流程办理报废手续。签字：主管财务部意见同意销账。签字：会计主管单位领导审批同意。签字：总经办处置结果已由XX回收公司回收，回收收入5,000元已入账。经办人：行政专员四、关键实施要点（一）数据动态更新资产新增、转移、处置等变动发生后，行政部需在2个工作日内更新《固定资产台账》，财务部同步更新财务系统，保证“账、卡、物”信息一致。（二）责任明确到人每项资产需明确“使用部门”和“保管人”，保管人离职或岗位变动时，需办理资产交接手续，填写《资产交接清单》，经双方签字确认后，行政部更新台账。（三）盘点流程规范盘点必须坚持“先清点后记录、账实逐项核对”原则，严禁“先记账后盘点”或“代签确认”；对差异原因需追溯至具体责任人，避免“重盘轻改”。（四）差异及时处理盘点差异需在15个工作日内完成原因核查及处理，盘盈资产需在1个月内完成补办入库手续，盘亏资产需明