文件管理控制程序

文件管理控制程序一、目的为规范本组织各类文件的创建、流转、使用、保管、更改及作废等全过程管理，确保文件的准确性、完整性、有效性和安全性，保障组织运营活动的有序开展，特制定本程序。本程序旨在使文件管理工作系统化、标准化，以便于信息的有效传递与利用，同时满足相关法规及管理体系要求。二、适用范围本程序适用于组织内所有与经营管理、业务运作、质量管理、技术研发、人力资源等相关的文件，包括但不限于规章制度、管理办法、作业指导书、技术文件、合同协议、记录表单、外来文件等。涵盖纸质文件与电子文件的管理。组织内所有部门及全体员工均须遵守本程序的规定。三、术语和定义1.文件：指承载信息的各类媒介，包括纸张、电子文档、光盘、磁盘等。2.受控文件：指按照本程序规定进行标识、分发、更改、回收和作废控制的文件，其有效性受到严格管理。3.非受控文件：指用于参考、宣传等目的，无需严格控制分发和更改的文件，通常不具有强制性执行效力。4.外来文件：指从组织外部获取的，对组织运营有指导或参考作用的文件，如法律法规、行业标准、客户提供的资料等。5.文件生命周期：指文件从创建、审批、分发、使用、保管、更改、直至作废销毁的整个过程。四、职责1.行政部（或指定的文件管理归口部门）：负责本程序的制定、修订、解释与监督执行；统筹组织文件的分类、编号规则制定；负责组织级受控文件的登记、分发、回收、归档和作废管理；监督各部门文件管理工作的合规性。2.各业务部门：负责本部门业务相关文件的起草、评审、报批；负责本部门文件的日常保管、使用控制；及时识别和获取与本部门相关的外来文件，并按规定进行管理；配合归口部门进行文件的定期清查与更新。3.文件编制人：负责文件内容的准确性、完整性和适用性，并按规定格式进行编写。4.文件审核人：对文件的专业性、合规性及可操作性进行审查。5.文件批准人：根据权限对文件进行最终审批，确保文件的权威性。6.全体员工：严格遵守本程序规定，正确使用和保管所接触的文件，确保文件不丢失、不损坏、不泄露。发现文件问题及时向相关部门反馈。五、文件管理控制流程（一）文件的创建与审批1.文件起草：文件编制人应根据实际需求，按照组织规定的文件格式（如字体、字号、页眉页脚、版本号等）进行起草。文件内容应清晰、准确、简洁，避免歧义。2.文件评审：文件初稿完成后，编制人应将其提交给相关业务骨干或部门负责人进行评审，必要时可组织跨部门评审，以确保文件的可行性和充分性。评审意见应予以记录。3.文件审批：评审通过的文件，按规定的审批权限逐级上报审批。审批人应对文件内容进行最终确认，签署意见并注明日期。未经批准的文件不得生效和使用。（二）文件的编号与标识1.文件编号：所有受控文件均应赋予唯一的编号。编号规则由归口部门统一制定，通常包含部门代码、文件类别代码、顺序号等要素，以便于识别和追溯。2.文件标识：受控文件应在文件封面或首页明确标注“受控文件”字样，并包含文件名称、编号、版本号、发布日期、生效日期、编制人、审核人、批准人等基本信息。电子文件可在属性或页眉页脚中体现。（三）文件的分发与领用1.分发范围：根据文件的重要性和适用范围，由文件批准部门或归口部门确定分发范围和份数。2.分发方式：可采用纸质打印分发或电子文档授权访问等方式。纸质文件分发时，应做好分发记录，领取人需签字确认。电子文件分发应通过组织内部安全的信息系统进行，明确访问权限。3.文件领用：因工作需要领用文件时，应向本部门负责人或归口部门提出申请，经批准后领用。领用人对领用文件的保管和使用负责。（四）文件的使用与保管1.文件使用：使用者应确保在工作中使用的是文件的最新有效版本。不得擅自涂改、勾画、抽换、复制受控文件。确需复制时，应经相关负责人批准，并由归口部门进行登记和标识，复制件与原件具有同等效力，但需同样受控。2.文件保管：各部门应指定专人或利用专用文件柜（或电子文档管理系统）妥善保管文件。纸质文件应注意防潮、防火、防虫、防盗；电子文件应进行分类存储，定期备份，并采取必要的加密和防病毒措施。个人不得私自保存与工作无关的受控文件。3.文件借阅：借阅文件需办理借阅手续，明确借阅期限。借阅人应爱护文件，按期归还。涉密文件的借阅需严格按照保密规定执行。4.文件作废与替换：当文件版本更新或作废时，原文件持有者应主动将旧版文件交回分发部门，由分发部门统一销毁或做作废标识后留存（如需）。严禁私自留存或继续使用作废文件。（五）文件的更改与修订1.更改申请：当文件内容需要调整以适应内外部环境变化或纠正错误时，由相关部门或人员提出文件更改申请，说明更改原因、更改内容及影响范围。2.更改评审与批准：更改申请需经原审批流程或相应授权人员评审批准。重要文件的更改可能需要重新组织评审。3.更改实施：文件更改批准后，由原编制部门或指定人员负责修改文件。更改后的文件应重新标注版本号（如V1.0升级为V1.1），并在文件更改记录中注明更改历史、更改日期及批准人。4.更改通知与分发：更改后的文件应及时通知相关文件持有人，并按原分发范围进行分发。同时回收旧版文件，确保现场使用的文件为最新有效版本。（六）文件的作废与销毁1.文件作废：对于已过时、被替代或不再适用的文件，由原审批部门或归口部门确认后，发布作废通知。作废文件应加盖“作废”标识。2.文件销毁：作废文件如需销毁，应由归口部门统一登记造册，报相关负责人批准后，在指定人员监督下进行销毁，确保信息不泄露。对有保存价值的作废文件，可进行封存管理，并明确标识。（七）外来文件管理1.获取与识别：各部门应主动获取与本部门业务相关的外来文件（如法律法规、标准、客户图纸等），并对其适用性和有效性进行识别。2.登记与评审：外来文件应在归口部门进行登记备案。必要时，组织相关部门对其内容进行评审，以确定是否需要转化为本组织文件或直接引用。3.分发与控制：经评审确认需在组织内使用的外来文件，应按受控文件管理要求进行分发和控制，确保使用的有效性和一致性。4.更新与作废：各部门应关注外来文件的更新动态，及时获取最新版本，并对旧版本按作废程序处理。（八）电子文件管理特别要求1.命名规范：电子文件应采用清晰易懂的命名规则，包含关键信息，便于检索。2.存储与备份：电子文件应存储在指定的服务器或共享文件夹中，定期进行备份，防止数据丢失。个人电脑中原则上不得存放组织重要受控电子文件，确需临时存放的，应采取加密保护措施。3.权限控制：通过设置访问权限，限制不同人员对电子文件的查看、修改、删除等操作，确保信息安全。4.版本控制：利用电子文档管理系统或版本控制软件，对电子文件的修改过程进行跟踪，保留历史版本，防止错误覆盖。5.格式转换：为保证电子文件的长期可读性，可采用通用、稳定的文件格式，或适时进行格式转换。六、文件管理的监督与改进1.定期检查：归口部门应定期（如每季度或每半年）组织对各部门文件管理情况进行检查，包括文件的完整性、有效性、保管状况等，并记录检查结果。2.文件清查：每年至少进行一次全面的文件清查，核对文件目录与实际文件的一致性，及时发现和处理过期、作废或缺失的文件。3.持续改进：根据检查结果、内外部审核意见、法律法规变化及组织发展需求，定期对本程序及文件管理工作进行评审和改进，不断提升文件管理水平。4.培训：组织应定期对员工进行文件管理知识和本程序的培训，确保员工理解并掌握文件管理