企业合同管理审批流程标准化模板

企业合同管理审批流程标准化模板一、适用范围与业务场景二、标准化操作流程详解合同审批流程遵循“发起-初审-审核-审批-用印-执行-归档”的闭环管理，各环节责任主体及操作要求1.合同发起与申请责任主体：业务部门经办人（如采购专员、销售经理等）操作内容：（1）根据业务需求，与合同相对方达成初步合作意向，明确合同标的、数量、价格、履行期限、违约责任等核心条款；（2）填写《合同审批申请表》（见模板一），并附以下材料：合同草案（需相对方盖章确认的扫描件或电子版）；与合同相关的背景说明（如项目立项批文、招投标结果、会议纪要等）；涉及预算的，需附《预算审批表》或预算备案证明；其他需说明的特殊事项（如资质要求、验收标准等）。（3）通过企业OA系统或纸质流程提交申请至部门负责人。2.业务部门初审责任主体：业务部门负责人（如采购部经理、销售部总监）操作内容：（1）审核合同的业务必要性：是否符合部门年度计划、是否满足企业战略目标；（2）审核合同条款的完整性：核心条款（标的、金额、期限、违约责任等）是否明确，是否存在模糊表述；（3）审核业务可行性：履约能力（如供应商资质、客户信用）、资源匹配度（如资金、人员、设备）；（4）初审通过后，在《合同审批申请表》“部门意见”栏签署意见并流转至下一环节（法务/财务审核）；若不通过，注明原因退回经办人修改。3.法务合规审核责任主体：法务部专员/法务负责人（无专职法务的企业可外聘律师或由指定法务对接人负责）操作内容：（1）审核合同主体合法性：合同相对方是否为依法注册的法人/组织，是否具备相应资质（如营业执照、行业许可证），法定代表人/授权代表是否有效签约；（2）审核合同条款合法性：是否符合《民法典》《公司法》等法律法规，是否存在无效条款（如“霸王条款”）；（3）审核权利义务对等性：双方责任、风险、违约责任是否明确且公平，是否存在单方免责条款；（4）审核法律风险点：知识产权、保密条款、争议解决方式（如约定管辖法院/仲裁机构）是否清晰；（5）审核通过后，在《合同审批申请表》“法务意见”栏签署“同意”或“附条件同意”（注明修改要求）；若存在法律风险，提出书面修改意见并退回业务部门。4.财务审核责任主体：财务部经理/财务负责人操作内容：（1）审核合同金额与预算匹配性：是否超出部门年度预算，超预算部分是否履行追加审批流程；（2）审核付款条款合理性：付款节点（如预付款、进度款、尾款比例）、结算方式（如银行转账、承兑汇票）、票据要求（如增值税发票类型）是否符合企业财务制度；（3）审核成本与收益：合同成本是否合理，预期收益是否与投入匹配；（4）审核资金安排：是否影响企业现金流，是否存在大额资金支付风险；（5）审核通过后，在《合同审批申请表》“财务意见”栏签署意见；若不通过，注明财务风险点（如付款条件不明确、资金压力过大）并退回调整。5.管理层审批责任主体：根据合同金额/重要性分级审批，具体标准日常小额合同（如金额≤5万元）：由分管副总审批；重大合同（如5万元＜金额≤50万元）：由总经理审批；超重大合同（如金额＞50万元或涉及核心业务/战略）：需提交总经理办公会或董事会集体审议。操作内容：（1）综合审核合同的业务价值、法律风险、财务影响及对企业整体战略的贡献；（2）审批通过后，在《合同审批申请表》“管理层意见”栏签署“同意”并明确生效条件；若需进一步谈判，指定谈判负责人及时间节点。6.合同用印与签署责任主体：行政部（用印管理岗）、法定代表人/授权代表操作内容：（1）业务部门凭审批完成的《合同审批申请表》及最终版合同至行政部申请用印；（2）行政部核对审批材料完整性（审批表、合同文本、相对方资质等），确认无误后加盖企业公章或合同专用章（严禁空白合同用印）；（3）用印后，由法定代表人或其授权代表（需附《授权委托书》）与相对方正式签署合同，双方签字/盖章页需清晰完整；（4）签署完成后，行政部留存1-2份原件（根据需要分存业务部、财务部、法务部），并将扫描件同步至OA系统存档。7.合同履行与归档责任主体：业务部门（履约跟踪）、档案管理部门（归档）操作内容：（1）业务部门负责合同履行过程监控（如交货进度、服务质量、付款节点），及时记录履约情况，若发觉对方违约或不可抗力事件，需在3个工作日内上报部门负责人及法务部；（2）合同履行完毕或终止后，业务部门收集履约证明材料（如验收报告、付款凭证、终止协议等），与合同文本一并移交档案管理部门；（3）档案管理部门按“一事一档”原则分类归档，编制合同台账（见模板三），注明合同编号、名称、相对方、签订日期、履行状态、保存期限（一般为合同终止后10年），并建立电子索引便于检索。三、核心配套表单模板模板一：合同审批申请表合同基本信息合同编号（由行政部按“年份-部门-序号”规则编制，如2024-采-001）合同名称合同相对方单称全称、统一社会信用代码、法定代表人、地址、联系方式（脱敏处理）合同类型□采购□销售□服务□租赁□技术开发□其他合同金额大写：________________小写：________________履行期限自_年_月_日至_年__月__日付款方式□一次性付款□分期付款（请注明节点：________________）附件清单1.合同草案2.立项批文3.招标文件4.其他：________________审批流程审批意见审批时间业务部门初审负责人签字：_________________（意见：□同意□修改后同意□不同意，原因：______）____年__月__日法务审核经办人签字：_________________负责人签字：_____________________年__月__日财务审核经办人签字：_________________负责人签字：_____________________年__月__日管理层审批□分管副总□总经理□董事会（签字：_________________）____年__月__日用印登记行政部经办人：_________________用印日期：____年__月__日模板二：合同基本信息表（归档用）合同编号合同名称签订日期相对方名称合同类型合同金额（元）履行期限履约状态归档日期存档部门□履行中□已完成□终止模板三：合同变更记录表变更合同编号变更事项变更前条款变更后条款变更原因审批流程（同模板一）生效日期四、执行关键要点提示合规性优先：所有合同条款必须符合法律法规及行业监管要求，禁止签订“阴阳合同”“虚假合同”，严禁为规避监管签订无实际业务背景的合同。信息完整准确：合同相对方信息（名称、统一社会信用代码、法定代表人等）需与营业执照一致，核心条款（金额、期限、违约责任）不得涂改，若有修改需双方在修改处盖章确认。审批时效管理：各环节审批人需在2个工作日内完成审核（紧急合同可缩短至1个工作日），超时未反馈视为默认通过；业务部门需提前3个工作日发起审批，避免因流程延误影响履约。变更与解除规范：合同履行中如需变更或解除，必须签订书面补充协议或解除协议，重新履行审批流程；单方面变更或解除合同的，需承担相