行政办公自动化设备使用规范

行政办公自动化设备使用规范一、引言为规范公司行政办公自动化设备（以下简称“办公设备”）的使用与管理，确保设备运行安全、稳定、高效，延长设备使用寿命，降低办公成本，保障信息安全，提高工作效率，特制定本规范。本规范适用于公司全体员工在日常办公中对各类办公自动化设备的操作与维护。二、通用原则1.专人负责与属地管理相结合：各部门应明确办公设备的主要使用人及保管责任人，负责设备的日常管理、简单故障排查及报修。公共区域设备由行政部门统一指定专人管理。2.规范操作：使用者必须熟悉所使用设备的基本性能和操作方法，严格按照设备操作规程或使用说明进行操作。严禁盲目操作或野蛮操作。3.安全第一：严格遵守用电安全、消防安全及信息安全相关规定，确保人身及设备安全。4.节约高效：倡导绿色办公，节约纸张、耗材及电力资源，提高设备使用效率。5.及时报修：设备发生故障或异常情况时，应立即停止使用，并及时向行政部门或指定负责人报修，严禁私自拆卸、维修。三、各类设备使用规范（一）计算机（台式机/笔记本）1.基本操作规范*开机前检查电源连接是否正常，周边无杂物堆放。*严格按照“先外设后主机”的顺序开机，关机时应通过操作系统正常关闭，严禁直接切断电源。*笔记本电脑使用时应放置平稳，避免在不平稳或柔软表面（如沙发、床）使用，以防散热不良。移动笔记本电脑前应先关机或使其进入休眠状态，并断开外接电源及设备。*严禁随意更改计算机系统设置、IP地址、网关、DNS等网络配置。*严禁私自安装、卸载软件或修改系统文件。确因工作需要安装特定软件，须向IT部门或行政部门申请，经批准后由专业人员操作或指导操作。*重要文件应定期备份至指定服务器或移动存储设备，并妥善保管。2.日常维护与保养*保持计算机主机、显示器、键盘、鼠标等设备表面清洁。清洁前务必断开电源，使用柔软的干布擦拭，必要时可用少量清水或专用清洁剂沾湿布料（注意避免液体进入设备内部）。*定期清理键盘缝隙内的灰尘、杂物。*确保计算机散热口通畅，避免被纸张或其他物品遮挡。*不使用时应关闭显示器电源，长时间不使用（如下班）应关闭计算机主机电源。3.安全注意事项*严禁接入未经安全检查的外部存储设备（如U盘、移动硬盘）。接入前须进行病毒查杀。*谨慎打开电子邮件附件，不浏览不明或不安全网站，防范网络钓鱼和恶意软件攻击。*设置并定期更换开机密码，密码应包含字母、数字和特殊符号，长度不宜过短。*离开工位时，应锁定计算机屏幕（使用快捷键或手动操作）。*笔记本电脑应妥善保管，外出携带时使用专用电脑包，避免磕碰、挤压、受潮。（二）打印机/复印机/扫描仪1.基本操作规范*使用前检查设备电源、网络连接是否正常，纸张是否充足，耗材（墨盒/硒鼓）是否安装到位。*打印文件前，应确认打印预览效果，选择正确的打印机型号、纸张类型、打印份数及单面/双面打印模式，避免不必要的浪费。*复印文件时，根据原稿类型选择合适的复印模式（文本、图片、图文混排等），调整好浓度和缩放比例。*扫描文件时，选择清晰的扫描分辨率和合适的文件格式（如PDF、JPG），扫描后的文件应及时命名并保存至指定位置。*多人共享使用时，应有序排队，及时取走已打印/复印好的文件，避免遗漏或错拿。2.日常维护与保养*保持设备内外清洁，定期清理稿台玻璃、送稿器（如有）上的灰尘和污渍，以保证复印/扫描质量。*按照设备说明定期更换耗材（墨盒/硒鼓），更换时注意遵循正确步骤，避免墨粉/墨水污染。废耗材应放入指定回收箱，由行政部门统一处理。*卡纸处理：发生卡纸时，应先关闭设备电源（部分设备支持带电取卡纸，但需小心操作），按照设备指示或张贴的图示步骤，小心取出卡住的纸张，避免撕裂或残留纸屑。若无法自行处理，及时报修。3.安全注意事项*避免在设备附近放置水杯、食物等，以防液体泼溅或杂物掉入。*设备工作时会产生一定热量，请勿触摸高温部件（如定影器）。*涉及敏感、机密文件的打印/复印/扫描，应在专用设备上进行，并确保操作环境安全，废弃的涉密打印/复印件应及时销毁。（三）投影仪1.基本操作规范*使用前检查投影仪、幕布、连接线（VGA/HDMI等）是否连接正常，遥控器电池电量是否充足。*开机：先开启幕布（如需），再打开投影仪电源。开机后，投影仪会有预热过程，请勿立即关闭或移动。*调整投影画面：通过投影仪镜头的变焦环和对焦环调整画面大小和清晰度，必要时调整投影仪位置或使用梯形校正功能（优先物理调整）。*使用完毕后，应先通过遥控器或机身按钮关闭投影仪，待散热风扇停止转动、指示灯状态正常后，再断开电源。*及时关闭幕布（如为手动或电动幕布）。2.日常维护与保养*保持镜头清洁，如需清洁，使用专用镜头纸或柔软的麂皮布轻轻擦拭，避免用手触摸或使用普通纸巾。*确保投影仪进风口和出风口通畅，定期清理防尘网（如可自行拆卸）。*避免频繁开关投影仪，以延长灯泡使用寿命。3.安全注意事项*投影仪工作时，镜头会发出强光，严禁直视镜头，以免损伤眼睛。*设备运行中及刚关闭后，机身温度较高，请勿触摸散热口及机身内部。*更换灯泡时，务必确保设备已断电并充分冷却，使用原装或认证的替换灯泡。（四）电话系统1.基本操作规范*熟悉电话交换机的基本功能，如内线呼叫、外线拨打、转接、会议、留言等。*拨打电话时，先确认号码无误，通话时语言文明、简洁、清晰。*接听电话应及时（铃响三声内），首先主动报出公司或部门名称及本人姓名。*如需转接电话，应先告知对方，得到允许后再进行转接，并确认对方已接通或留言系统已启动。*重要通话内容应做好记录。2.日常维护与保养*保持话机清洁，定期用干布擦拭。*避免话机受到剧烈震动或摔落。*检查电话线连接是否牢固。3.安全注意事项*严禁使用公司电话拨打与工作无关的声讯台、长途电话（经批准的除外）。*注意保护公司电话号码信息，不随意透露给无关人员。四、附则1.本规范由公司行政部门负责解释和修订。2.