外贸业务合同管理规范说明

外贸业务合同管理规范说明一、总则（一）目的与依据为规范公司外贸业务合同的全过程管理，明确各环节职责，防范合同风险，保障公司与客户的合法权益，提高合同履约效率及整体运营效益，依据国家相关法律法规及公司内部管理制度，特制定本规范。本规范旨在为公司外贸业务合同管理提供系统性指导，确保合同从初步接洽到最终归档的每一环节均得到有效控制。（二）适用范围本规范适用于公司所有涉及进出口业务的货物买卖、技术转让、服务提供等对外经济合同的订立、履行、变更、解除、归档及纠纷处理等活动。公司各相关部门及所有参与外贸业务合同管理的人员，均须严格遵守本规范。（三）基本原则外贸业务合同管理应遵循以下基本原则：1.合法性原则：合同的订立、履行、变更和解除必须符合国家法律法规、行业准则及国际惯例。2.审慎性原则：对合同对方当事人的资质、信用状况进行充分调查，对合同条款进行细致审核，防范潜在风险。3.效益性原则：在确保风险可控的前提下，追求合同利益最大化，兼顾成本与效益。4.规范性原则：合同的起草、评审、签署、履行、归档等环节均应按照规定流程操作，保证管理的规范化和标准化。5.保密原则：合同及相关信息属于公司商业秘密，参与管理的人员应严格遵守保密规定，不得泄露。二、合同订立前管理（一）客户与项目评估在开展实质性业务洽谈前，业务部门应对潜在客户的背景、经营状况、商业信誉、合作历史（如有）及所在国（地区）的政治经济环境、法律法规、贸易政策等进行充分调研与评估。对于重大或长期合作项目，还应组织相关部门进行可行性分析，评估项目的盈利能力、风险水平及与公司战略的契合度。（二）产品与市场调研业务部门需结合客户需求，对拟出口产品的市场前景、价格水平、竞争对手情况、相关国家（地区）的质量标准、安全认证、环保要求、关税壁垒及贸易救济措施等进行调研，确保产品符合目标市场的准入条件，并为合同定价、条款谈判提供依据。（三）合同主要条款的初步确认在正式起草合同前，应与客户就合同的核心条款进行充分沟通与确认，主要包括：1.商品信息：品名、规格型号、数量、质量标准、包装要求等。2.价格条款：单价、总价、价格术语（如FOB,CIF,CFR等）的准确理解与应用。3.支付方式：如信用证（L/C）、电汇（T/T）、托收（D/P,D/A）等，明确支付的时间、条件和金额。4.交货期与运输方式：明确交货时间、起运港/目的港、运输方式及运输责任的划分。5.保险条款：明确投保的险别、投保金额、投保人及保险责任范围。6.检验检疫：约定货物检验的时间、地点、机构及标准。7.违约责任：初步明确双方在违约情况下的责任承担方式。8.争议解决方式：初步商议是通过协商、仲裁还是诉讼解决争议，以及仲裁机构或管辖法院的选择。三、合同订立过程管理（一）合同起草与审核1.合同文本：优先采用公司标准合同范本。如客户坚持使用其提供的合同文本或双方共同起草，业务部门应确保合同条款公平合理，关键风险点得到有效控制。合同文本应使用中文或中英文双语，如为单一外语，应有公司内部认可的中文译本。2.条款完整性与准确性：合同条款应清晰、具体、无歧义，涵盖交易的全部重要事项。特别是对品质、数量、价格、交付、支付、违约责任等核心条款的描述必须准确无误。3.内部评审：合同正式签署前，必须履行内部评审程序。业务部门负责发起评审，法务部门（或指定法务人员）负责法律合规性审核，财务部门负责对支付条款、税务影响等进行审核，其他相关部门（如生产、物流、质量等）根据合同内容参与评审并提出意见。评审意见应记录存档。（二）合同谈判与修订根据内部评审意见及客户反馈，业务部门负责与客户进行进一步谈判。对谈判过程中涉及的合同条款变更，应及时反馈给相关评审部门，并重新履行必要的评审程序。重大条款的变更需上报公司相关领导审批。（三）合同签署1.授权签署：合同签署人必须持有公司有效的授权委托书，在授权范围内签署合同。2.签署规范：合同应经双方有权签字人签字并加盖公司公章或合同专用章。如为外商，其签字人的身份及授权应得到合理核实。对于采用电子签名的，应确保其符合相关法律法规的要求及双方约定。3.文本份数：合同签署份数应满足双方履行、备案、归档等需求，通常为正本两份或多份，双方各执一份或多份。四、合同履行过程管理（一）合同分发与交底合同签署生效后，业务部门应及时将合同副本分发至财务、生产、物流、报关等相关履行部门。业务部门负责人需向相关执行人员进行合同条款交底，明确各部门在合同履行中的职责、时间节点及注意事项。（二）履约跟踪与监控1.生产与备货：如涉及自产产品，生产部门应根据合同要求组织生产，确保产品质量和交货期；如为采购产品，采购部门应严格按照合同标准采购。质量部门负责对产品质量进行检验把关。2.信用证管理：如采用信用证支付方式，业务部门应仔细审核信用证条款与合同是否一致，发现不符点应及时要求客户修改。3.备货与出运：业务部门协调物流部门，按照合同约定的运输方式、时间安排货物的仓储、报关、报检和出运，确保单据齐全、准确，并及时向客户发出装运通知。4.货款回收：财务部门负责根据合同约定的支付方式及时催收货款，业务部门予以配合。对逾期未付的款项，应及时预警并采取相应措施。5.单据管理：所有与合同履行相关的单据，如商业发票、装箱单、提单、保险单、检验证书、信用证、汇票等，均应妥善保管，确保其真实性、完整性和合规性。（三）合同变更与解除在合同履行过程中，如因市场变化、不可抗力或双方协商一致等原因需要变更或解除合同的，应签订书面的变更协议或解除协议，并履行与原合同相同的评审和签署程序。任何口头变更或解除协议均不应被视为有效。（四）违约处理与争议解决1.违约识别：密切关注合同履行情况，一旦发现己方或对方可能或已经发生违约行为，应立即报告并采取措施防止损失扩大。2.协商解决：发生违约或争议时，首选通过友好协商解决。业务部门应在授权范围内与对方进行沟通，必要时寻求法务部门支持。3.争议升级：如协商不成，应根据合同约定的争议解决方式（仲裁或诉讼），在规定时效内启动相应法律程序。法务部门负责处理相关法律事务，业务部门提供必要的证据支持。五、合同归档与后续管理（一）合同归档合同履行完毕或终止后，业务部门应负责将合同正本及所有附件、补充协议、评审记录、谈判纪要、履约过程中的重要单据（如信用证、提单、发票、付款凭证、检验报告等）、争议处理文件等整理成册，按照公司档案管理规定移交档案管理部门统一归档保存。归档材料应齐全、整洁、有序。（二）合同台账管理业务部门应建立健全外贸合同管理台账，对合同的签订、履行、变更、终止、归档、收款等情况进行详细记录，实现动态管理，便于查询和统计分析。（三）合同总结与评估对于重大合同或有代表性的合同，在履行完毕后，业务部门可组织相关人员进行总结评估，分析合同管理中的经验与教训，为今后的合同管理工作提供改进依据。六、责任与监督（一）部门职责各相关部门应严格履行本规范中规定的职责，加强协作，确保合同管理流程顺畅。业务部门是合同管理的第一责任部门，对合同的整个生命周期负责。（二）监督检查公司将定期或不定期对各部门合同管理规范的执行情况进行监督