人事档案管理法规与实务指南

人事档案管理法规与实务指南引言人事档案管理是组织人事工作的重要组成部分，它不仅是记录个人政治思想、道德品行、学习工作经历、专业素养、工作实绩、廉洁自律、遵纪守法以及家庭状况、社会关系等情况的综合载体，更是组织选人用人、评先评优、科学管理的重要依据。在法治日益完善的今天，人事档案管理工作必须严格遵循国家相关法律法规，确保其规范化、制度化、科学化运行。本指南旨在结合当前有效的法规政策与实务操作经验，为相关从业人员提供系统性的指引。一、人事档案管理相关法规政策核心解读人事档案管理工作的开展，首要前提是准确理解并严格执行国家及地方的相关法规政策。这些法规政策构成了档案管理工作的基本遵循和行为边界。（一）《中华人民共和国档案法》及其实施办法《中华人民共和国档案法》是我国档案事业的根本大法，对档案的收集、整理、保护、利用等方面作出了原则性规定。其核心精神在于强调档案的真实价值和凭证作用，要求各单位加强对档案工作的领导，保障档案工作的顺利开展。实施办法则进一步细化了法律条款，增强了可操作性，为人事档案管理工作提供了宏观法律依据。（二）《干部人事档案工作条例》这是干部人事档案管理工作的直接和核心依据。该条例系统规范了干部人事档案的建立、接收、保管、转递、利用、保密、审核、数字化等各个环节，明确了各级组织人事部门在档案管理中的职责。条例强调了档案材料的真实性、完整性和规范性，对档案的政治属性和历史价值给予了高度重视，是当前开展干部人事档案工作的“纲”。（三）《中华人民共和国个人信息保护法》随着个人信息保护意识的提升，人事档案作为集中记载个人信息的重要载体，其管理必须符合《个人信息保护法》的要求。该法对个人信息的收集、存储、使用、处理、传输等均有明确规定，要求处理个人信息应当遵循合法、正当、必要原则，并采取必要措施保障信息安全。人事档案管理部门在日常工作中，需特别注意对档案中敏感个人信息的保护，严格控制查阅范围和权限，防范信息泄露风险。（四）其他相关法规与规范性文件除上述主要法规外，还有一些与人事档案管理相关的部门规章、地方性法规及规范性文件，例如关于档案库房建设标准、档案销毁程序、特定人群档案管理等方面的具体规定。这些文件共同构成了人事档案管理的法规体系，实务操作中应结合本地区、本系统的具体要求一并执行。二、人事档案管理实务操作要点在遵循上述法规政策的基础上，人事档案管理的实务操作需注重细节，确保每一个环节都规范有序。（一）档案的建立与材料收集归档1.档案建立：应在员工入职后一个月内，按照规定为其建立人事档案。档案材料的收集应从源头上把关，确保材料的真实性、规范性和完整性。对于新录用人员，其学历学位证明、身份证明、工作经历证明、奖惩材料等关键材料应齐全。2.材料收集与归档：日常工作中，要及时收集员工在工作、学习、生活中形成的具有保存价值的各类材料，如考核鉴定、职务任免、工资调整、培训记录、党团材料、奖惩决定等。归档材料必须是办理完毕的正式材料，手续齐全，内容真实。复印件需注明原件保管单位或经组织核实并加盖公章。材料归档前应进行认真鉴别、分类、排序、编目，并填写归档目录。（二）档案的日常管理与保管1.档案库房管理：档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等“七防”措施。配备必要的温湿度调控设备、消防器材和监控设备。库房内严禁存放易燃易爆物品和与档案无关的杂物。2.档案日常维护：定期对档案进行清点核对，发现问题及时处理。对破损、褪色的档案材料要及时进行修复和复制。档案存放应按照一定的顺序（如姓氏笔画、档案编号等）排列，便于查找。3.保密管理：严格执行档案保密制度，明确档案管理人员的保密职责。非经批准，任何人不得擅自查阅、复制、摘抄、拍摄、传播档案内容。档案管理系统及存储介质应采取严格的保密措施，防止信息外泄。（三）档案的查阅与借阅1.查阅权限与审批：严格按照规定的权限和程序办理查阅手续。因工作需要查阅档案时，必须由所在部门提出申请，经档案管理部门负责人批准后方可查阅。查阅领导干部档案或涉及敏感信息的档案，需报请更高层级领导审批。2.查阅要求：查阅档案时，必须在指定的阅档室进行。查阅者应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。未经允许，不得擅自复制、拍摄档案内容。查阅结束后，应及时将档案归还，档案管理人员要当面核对。3.借阅管理：档案一般不得带出阅档室。确因特殊情况需要借出的，须经单位分管领导批准，严格限定借阅期限，并由借阅人履行借阅登记手续。档案借出期间，借阅人对档案的安全、保密负全部责任。（四）档案的转递与接收1.档案转递：员工因调动、辞职、辞退、解除劳动合同、开除、退休等原因离开原单位时，原单位应在一个月内将其人事档案按规定转递至新的档案接收单位或人才服务机构。转递档案应通过机要交通或派专人送取，严禁个人自带或通过普通邮寄方式转递。转递前应对档案材料进行认真核对、整理，填写《干部人事档案转递通知单》，注明材料份数、页数，并由接收单位在回执上签字盖章后存档备查。2.档案接收：接收档案时，要认真核对《干部人事档案转递通知单》与档案材料是否相符，检查档案材料是否齐全、密封是否完好。发现问题应及时与原单位联系解决。确认无误后，在回执上签字盖章并及时归库管理。（五）档案的鉴定与销毁对于已故人员的档案，按照规定的保管期限进行管理。保管期满后，经档案管理部门会同有关部门鉴定，对确无继续保存价值的档案，应按照规定的程序报经批准后进行销毁。销毁档案必须由两人以上负责监销，并在销毁清册上签字，严禁个人私自销毁档案材料。（六）档案的数字化建设与管理随着信息技术的发展，人事档案数字化已成为趋势。档案数字化应遵循真实性、完整性、可用性和安全性原则。扫描后的数字图像应清晰、完整，与原件一致，并进行规范著录和存储。数字档案管理系统应具备完善的权限控制、操作日志和安全保密功能。数字档案与纸质档案具有同等效力，但仍需妥善保管纸质档案原件。三、结语人事档案管理工作是一项政策性、专业性、保密性极强的工作，事关组织人事工作的严肃性和公信力，也关系到个人的切身利益。从业人员必须不断加强法规政策学习，提升业务素养，严守工作纪