2026年海洋能发电公司公关活动组织管理制度

2026年海洋能发电公司公关活动组织管理制度第一章总则第一条制定目的为规范公司公关活动的组织与管理，提升公关活动的质量和效果，树立公司良好的品牌形象，保障公司海洋能发电业务相关公关工作有序开展，结合公司实际经营情况，特制定本制度。第二条制定依据本制度依据《中华人民共和国广告法》《中华人民共和国反不正当竞争法》《突发公共事件应急管理条例》等相关法律法规，以及公司品牌管理、风险管理等内部规章制度制定。第三条适用范围本制度适用于公司各部门、各分支机构组织开展的所有公关活动，包括但不限于品牌宣传类活动、社会责任类活动、政企沟通类活动、危机公关类活动等。第四条基本原则（一）合法合规原则：所有公关活动必须遵守国家法律法规、行业规范及公司内部制度，不得涉及任何违法违规内容，不得损害国家利益、社会公共利益及公司合法权益。（二）品牌导向原则：公关活动需紧扣公司海洋能发电核心业务及品牌定位，突出公司绿色、低碳、环保的发展理念，助力提升公司在海洋能发电领域的品牌知名度和美誉度。（三）风险可控原则：公关活动策划、筹备、执行全过程需进行风险评估，制定应急预案，确保活动过程中不发生舆情风险、安全风险、合规风险等各类风险事件。（四）实用高效原则：公关活动需结合公司实际需求，明确活动目标，优化活动流程，控制活动成本，确保活动达到预期效果，避免形式主义。（五）协同配合原则：公关活动的组织开展需由公关部门牵头，各相关部门协同配合，明确职责分工，形成工作合力，保障活动顺利推进。第二章组织机构与职责第五条归口管理部门公司公关部为公关活动的归口管理部门，全面负责公司公关活动的统筹规划、制度制定、方案审核、过程监督、效果评估等工作。第六条公关部职责（一）制定公司公关活动年度计划，明确年度公关活动的整体目标、重点方向及资源配置；（二）审核各部门提报的公关活动方案，对方案的合规性、可行性、品牌契合度等进行把关；（三）统筹协调公关活动所需的人力、物力、财力资源，对接外部合作机构（如媒体、活动策划公司等）；（四）监督公关活动的执行过程，及时解决活动开展过程中出现的问题；（五）组织开展公关活动效果评估与复盘，总结经验教训，优化后续公关活动流程；（六）建立公关活动档案，对活动相关资料进行收集、整理、归档和保管。第七条相关部门职责（一）业务部门：根据业务发展需求提报公关活动需求，配合公关部完成活动方案编制，提供海洋能发电专业知识支持，参与活动现场的业务讲解、技术答疑等工作；（二）法务部：对公关活动方案及相关宣传物料进行合规审核，确保内容符合法律法规及监管要求；（三）财务部：负责公关活动预算的审核、拨付及费用核算，监督活动经费的使用情况，确保经费使用合规、高效；（四）行政部：负责公关活动的后勤保障工作，包括场地预订、物料采购、人员接待、安全保障等；（五）安全管理部：针对涉及海上作业、户外场地等的公关活动，进行安全风险评估，制定安全保障措施，确保活动现场人员及财产安全。第三章公关活动分类与策划第八条公关活动分类（一）品牌宣传类活动：包括海洋能发电技术交流会、行业展会参展、新产品/新技术发布会、企业形象宣传片投放配套活动等，旨在宣传公司核心技术、产品及品牌理念；（二）社会责任类活动：包括海洋环保公益活动、新能源科普进校园/社区活动、帮扶沿海村镇发展的公益项目等，旨在履行企业社会责任，提升公司社会形象；（三）政企沟通类活动：包括与政府主管部门的工作座谈、政策对接会、行业协会交流活动等，旨在加强政企沟通，了解行业政策导向，争取政策支持；（四）危机公关类活动：包括针对公司舆情事件、突发安全事件等开展的澄清说明会、媒体沟通会等，旨在及时化解危机，维护公司品牌形象。第九条活动需求提报各部门如需组织公关活动，需提前填写《公关活动需求申请表》，明确活动名称、活动类型、活动目的、目标受众、预计时间、预算金额、所需资源等内容，经部门负责人签字后提交至公关部。第十条可行性分析公关部收到需求申请表后，需在3个工作日内完成活动可行性分析，重点分析活动的合规性、品牌契合度、成本效益、风险点等，形成可行性分析报告反馈至提报部门。第十一条方案编制经可行性分析确认可开展的公关活动，由提报部门联合公关部编制详细的活动方案，方案需包含以下内容：（一）活动基本信息：活动名称、时间、地点、参与人员、活动类型及核心目标；（二）活动内容与流程：明确活动各环节的具体内容、时间节点、责任人；（三）预算方案：详细列明活动各项费用（如场地费、物料费、人员费、媒体费等）及测算依据；（四）风险防控方案：识别活动可能存在的风险（如舆情风险、安全风险、天气风险等），制定对应的防控措施和应急预案；（五）效果评估指标：明确活动效果的评估维度（如参与人数、媒体曝光量、品牌认知度提升幅度等）及评估方法。第十二条方案审批（一）预算金额在5万元及以下的公关活动方案，由公关部负责人审核，公司分管领导审批；（二）预算金额在5万元以上、20万元及以下的公关活动方案，经公关部审核、分管领导复核后，报公司总经理审批；（三）预算金额在20万元以上的公关活动方案，经上述审核流程后，报公司董事会审批。未经审批的公关活动方案，不得擅自组织实施。第四章活动筹备与执行第十三条成立执行小组方案审批通过后，由公关部牵头成立活动执行小组，小组成员包括公关部工作人员、提报部门工作人员及其他相关部门人员，明确组长及各成员的职责分工。第十四条物料准备执行小组需根据活动方案提前准备各类物料，包括宣传物料（如海报、宣传册、展板、视频等）、活动物料（如签到表、礼品、设备器材等），所有物料需经公关部审核后方可制作，确保物料内容符合公司品牌规范及合规要求。第十五条人员安排（一）确定活动主持人、讲解人员、接待人员、后勤人员等，提前进行培训，明确各岗位的工作要求；（二）涉及外部嘉宾邀请的，需提前拟定嘉宾名单，经审批后发送邀请函，及时跟进嘉宾确认情况；（三）涉及媒体对接的，由公关部提前联系媒体机构，确定参与媒体名单，拟定新闻通稿，经法务部审核后备用。第十六条场地与设备准备（一）提前预订活动场地，根据活动需求进行场地布置，确保场地符合安全、消防等要求；（二）对活动所需的音响、灯光、投影、网络等设备进行调试，安排专人负责设备保障，避免活动过程中出现设备故障。第十七条现场执行（一）活动现场需安排专人负责签到、引导、秩序维护等工作，确保活动有序开展；（二）执行小组组长需全程把控活动流程，严格按照方案执行，如遇突发情况，及时启动应急预案；（三）活动过程中需做好影像、文字记录，收集活动现场的相关资料；（四）涉及媒体采访的，需安排专人对接，确保采访内容准确，符合公司宣传口径。第十八条活动收尾活动结束后，执行小组需及时清理场地，归还借用设备，核对活动费用，向参与嘉宾、媒体等表达感谢，收集各方反馈意见。第五章活动评估与复盘第十九条数据收集活动结束后5个工作日内，公关部需收集活动相关数据，包括但不限于参与人数、嘉宾反馈、媒体曝光量、舆情数据、费用使用明细等。第二十条效果评估公关部根据收集的数据及活动预设目标，从活动完成度、品牌提升效果、成本效益、风险控制等维度进行效果评估，形成《公关活动效果评估报告》。第二十一条复盘会议公关部组织执行小组成员及相关部门召开复盘会议，总结活动的成功经验，分析存在的问题及原因，提出改进措施。复盘会议需在活动结束后10个工作日内完成。第二十二条改进优化公关部需将复盘会议形成的改进措施纳入后续公关活动管理流程，优化活动策划、筹备、执行等环节，持续提升公关活动质量。第六章风险管理第二十三条风险识别公关活动全流程需识别以下各类风险：（一）舆情风险：活动内容、宣传物料、嘉宾发言等引发负面舆情；（二）安全风险：活动现场发生人员伤亡、设备损坏、火灾、溺水（针对海上活动）等安全事故；（三）合规风险：活动内容违反法律法规、行业规范或公司制度；（四）其他风险：如天气突变、嘉宾临时缺席、设备故障等影响活动正常开展的风险。第二十四条风险评估公关部需对识别的风险进行等级评估，分为高、中、低三个等级，针对高、中等级风险制定专项防控措施。第二十五条风险应对（一）舆情风险应对：安排专人实时监测活动相关舆情，如出现负面舆情，立即启动舆情应急预案，及时发布澄清信息，与相关方沟通协调，控制舆情扩散；（二）安全风险应对：针对海上公关活动，提前检查救生设备、制定海上救援方案；针对线下活动，排查场地安全隐患，配备急救人员及物资；（三）其他风险应对：提前制定备用方案，如天气突变时调整活动时间或场地，嘉宾缺席时安排替补人员等。第二十六条风险监控活动执行过程中，执行小组需全程监控风险防控措施的落实情况，及时发现并处置新增风险，确保活动风险可控。第七章档案管理第二十七条资料收集公关活动结束后，公关部需收集以下资料并整理归档：《公关活动需求申请表》、可行性分析报告、活动方案及审批文件、活动现场影像资料、媒体报道资料、效果评估报告、复盘会议纪要、费用报销凭证等。第二十八条归档流程（一）专人负责整理资料，按活动名称分类编号；（二）将纸质资料装订成册，电子资料存储至公司指定服务器，形成完整的活动档案；（三）填写《公关活动档案归档登记表》，明确档案名称、归档时间、保管人等信息。第二十九条保管与查阅（一