2026年海洋能发电公司采购合同签订与管理制度

2026年海洋能发电公司采购合同签订与管理制度第一章总则第一条制定目的为规范公司海洋能发电项目采购合同的签订、履行、归档及风险管理工作，明确采购合同全生命周期管理要求，防范合同法律风险、履约风险和成本风险，保障公司合法权益，结合海洋能发电行业采购品类特殊、海上运输履约难度大、应急采购合同时效性强的特性及公司实际管理需求，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司所有海洋能发电项目采购合同的签订与管理工作，涵盖的合同类型包括：设备采购合同、物料采购合同、服务采购合同、框架采购合同、应急采购合同等；涵盖的采购金额包括所有层级的采购合同，无金额门槛限制；适用部门包括采购部、法务部、财务部、质量检验部、仓储部、需求部门等所有涉及合同签订、履行、审核的部门；适用场景包括合同起草、审核、签订、履行、变更、解除、归档、纠纷处理等全流程。第三条基本原则合法合规原则：采购合同的签订与履行需严格遵循《民法典》《招标投标法》等相关法律法规，合同条款不得违反法律强制性规定，确保合同合法有效。权责对等原则：合同条款需清晰界定供需双方的权利与义务，尤其是针对海上运输、物资验收、质量保证、违约责任等核心环节，避免权责不清导致的履约争议。风险可控原则：合同签订前需全面评估供应商履约能力、市场价格波动、海上运输风险等因素，在合同中明确风险承担主体和应对措施，降低履约风险。规范高效原则：优化合同签订审批流程，在确保合规的前提下提升应急采购合同的审批效率，同时规范合同文本使用，避免因文本不规范导致的法律风险。全程管控原则：对采购合同从起草到归档的全生命周期进行管控，实时跟踪合同履行进度，及时处理合同变更、违约等问题，确保合同履约闭环。第二章管理职责划分第四条采购部核心职责采购部为采购合同签订与管理的归口管理部门，主要职责包括：起草采购合同文本，确保条款符合公司采购需求和行业特性；与供应商沟通合同条款细节，协商达成一致意见；按审批流程提交合同审核；负责合同的签订、盖章及送达；跟踪合同履行进度，记录履约异常情况；办理合同变更、解除等相关手续；整理合同档案并移交归档；配合法务部处理合同纠纷。第五条法务部职责法务部负责审核采购合同的合法性、合规性和严谨性，重点核查合同主体资质、权利义务、违约责任、争议解决方式等条款；提供标准采购合同模板，根据海洋能发电行业特性优化合同条款；指导采购部处理合同起草、谈判中的法律问题；参与重大采购合同的谈判；处理合同纠纷，代表公司开展协商、诉讼或仲裁等法律程序；定期开展合同法律风险培训。第六条财务部职责财务部负责审核采购合同中的价格、付款方式、付款期限、发票开具等财务相关条款；核实采购合同金额与预算的一致性；跟踪合同付款进度，按合同约定办理付款手续；审核合同变更涉及的金额调整事项；配合采购部核实供应商发票开具的合规性；分析合同履约中的成本风险，提供财务层面的风险提示。第七条需求部门职责需求部门（运维部、工程建设部等）负责提供采购合同对应的物资或服务需求细节，确保合同条款匹配实际使用要求；审核合同中关于物资规格、质量标准、交付时间、验收要求等核心内容；参与重大采购合同的谈判；配合采购部验收合同履约成果，反馈履约过程中的质量、数量等问题；提出合同变更、解除的需求并说明理由。第八条管理层职责公司管理层负责审批重大采购合同（如大额设备采购合同、年度框架采购合同）；审批合同变更、解除等重大事项；决策合同纠纷处理的重大方案；督促各部门落实验收合同管理制度，协调解决合同管理中的跨部门问题；保障合同管理工作所需的资源支持。第三章合同签订规范第九条合同文本使用要求标准合同文本：常规采购合同需使用公司法务部制定的标准合同模板，模板需结合海洋能发电行业特性，明确海上运输责任、耐盐雾质量保证、应急供货等特殊条款。非标合同文本：供应商提供的非标合同文本需经法务部全面审核，重点核查是否存在不利于公司的霸王条款，审核通过后方可使用。应急合同文本：应急采购合同可使用简化版标准模板，重点明确物资规格、交付时间、价格、付款方式等核心条款，事后补充完善相关审批手续。第十条合同签订审批流程合同起草：采购部根据采购需求和供应商报价，使用标准模板起草合同，明确物资/服务名称、规格、数量、价格、交付方式、验收标准、违约责任等核心条款。内部审核：采购部将合同草案提交需求部门、财务部、法务部审核，各部门在1-2个工作日内完成审核并反馈意见（应急合同可缩短审核时限）；采购部根据审核意见修改合同草案。管理层审批：常规合同按权限由对应层级管理层审批，重大合同需提交公司高层管理层审批；审批不通过的，采购部重新与供应商协商条款并修改合同。合同签订：审批通过后，采购部与供应商确认最终合同文本，由公司授权人员签字并加盖公司合同专用章；合同签订后，采购部将合同副本分送财务部、需求部门等相关部门。第十一条合同条款核心要求采购合同需明确供应商资质要求，确保供应商具备海洋能发电相关物资生产或服务提供的合法资质；明确物资质量标准，尤其是海上使用设备需注明耐盐雾、抗腐蚀、防爆等特殊质量指标及检测方法；明确交付条款，包括交付时间、地点（如海上作业平台、指定仓储地点）、运输方式及运输风险承担主体；明确验收条款，包括验收标准、验收时间、验收人员及不合格物资的退换货要求；明确违约责任，包括供应商延期交付、质量不合格、供货不足等违约情形的赔偿标准，以及公司逾期付款的违约责任；明确争议解决方式，优先选择协商解决，协商不成的约定管辖法院或仲裁机构。第十二条应急采购合同特殊要求应急采购合同可采用传真、电子签章等快捷方式签订，确保物资快速到位；合同中需注明“应急采购”字样，明确应急交付时限和逾期交付的加重违约责任；应急合同签订后，采购部需在3个工作日内补充完善正式审批手续；应急合同的价格需参照市场公允价格，避免因应急导致的价格虚高，事后财务部需核实价格合理性。第四章合同履行与风险管理第十三条合同履行跟踪采购部需建立合同履行台账，实时记录合同交付进度、验收情况、付款情况等信息；每周核对履约台账，对逾期未交付、验收不合格等履约异常情况，及时与供应商沟通并记录沟通结果；需求部门在接收物资或服务后，需在规定时限内完成验收并将验收结果反馈至采购部；财务部按合同约定和验收结果办理付款手续，未完成验收的不得全额付款。第十四条合同变更与解除因采购需求调整、市场变化等原因需变更合同条款的，采购部需与供应商协商达成一致，签订合同补充协议；补充协议需按原合同审批流程完成审核审批；因供应商违约、不可抗力等原因需解除合同的，采购部需在法务部指导下向供应商发出解除通知，明确解除原因和责任划分；合同变更或解除后，采购部需及时更新履约台账，并将相关文件归档。第十五条合同风险处置发现供应商存在履约风险（如资金链断裂、生产能力不足）时，采购部需立即启动风险预警，通知法务部、财务部评估风险影响；针对供应商延期交付的，按合同约定要求其承担违约责任，同时协调备用供应商保障采购需求；针对物资质量不合格的，按合同约定要求退换货并索赔；发生合同纠纷时，采购部配合法务部收集合同、验收记录、沟通记录等证据，优先通过协商解决，协商不成的按合同约定提起诉讼或仲裁。第十六条合同归档管理采购合同签订及履行完成后，采购部需整理合同文本、审批文件、补充协议、验收记录、付款凭证等全套资料，在1个月内移交公司档案管理部门归档；归档资料需按合同类型、采购项目分类存放，建立电子和纸质双重档案；合同档案保管期限需符合公司档案管理规定，涉及核心设备采购的合同需长期留存；相关部门查阅合同档案需办理借阅手续，严禁私自复制、涂改合同档案。第五章监督检查与奖惩机制第十七条监督检查要求日常核查：采购部每月自查合同签订、履行、归档情况，重点核查审批流程完整性、履约台账准确性、档案齐全性。季度检查：法务部联合财务部每季度开展采购合同专项检查，核查合同条款合规性、风险处置及时性，形成检查报告。年度评估：每年年底对采购合同管理制度执行效果进行评估，分析合同纠纷发生率、履约合格率、成本控制效果，优化合同管理流程。第十八条奖励措施合同管理先进个人：年度内合同签订零差错、及时识别并规避重大合同风险的采购部人员，给予1000-3000元现金奖励，优先参与评优评先。风险防控奖：法务部人员通过合同审核规避重大法律风险、挽回经济损失的，给予1500-3000元现金奖励。高效履约奖：需求部门、仓储部配合合同履约高效，验收及时率100%的部门，给予800-1500元团队奖励。第十九条惩罚措施轻度违规：合同起草漏填核心条款、审批流程缺失、归档不及时的，首次责令整改，扣除责任人当月绩效5%-8%。中度违规：未审核供应商资质导致合同无效、合同条款错误造成公司经济损失、隐瞒履约异常情况的，给予通报批评，扣除责任人当月绩效20%-25%，强制参加合同管理培训。重度违规：与供应商串通签订虚假合同、泄露合同商业秘密、因失职导致重大合同纠纷造成公司重大损失的，扣除相关人员全部绩效，情节严重的解除劳动合同；涉嫌违