2026年海洋能发电公司会议组织与管理制度

2026年海洋能发电公司会议组织与管理制度第一章总则第一条为规范本公司各类会议的组织、召开、督办全流程管理，提高会议效率，确保会议决策落地执行，结合海洋能发电行业项目周期长、技术评审频繁、跨部门协同要求高、安全生产会议常态化的特点，制定本制度。第二条本制度适用于公司总部、各分公司、项目子公司组织召开的所有会议，包括但不限于管理层办公会、项目推进会、技术评审会、安全生产例会、部门周例会、跨部门协调会等，覆盖会议从筹备、召开到纪要督办的全部环节。第三条会议管理遵循“精简高效、按需召开、议题聚焦、决策落地、合规保密”的核心原则，兼顾海洋能发电项目技术研讨的专业性、安全生产会议的严肃性、跨区域项目会议的便捷性，避免无意义会议、冗长会议，确保会议价值最大化。第四条公司行政部为会议管理的归口部门，负责制定会议管理标准、统筹公司级重要会议组织、监督会议决议督办；各部门负责人为本部门组织会议的第一责任人，负责本部门会议的筹备、召开及决议落实；公司级重大会议（如年度经营工作会、核心项目评审会）由行政部联合主办部门共同组织。第五条会议组织与召开需符合公司保密管理、安全生产管理等相关规定，涉密会议需严格执行保密措施，生产厂区召开的会议需遵守厂区安全作业规范，严禁会议组织影响生产安全。第二章会议分类与审批管理第一节会议分类第六条公司会议按层级和性质分为以下四类，适配海洋能发电业务实际需求：决策类会议：包括总经理办公会、董事会办公会、经营决策委员会会议等，主要审议公司年度经营计划、重大项目立项、核心技术方案、重要人事任免等重大事项，是公司最高层级决策会议；业务类会议：包括海洋能发电项目推进会、技术评审会、安全生产例会、财务分析会、市场拓展研讨会等，主要解决业务推进中的具体问题，评审技术方案，部署安全生产工作；协调类会议：包括跨部门协同会、项目问题协调会、供应商/合作方对接会等，主要协调解决跨部门、跨项目的协作问题，对接外部合作事宜；日常类会议：包括部门周例会、班组晨会、新人入职沟通会等，主要传达公司要求、同步部门工作进度、解决日常工作问题。第七条各类会议需明确核心目标：决策类会议聚焦“定方向、定方案、定责任”；业务类会议聚焦“找问题、定措施、排进度”；协调类会议聚焦“解矛盾、促协同、提效率”；日常类会议聚焦“传信息、同步调、抓落实”。第二节会议审批第八条会议召开实行“先审批、后组织”原则，避免随意开会：公司级决策类会议：由总经理或分管副总发起，行政部填写《会议审批表》，明确会议议题、参会人员、时间、地点，报总经理审批；公司级业务类、协调类会议：由主办部门负责人发起，填写《会议审批表》，报分管副总审批；部门日常类会议：由部门负责人审批，无需报上级审批，但需在行政部备案会议计划，避免与公司级重要会议冲突。第九条有以下情形之一的，不予批准召开会议：无明确议题的、可通过线上沟通或书面汇报解决问题的、参会人员与议题无关的、同一议题短期内重复开会的、会议时长超过2小时且无合理理由的。第十条公司实行“会议总量管控”：各部门每月组织的部门级会议不超过8次，跨部门会议不超过4次；行政部每月汇总公司会议召开情况，对超量召开会议的部门提出整改建议。第三章会议筹备规范第十一条会议筹备实行“主办部门负责制”，筹备工作需在会议召开前完成，核心筹备内容包括：议题准备：主办部门需提前梳理会议议题，确保议题具体、聚焦，附带相关背景资料（如项目进度报表、技术方案草稿、问题分析报告等），并提前1-3个工作日发送给参会人员；人员通知：明确参会人员、列席人员、记录人员，采用企业邮箱+即时通讯工具双重通知，注明会议时间、地点、议题、需携带资料，重要会议需确认参会人员是否可出席；场地与设备准备：行政部负责会议室预订、投影/音响/视频会议设备调试，生产厂区会议需提前确认场地符合安全要求，远程会议需提前测试网络和连线效果；资料准备：主办部门需提前打印会议资料（按需准备），涉密会议资料需标注密级，会后统一回收；海洋能发电技术评审会需提前准备图纸、数据报告等专业资料，确保资料准确完整。第十二条海洋能发电项目技术评审会、安全生产例会等专业性会议，筹备时需额外注意：技术评审会需提前确认评审专家名单，收集专家预审意见；安全生产例会需提前汇总厂区安全检查情况、隐患整改进度等资料。第十三条会议筹备人员需在会议开始前15分钟到场，再次检查场地、设备、资料是否到位，确保会议准时召开，避免因筹备不足导致会议延迟。第四章会议召开规范第十四条会议实行“主持人负责制”，主持人由会议审批人指定，核心职责包括：把控会议时长、引导议题讨论、确保参会人员充分发言、形成会议决议、明确责任人和完成时限。第十五条参会人员需遵守以下会议纪律：准时参会：提前5分钟到场签到，确因特殊情况无法参会的，需提前向主持人请假，并安排本部门相关人员代为参会；专注参会：会议期间关闭手机静音或关机，严禁随意走动、交头接耳、处理与会议无关的工作，严禁在涉密会议中录音、拍照、截屏；规范发言：发言需围绕议题，言简意赅，避免无关表述，技术类会议发言需基于数据和专业依据，严禁主观臆断；服从决议：对会议形成的决议有异议的，可在会议上提出，未被采纳的需保留意见，但会后需按决议执行，不得擅自否决。第十六条会议记录人员需客观、完整记录会议内容，重点记录：会议时间、地点、参会人员、核心议题、讨论要点、形成的决议、责任人、完成时限、未达成一致的争议点及后续处理方式。第十七条会议时长管控要求：日常类会议不超过1小时，业务类、协调类会议不超过2小时，决策类会议确需延长的，需经主持人批准，但最长不超过3小时；会议超时的，主持人需说明原因，并在会议纪要中备注。第五章会议纪要与督办第一节会议纪要编制第十八条所有公司级会议、部门重要业务会议需编制会议纪要，纪要编制遵循“客观、准确、简洁、可落地”原则，核心内容与会议记录一致，突出决议和待办事项。第十九条会议纪要需在会议结束后1个工作日内完成编制，经主持人审核确认后发送给参会人员；涉密会议纪要需标注密级，仅发送给相关知悉人员，严禁外传。第二十条海洋能发电项目推进会、安全生产例会的纪要需额外明确：项目推进会纪要需细化各阶段任务的完成节点、验收标准；安全生产例会纪要需明确隐患整改的具体措施、复查时间。第二节决议督办第二十一条会议决议实行“责任人负责制+行政部督办制”：责任人需按会议纪要要求推进工作，主办部门负责跟踪本部门责任事项，行政部负责汇总所有决议事项的进展，每周更新督办台账。第二十二条行政部需在决议完成时限前1个工作日提醒责任人；逾期未完成的，需向责任人及所在部门负责人了解原因，形成督办提醒单；逾期超过3个工作日的，需上报分管副总。第二十三条会议决议完成后，责任人需向主办部门提交完成证明（如项目进度确认单、整改验收报告、技术方案定稿等），主办部门审核确认后，在督办台账中标记“已完成”；未完成且无合理理由的，纳入绩效考核。第六章监督检查与考核第二十四条行政部每月对公司会议管理情况开展检查，重点核查：会议审批合规性、筹备工作完整性、会议纪律执行情况、纪要编制及时性、决议督办到位率等。第二十五条检查结果纳入部门和员工绩效考核：部门考核：会议决议督办到位率≥95%的部门，在月度绩效考核中加1-2分；到位率＜80%的，扣减1-2分，且部门负责人需提交整改说明；员工考核：参会迟到、违反会议纪律的，每次扣减当月绩效奖金的1%-2%；作为责任人未按时完成会议决议的，扣减当月绩效奖金的3%-5%；会议组织筹备到位、决议督办效果好的，给予正向激励。第二十六条行政部每季度汇总会议管理问题，组织各部门负责人召开会议管理复盘会，优化会议流程，提升会议效率。第七章责任追究第二十七条对违反本制度的行为，按情节轻重分级追责：情节较轻的（如会议筹备遗漏资料、参会迟到、未按时提交会议纪要）：给予口头警告，责令限期整改；情节较重的（如无审批擅自召开会议、会议决议督办不到位导致项目延误、泄露涉密会议内容）：给予通报批评，扣减责任人当月绩效奖金的5%-10%，部门负责人承担连带管理责任；情节严重的（如因会议组织失误导致技术方案评审出错、安全生产会议决议未落实引发安全隐患、故意篡改会议纪要）：扣减责任人当月绩效奖金的20%-50%，调离相关岗位；造成公司经济损失的，要求赔偿损失；构成违纪的，按公司奖惩制度处理。第二十八条外部参会人员（如供应商、合作方）违反会议纪律或泄露会议秘密的，由主办部门依据合作协议追究责任，情节