财务制度借据流程

PAGE财务制度借据流程一、总则1.目的本财务制度借据流程旨在规范公司内部借据的使用与管理，确保公司资金的安全、合理流动，明确借据相关的各项操作流程及责任，保障公司财务活动的正常有序进行。2.适用范围本流程适用于公司全体员工因工作需要或其他合理原因向公司借支款项的情况。3.基本原则严格遵守国家法律法规及相关财务制度，确保借据流程合法合规。借支款项必须用于明确的用途，不得挪作他用。明确借支审批权限，实行分级审批制度，确保借支款项的合理性和必要性。加强借据的管理与跟踪，及时清理借支款项，避免长期挂账。二、借据申请1.借支事由说明员工如需借支款项，应首先填写借据申请单，详细说明借支事由。借支事由应与工作相关或其他合理的公司事务，如业务招待、出差备用金、采购预付款等。申请单应明确借支金额、预计还款日期等信息。2.相关证明材料根据借支事由的不同，员工可能需要提供相应的证明材料。例如，因业务招待借支的，需提供招待对象、招待事项的相关说明；因出差借支的，需提供出差审批单等。证明材料应真实、有效，与借支申请单一同提交给审批部门。3.申请流程员工填写借据申请单，并附上证明材料后，提交至所在部门负责人。部门负责人应根据借支事由及工作实际情况，对借支申请进行初步审核。审核内容包括借支金额是否合理、用途是否明确、还款计划是否可行等。如审核通过，部门负责人在借据申请单上签字确认，并提交至财务部门。财务部门收到借支申请单后，对申请单及相关证明材料进行再次审核。重点审核借支金额是否符合公司财务规定、是否有足够的资金可供借支等。如审核通过，财务部门在借据申请单上签字确认，并安排资金借支。三、借据审批1.审批权限设置借支金额在[X]元以下的，由部门负责人审批。借支金额在[X]元至[X]元之间的，由部门负责人审核后，报分管领导审批。借支金额在[X]元以上的，由部门负责人、分管领导审核后，报总经理审批。2.审批流程部门负责人收到员工借据申请单后，应在[X]个工作日内完成初步审核，并签字提交至相应审批领导。分管领导收到借支申请单后，应在[X]个工作日内完成审批，并签字提交至总经理（如需总经理审批）。总经理收到借支申请单后，应在[X]个工作日内完成审批。如审批通过，在借据申请单上签字确认；如审批不通过，应注明原因，退回借据申请单。3.特殊情况处理对于紧急借支事项，如因突发事件导致急需资金，可由部门负责人直接向总经理汇报，经总经理同意后，可先行借支款项，但事后应及时补办借据申请及审批手续。四、借据发放1.资金借支方式财务部门根据审批通过的借据申请单，按照借支金额通过银行转账、现金支付等方式将款项发放给借支员工。如采用现金支付方式，应要求借支员工在借据存根联上签字确认领取金额。2.借据编号与存档财务部门在发放借支款项后，应对借据申请单进行编号，并按照编号顺序进行存档。借据编号应具有唯一性，便于查询和管理。同时，应将借据申请单的相关信息录入公司财务系统，建立电子档案，以便随时查阅和跟踪借支款项的情况。3.借据副本留存除存档外，财务部门应留存借据申请单的副本，作为记账凭证的附件。借据副本应与记账凭证一同装订成册，妥善保管，以备审计、检查等需要。五、借据使用与监督1.借支款项用途监控借支员工应严格按照借据申请单上注明的用途使用借支款项，不得擅自改变用途。公司财务部门及相关管理部门有权对借支款项的使用情况进行监督检查。如发现借支员工未按规定用途使用借支款项，应责令其立即改正，并追回违规使用的款项。情节严重的，将按照公司相关规定进行严肃处理。2.借据使用记录借支员工在使用借支款项过程中，应及时记录借支款项的支出情况，包括支出时间、支出金额、支出事由等。如因业务需要发生费用报销的，应按照公司费用报销制度进行报销，并在报销时注明借支款项的使用情况。财务部门应定期对借支款项的使用记录进行核对，确保借支款项的使用符合规定。3.还款提醒财务部门应在借据预计还款日期前[X]个工作日，向借支员工发送还款提醒通知。通知方式可采用邮件、短信等形式，提醒借支员工按时还款。如借支员工因特殊原因无法按时还款，应提前向财务部门申请延期还款，并说明延期原因及预计还款日期。经财务部门审核同意后，方可延期还款。六、借据还款1.还款方式借支员工应按照借据约定的还款日期及金额进行还款。还款方式可采用现金还款、银行转账还款等方式。如采用现金还款方式，借支员工应将现金交至财务部门，并在借据存根联上签字确认还款金额；如采用银行转账还款方式，借支员工应将还款金额足额转入公司指定的银行账户，并在转账备注中注明借据编号及还款事项。2.还款流程借支员工还款时，应填写还款申请单，注明借据编号、还款金额、还款方式等信息。还款申请单应与还款凭证一同提交至财务部门。财务部门收到还款申请单及还款凭证后，对还款金额、还款方式等进行核对。如核对无误，在借据存根联上注明还款日期及还款金额，并在借据申请单上加盖“已还款”印章。同时，对还款情况进行记录，并更新公司财务系统中的借支款项信息。如借支员工提前还款或部分还款，财务部门应按照上述流程进行处理，并根据实际还款情况调整借据相关信息。3.逾期还款处理如借支员工未能按时还款，且未提前申请延期还款，财务部门将按照公司相关规定对逾期还款进行处理。逾期还款处理措施包括但不限于：从逾期之日起，按照一定比例收取逾期利息。逾期利息的收取标准由公司根据实际情况制定。将逾期还款情况纳入员工个人信用记录，作为绩效考核、晋升等的参考依据。如逾期情况严重，财务部门有权从员工工资、奖金等收入中扣除相应的借支款项，直至还清为止。同时，公司将视情节轻重对借支员工进行相应的纪律处分。七、借据核销1.核销条件当借支员工已按照借据约定全额还款后，财务部门应及时对借据进行核销。核销借据的条件为：借支员工已还清全部借支款项，且还款凭证齐全、有效。2.核销流程财务部门在确认借支员工已全额还款后，对借据申请单、还款申请单、还款凭证等相关资料进行整理核对。核对无误后，在借据申请单及存根联上加盖“已核销”印章，并将借据申请单及相关资料进行归档保存。同时，在公司财务系统中对借据进行核销操作，将借据状态更新为“已核销”。如借支款项涉及多个借据申请单或多次还款的，财务部门应按照上述流程逐笔进行核销，确保借据信息的准确性和完整性。3.核销记录与查询财务部门应建立借据核销记录台账，详细记录借据的核销时间、核销金额、借支员工等信息。借据核销记录台账应定期进行核对和更新，确保记录准确无误。同时，公司员工可通过公司财务系统或其他指定渠道查询借据的核销情况，以便了解个人借支款项的还款及核销状态。八、借据保管与存档1.保管期限借据申请单、还款申请单、还款凭证等相关资料应按照公司档案管理规定进行保管。借据的保管期限为自借据核销之日起[X]年。保管期限届满后，经公司档案管理部门审核同意，方可进行销毁处理。2.保管方式借据相关资料应采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行保管。纸质档案应按照档案管理要求进行分类、编号、装订，并存放于专门的档案柜中。电子档案应存储于公司指定的服务器或存储设备中，并进行备份，确保数据的安全性和完整性。3.查阅与借阅公司内部人员如需查阅借据相关资料，应填写查阅申请单，注明查阅原因、查阅内容等信息。查阅申请单经所在部门负责人及财务部门负责人审批同意后，方可进行查阅。查阅过程中，应严格遵守档案管理规定，不得擅自复印、拍照、涂改借据相关资料。如因工作需要借阅借据相关资料，借阅人应填写借阅申请单，注明借阅期限、借阅用途等信息。借阅申请单经所在部门负责人、财务部门负责人及公司分管领导审批同意后，方可借阅。借阅期限届满后，借阅人应及时归还所借阅的借据相关资料。九、附则1.解释权本财务制度借据流程由公司财务部门负责解释。如有未尽事宜