如何报销财务制度

PAGE如何报销财务制度一、总则1.目的本财务报销制度旨在规范公司/组织的费用报销流程，确保费用支出合理、合规、透明，保障公司/组织的资金安全，提高财务管理效率，为公司/组织的稳定运营提供有力支持。2.适用范围本制度适用于公司/组织全体员工，包括正式员工、试用期员工、兼职员工以及因工作需要临时为公司/组织服务的外部人员。3.基本原则真实性原则：报销费用必须真实发生，所提供的发票、收据等凭证应与实际业务相符，不得虚报、瞒报。合法性原则：报销行为应符合国家法律法规以及公司/组织内部的各项规定，严禁报销任何违法违规的费用。合理性原则：费用支出应具有合理性，符合公司/组织的经营活动需要，不得铺张浪费。及时性原则：员工应在费用发生后及时办理报销手续，确保财务数据的及时性和准确性。二、报销流程1.费用申请员工因工作需要发生费用支出前，应填写费用申请表，详细说明费用的用途、金额、预计发生时间等信息。费用申请表需经部门负责人审批，部门负责人应根据工作实际情况对费用的合理性进行审核，并签署意见。2.费用发生与凭证取得员工按照费用申请表的内容进行费用支出，并在支出完成后及时取得相应的发票、收据等合法有效的报销凭证。报销凭证应具备以下要素：发票必须是由税务机关统一监制的正规发票，发票上应注明公司/组织名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号等信息；收据应加盖收款单位公章或财务专用章，内容应完整、清晰。对于涉及实物采购的费用，还应提供采购清单、验收证明等相关资料，以证明采购物品的真实性和完整性。3.报销凭证整理与粘贴员工将取得的报销凭证按照费用类别进行分类整理，并整齐地粘贴在报销粘贴单上。粘贴时应注意凭证的顺序和方向，确保凭证内容清晰可见，便于审核。对于金额较大或重要的凭证，可单独附上说明或解释。4.报销申请提交员工将整理好的报销凭证及费用申请表一并提交给财务部门。提交方式可根据公司/组织的实际情况选择线下纸质提交或线上电子提交。5.财务审核财务部门收到报销申请后，应按照本制度的规定对报销凭证的真实性、合法性、合理性进行审核。审核内容包括：发票的真伪、内容是否完整、与费用申请表的一致性；费用支出是否符合公司/组织的相关规定；报销金额是否准确等。对于不符合要求的报销申请，财务部门应及时与报销人沟通，要求其补充或更正相关资料。6.审批流程经财务审核通过的报销申请，按照公司/组织的审批权限进行审批。一般情况下，报销金额在[X]元以下的，由部门负责人审批；报销金额在[X]元至[X]元之间的，由分管领导审批；报销金额在[X]元以上的，由总经理审批。审批人应认真审核报销申请，对其真实性、合理性、合规性负责，并签署审批意见。7.报销支付审批通过的报销申请，财务部门应及时安排支付。支付方式可根据公司/组织的实际情况选择现金支付、银行转账支付等。对于采用银行转账支付的，财务部门应确保收款账户信息准确无误，避免支付错误。三、报销标准1.差旅费交通费用员工乘坐飞机、火车、轮船等交通工具应根据职级和实际工作需要选择合适的舱位或座位等级。具体标准如下：职级为[具体职级1]的员工，乘坐飞机可选择经济舱全价票；乘坐火车可选择软卧或一等座；乘坐轮船可选择二等舱。职级为[具体职级2]的员工，乘坐飞机可选择经济舱折扣票，但折扣率不得低于[X]折；乘坐火车可选择硬卧或二等座；乘坐轮船可选择三等舱。职级为[具体职级3]及以下的员工，乘坐飞机可选择经济舱折扣票，但折扣率不得低于[X]折；乘坐火车可选择硬座或无座；乘坐轮船可选择四等舱或散席。因特殊情况需要乘坐商务舱或头等舱的，需提前经上级领导批准。乘坐长途汽车、市内出租车等交通工具，应根据实际情况合理选择，原则上应优先选择公共交通出行。对于因工作需要必须乘坐出租车的，应在费用申请表中注明原因。住宿费用员工出差期间的住宿费用标准根据出差地点的不同分为以下几类：一线城市（如北京、上海、广州、深圳等）：职级为[具体职级1]的员工，住宿标准为[X]元/天；职级为[具体职级2]的员工，住宿标准为[X]元/天；职级为[具体职级3]及以下的员工，住宿标准为[X]元/天。二线城市（如杭州、南京、成都、武汉等）：职级为[具体职级1]的员工，住宿标准为[X]元/天；职级为[具体职级2]的员工，住宿标准为[X]元/天；职级为[具体职级3]及以下的员工，住宿标准为[X]元/天。三线及以下城市：职级为[具体职级1]的员工，住宿标准为[X]元/天；职级为[具体职级2]的员工，住宿标准为[X]元/天；职级为[具体职级3]及以下的员工，住宿标准为[X]元/天。同性员工两人及以上一同出差的，应根据职级标准选择合适的住宿方式，原则上应合住标准间，以节省费用。餐饮补贴员工出差期间的餐饮补贴标准为：一线城市[X]元/天，二线城市[X]元/天，三线及以下城市[X]元/天。餐饮补贴已包含在出差费用中，不再另行报销餐饮发票。但因业务需要宴请客户的，应按照公司/组织的相关规定办理审批手续，并单独报销宴请费用。2.业务招待费业务招待费应严格按照公司/组织的相关规定使用，并遵循必要性、合理性、合规性的原则。业务招待费的报销应提供详细的招待事由、招待对象、招待时间、招待地点等信息，并附上相应的发票、菜单、消费清单等凭证。业务招待费的报销标准如下：单次招待费用在[X]元以下的，由部门负责人审批；单次招待费用在[X]元至[X]元之间的，由分管领导审批；单次招待费用在[X]元以上的，由总经理审批。业务招待费的年度总额不得超过公司/组织年度预算的[X]%。3.办公用品及设备采购费办公用品及设备采购应按照公司/组织的相关规定进行，由行政部门统一负责采购或审批。员工因工作需要申请采购办公用品及设备的，应填写采购申请表，经部门负责人审核后提交给行政部门。行政部门应根据实际需求进行采购，并确保采购物品的质量和性价比。办公用品及设备采购费用的报销应提供发票、采购清单、验收证明等凭证，发票上应注明公司/组织名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号等信息。对于价值较高的办公用品及设备（如电脑、打印机、复印机等），应按照公司/组织的固定资产管理规定进行登记和管理。4.通讯费员工的通讯费用报销标准根据职级和工作需要分为以下几类：[具体职级1]每月报销标准为[X]元；[具体职级2]每月报销标准为[X]元；[具体职级3]及以下每月报销标准为[X]元。通讯费用报销应提供正规的通讯发票，发票上应注明公司/组织名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号等信息。发票开具时间应在报销期间内。员工应选择合适的数据套餐，确保通讯费用的合理性。对于超出报销标准的通讯费用，由员工自行承担。5.培训学习费员工因工作需要参加外部培训学习的，应提前填写培训申请表，经部门负责人和分管领导审批后，报人力资源部门备案。培训学习费用的报销应提供培训通知、培训发票、培训证书等凭证，发票上应注明公司/组织名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号等信息。培训学习费用的报销标准根据培训内容和培训级别而定，具体标准如下：与工作相关的专业技能培训，费用在[X]元以下的，由部门负责人审批；费用在[X]元至[X]元之间的，由分管领导审批；费用在[X]元以上的，由总经理审批。参加行业研讨会、学术交流等活动的费用，按照差旅费的标准进行报销。四、报销凭证要求1.发票要求发票必须是由税务机关统一监制的正规发票，发票内容应完整、清晰，包括发票号码、开票日期、购买方信息、销售方信息、服务内容、金额、税率、税额等。发票上应加盖销售方的发票专用章，印章应清晰、完整，不得模糊或加盖其他印章。发票的开具日期应在报销期间内，过期发票不得报销。对于增值税专用发票，报销人应确保发票的抵扣联和发票联完整，并按照规定进行认证和抵扣。2.收据要求收据应加盖收款单位公章或财务专用章，内容应完整、清晰，包括收款日期、收款单位名称、付款单位名称、收款事由、金额等。对于行政事业性收费收据，应加盖财政部门监制章；对于军队收费收据，应加盖军队财务部门监制章。收据的开具日期应在报销期间内，过期收据不得报销。3.其他凭证要求除发票和收据外，报销还可能需要提供其他相关凭证，如采购清单、验收证明、合同协议、出差审批单、培训通知等。这些凭证应与报销内容相关，能够证明费用支出的真实性和合理性。凭证应内容完整、清晰，签字盖章齐全。五、报销时间规定1.员工应在费用发生后[X]个工作日内办理报销手续，将报销凭证及费用申请表提交给财务部门。对于因特殊原因未能及时报销的，应提前向财务部门说明情况，并在规定的时间内完成报销。2.财务部门应在收到报销申请后的[X]个工作日内完成审核工作。对于审核通过的报销申请，应及时安排支付；对于审核不通过的报销申请，应及时通知报销人，并说明原因。3.审批人应在收到报销申请后的[X]个工作日内完成审批工作。如遇特殊情况需要延长审批时间的，应向财务部门说明原因。六、违规处理1.对于违反本财务报销制度的行为，公司/组织将视情节轻重给予相应的处罚。2.对于虚报、瞒报费用的员工，一经查实，除追回虚报、瞒报的费用外，还将按照虚报、瞒报金额的[X]倍给予罚款，并视情节严重程度给予警告、记过、降职、撤职等处分。3.对于审批人未能认真