商贸分公司财务制度

PAGE商贸分公司财务制度一、总则1.目的本财务制度旨在规范商贸分公司的财务行为，加强财务管理和内部控制，确保公司财务工作合法、合规、有序进行，保障公司资产安全，提高经济效益，为公司的稳定发展提供有力支持。2.适用范围本制度适用于商贸分公司全体员工，涵盖公司各项财务活动，包括但不限于资金筹集、资金使用、成本费用核算、收入与利润管理、财务报告等方面。3.基本原则合法性原则：严格遵守国家法律法规和相关财经制度，确保公司财务活动在法律框架内进行。真实性原则：财务信息应真实、准确、完整地反映公司财务状况和经营成果，不得虚报、瞒报或伪造财务数据。准确性原则：各项财务核算应准确无误，遵循统一的会计政策和会计估计方法，确保财务报表数据的可靠性。及时性原则：及时记录、处理和报告财务信息，以便管理层及时做出决策，适应公司业务发展的需要。效益性原则：在确保财务工作合规的前提下，注重成本效益分析，优化资源配置，提高资金使用效率，实现公司经济效益最大化。内部控制原则：建立健全内部控制体系，加强对财务活动的风险防控，明确各部门和岗位的职责权限，确保财务工作流程规范、相互制约。二、财务机构与人员设置1.财务机构设置商贸分公司设立独立的财务部门，负责公司的财务管理和会计核算工作。财务部门应根据公司业务规模和管理要求，合理设置岗位，明确各岗位的职责分工。2.人员配备财务负责人：由具备丰富财务管理经验和专业知识的人员担任，全面负责财务部门的日常管理工作，组织领导公司的财务核算、财务管理、资金运作等工作，参与公司重大决策，为公司管理层提供财务决策支持。会计人员：负责公司的会计核算工作，包括账务处理、财务报表编制、税务申报等。会计人员应具备扎实的会计专业知识和技能，熟悉国家财经法规和财务制度，严格按照会计核算规范进行操作，确保财务信息的准确性和及时性。出纳人员：负责公司的资金收付、现金管理、银行结算等工作。出纳人员应具备良好的职业道德和责任心，严格遵守现金管理和银行结算制度，确保资金安全，及时准确地记录资金收支情况。3.岗位职责财务负责人岗位职责负责组织制定和完善公司财务管理制度、内部控制制度，并监督执行情况。组织编制公司年度财务预算、财务决算报告，审核各项财务收支计划，为公司经营决策提供财务依据。负责公司资金管理，合理安排资金，优化资金结构，提高资金使用效率，确保公司资金安全。组织开展财务分析工作，定期对公司财务状况、经营成果进行分析评价，为公司管理层提供决策建议。负责与税务机关、银行等相关部门的沟通协调，处理公司税务申报、缴纳、银行贷款等相关事宜。负责财务部门团队建设，组织财务人员培训和考核，提高财务人员业务素质和工作能力。会计岗位职责按照国家统一的会计制度和公司财务制度，进行会计核算，及时准确地记录各项经济业务，编制记账凭证、登记账簿、编制财务报表。负责审核原始凭证的真实性、合法性、完整性，对不符合规定的原始凭证予以退回，并要求更正补充。定期核对账目，保证账证相符、账账相符、账实相符，及时发现和纠正财务核算中的错误和问题。负责公司税务申报和缴纳工作，熟悉税收政策法规，合理进行税务筹划，降低公司税负。负责整理和保管会计档案，包括会计凭证、账簿、报表等，确保会计档案的安全和完整。出纳岗位职责严格遵守现金管理和银行结算制度，办理现金收付、银行存款收付业务，确保资金收付安全、准确、及时。负责登记现金日记账和银行存款日记账，做到日清月结，账款相符。保管库存现金、有价证券、空白支票和收据等重要票据，确保其安全完整。定期与银行核对账目，编制银行存款余额调节表，及时发现和处理未达账项。协助会计人员做好其他财务工作，如提供资金收支数据等。三、财务核算1.会计政策与会计估计公司应遵循国家统一的会计制度，结合公司实际情况，制定适合本公司的会计政策和会计估计方法，并保持相对稳定。会计政策和会计估计的变更应符合相关法律法规的规定，并按照规定进行披露。会计政策主要包括会计核算基础、会计科目设置、财务报表编制方法、固定资产折旧方法、无形资产摊销方法等；会计估计主要包括坏账准备计提方法、存货计价方法、资产减值准备计提方法等。2.会计凭证与账簿会计凭证是记录经济业务、明确经济责任的书面证明，是登记账簿的依据。会计凭证应包括原始凭证和记账凭证，原始凭证必须真实、合法、完整，记账凭证应根据审核无误的原始凭证编制，确保会计分录正确、摘要清晰。公司应设置总账、明细账、日记账等各类账簿，按照会计制度的规定进行登记。账簿应定期打印，妥善保管，不得随意销毁。3.财务报表公司应按照国家统一的会计制度和公司财务制度的要求，定期编制财务报表，包括资产负债表、利润表、现金流量表等。财务报表应真实、准确、完整地反映公司财务状况、经营成果和现金流量情况。财务报表编制完成后，应进行内部审核，确保报表数据的准确性和一致性。审核通过后的财务报表应加盖公司公章，并由公司法定代表人、财务负责人签字确认后对外报送。4.财务档案管理财务档案是公司重要的经济资料，包括会计凭证、账簿、报表、财务报告、审计报告、税务资料、合同协议等。财务档案应按照档案管理的要求进行分类、整理、装订和保管。财务档案的保管期限应符合国家有关规定，一般会计凭证、账簿等保管期限为30年，财务报表等保管期限为10年。保管期满后，如需销毁，应按照规定的程序进行审批和销毁。四、资金管理1.资金筹集公司应根据业务发展需要，合理筹集资金，确保资金来源合法、合规。资金筹集方式包括银行贷款、股东投资、债券发行等。申请银行贷款时，应按照银行要求提供相关资料，办理贷款手续。贷款资金应按照借款合同约定的用途使用，不得挪作他用。股东投资应按照公司章程规定的程序进行，确保股东出资真实、足额。公司应及时办理验资、工商登记等手续，保障股东权益。2.资金使用公司应建立健全资金使用审批制度，明确资金使用的审批流程和审批权限。所有资金支出必须经过审批，未经审批不得支付。资金使用应遵循预算管理原则，严格按照年度财务预算安排资金支出。对于预算外支出，应按照规定的程序进行追加预算审批。资金支付应根据不同的支付方式进行操作，如现金支付、银行转账支付等。现金支付应符合现金管理规定，银行转账支付应确保收款单位信息准确无误。加强对资金使用的监督和控制，定期对资金使用情况进行检查和分析，确保资金使用合理、合规、有效。3.资金结算公司应加强资金结算管理，规范资金结算流程。银行账户的开立、变更和撤销应按照规定办理相关手续。资金结算应及时、准确，确保资金收付安全。对于大额资金结算，应实行双人操作或授权审批制度。定期核对银行账户余额，及时发现和处理未达账项，确保银行账户资金余额准确无误。4.资金安全加强资金安全管理，建立健全资金安全防范措施。现金应存放在保险柜内，确保现金安全。银行票据、印章等重要物品应妥善保管，实行专人专管。加强对财务人员的安全教育，提高财务人员的安全意识和防范能力。定期对资金安全情况进行检查和评估，及时发现和消除安全隐患。如发生资金安全事故，应立即采取措施进行处理，并及时向上级报告。同时，应配合相关部门进行调查，查明原因，追究责任。五、成本费用管理1.成本费用核算原则公司应按照权责发生制原则进行成本费用核算，正确划分本期成本费用与下期成本费用的界限，不得提前或延后列支成本费用。成本费用核算应遵循相关性原则，将成本费用与收入进行合理配比，确保成本费用的核算准确反映公司经营活动的实际情况。根据成本费用的性质和用途，合理分类核算成本费用，便于成本费用的分析和控制。2.成本费用项目采购成本：包括商品采购价格、运输费、装卸费、保险费等与采购商品相关的费用。采购成本应按照实际发生额进行核算，确保采购成本的真实性和准确性。销售成本：指已销售商品的采购成本，应按照加权平均法或个别计价法等方法进行计算结转。销售成本的核算应与销售收入的确认相匹配，准确反映公司销售业务的成本情况。管理费用：包括公司管理人员薪酬、办公费、差旅费、业务招待费、折旧费、无形资产摊销费等与公司管理活动相关的费用。管理费用应严格按照公司规定的标准和范围进行控制和核算。销售费用：包括销售人员薪酬、广告费、促销费、运输费、包装费等与公司销售活动相关的费用。销售费用应根据销售业务的实际需要进行合理安排和核算，确保销售费用的有效性。财务费用：包括利息支出、利息收入、手续费等与公司资金筹集和使用相关的费用。财务费用应按照实际发生额进行核算，准确反映公司资金运作的成本情况。3.成本费用控制建立成本费用控制制度，明确各部门在成本费用控制中的职责和权限。各部门应根据公司成本费用控制目标，制定具体的成本费用控制措施，并组织实施。加强对采购成本的控制，通过招标采购、询价采购等方式，选择优质供应商，降低采购价格。同时，优化采购流程，减少采购环节的费用支出。严格控制管理费用和销售费用的支出，加强对各项费用报销的审核，杜绝不合理的费用支出。对于业务招待费、广告费等重点费用项目，应制定明确的标准和审批程序，确保费用支出合理合规。定期对成本费用进行分析和考核，及时发现成本费用控制中存在的问题，并采取有效措施进行改进。将成本费用控制指标纳入部门绩效考核体系，激励各部门积极做好成本费用控制工作。六、收入与利润管理1.收入确认原则公司应按照《企业会计准则》的规定，合理确认收入。销售商品收入应在同时满足下列条件时予以确认：企业已将商品所有权上的主要风险和报酬转移给购货方；企业既没有保留通常与所有权相联系的继续管理权，也没有对已售出的商品实施有效控制；收入的金额能够可靠地计量；相关的经济利益很可能流入企业；相关的已发生或将发生的成本能够可靠地计量。提供劳务收入应在资产负债表日根据提供劳务交易的结果是否能够可靠估计分别采用不同的方法确认：提供劳务交易的结果能够可靠估计的，采用完工百分比法确认提供劳务收入；提供劳务交易的结果不能可靠估计的，若已经发生的劳务成本预计能够得到补偿，应按已经发生的劳务成本金额确认提供劳务收入，并按相同金额结转劳务成本；若已经发生的劳务成本预计全部不能得到补偿，应将已经发生的劳务成本计入当期损益，不确认提供劳务收入。2.收入核算与管理财务部门应按照收入确认原则，及时准确地核算公司各项收入。销售部门应及时提供销售合同、发货单、发票等相关资料，协助财务部门做好收入核算工作。加强对收入的管理，建立收入台账，详细记录收入的来源、金额、时间等信息。定期对收入情况进行分析，及时发现收入异常变动情况，并查明原因，采取措施进行处理。严格按照国家税收法规的规定，及时足额申报缴纳各项税款。加强对发票的管理，确保发票开具真实、合法、有效，防止发票违规行为的发生。3.利润分配公司应按照《公司法》和公司章程的规定进行利润分配。利润分配应在弥补以前年度亏损、提取法定公积金和任意公积金后，按照股东持股比例进行分配。法定公积金按照净利润的10%提取，当法定公积金累计额达到公司注册资本的50%以上时，可以不再提取。任意公积金由公司股东大会或股东会根据公司发展需要决定提取比例。公司应制定利润分配方案，报经股东大会或股东会审议通过后实施。利润分配方案应明确分配的时间、方式、金额等内容，确保利润分配的公平、公正、合理。七、财务内部控制1.内部控制目标保证公司财务活动合法合规，遵守国家法律法规和财经制度，防范财务风险。确保公司财务信息真实、准确、完整，为公司管理层提供可靠的决策依据。提高公司资金使用效率，优化资源配置，实现公司经济效益最大化。加强对公司财务活动的监督和控制，防止舞弊行为的发生，保护公司资产安全。2.内部控制原则全面性原则：内部控制应涵盖公司财务活动的全过程，包括资金筹集、资金使用、成本费用核算、收入与利润管理等各个环节，确保不留死角。重要性原则：根据公司财务活动的风险程度和重要性水平，合理确定内部控制的重点和关键环节，采取相应的控制措施，确保重要财务活动得到有效控制。制衡性原则：在公司财务部门内部和各部门之间建立健全相互制约、相互监督的机制，确保各项财务工作流程规范、职责明确，防止权力滥用和错误发生。适应性原则：内部控制应根据公司业务发展、外部环境变化等因素及时进行调整和完善，确保内部控制制度的有效性和适应性。3.内部控制措施不相容职务分离控制：明确财务部门各岗位的职责权限，实行不相容职务分离制度。如出纳人员不得兼任稽核、会计档案保管和收入、支出、费用、债权债务账目的登记工作；会计人员不得兼任出纳工作等。授权审批控制：建立健全授权审批制度，明确各类财务事项的审批流程和审批权限。所有财务支出必须经过授权审批，未经授权不得办理。审批人员应在授权范围内进行审批，不得超越权限审批。会计系统控制：按照国家统一的会计制度和公司财务制度，建立健全会计核算体系，规范会计凭证、账簿、报表等的编制和管理，确保会计信息真实、准确、完整。财产保护控制：加强对公司资产的保护，定期对资产进行清查盘点，确保资产账实相符。对于重要资产，应采取必要的安全防范措施，如设置保险柜、安装监控设备等，防止资产被盗、丢失或损坏。预算控制：实行全面预算管理，编制年度财务预算，并将预算指标分解到各部门和各岗位。加强对预算执行情况的监控和分析，及时发现和纠正预算执行偏差，确保预算目标的实现。